Анжелика Шепелева - Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Для любой компании крайне важно, чтобы сотрудники до конца поняли и приняли все правила, которые есть в организации, полностью разобрались в своих должностных инструкциях. Вся система адаптации настроена на то, чтобы в компании работали не пассивные, не индифферентные сотрудники, а люди, которые осознанно выполняют свою работу и имеют чувство причастности к общему делу. Поэтому обязательно ознакомление с системой оплаты труда, чтобы не было неоправданных ожиданий, чтобы человек не чувствовал себя обманутым и не разочаровывался в своей работе. Нужно ознакомить с системой штрафов и поощрений, социальных льгот и возможностей роста в компании.

Если в вашей компании имеются какие-либо специфические условия как, например, ритуал проверки сумок сотрудников на выходе, запись в журналах регистрации при отлучении с работы, то нужно рассказывать и объяснять причины их появления в первый же рабочий день, чтобы это не стало неприятным сюрпризом для работника и не омрачило его впечатлений о работе. Крайне важен инструктаж по технике безопасности (в том числе и пожарной). В случае пожара и какой-то другой чрезвычайной ситуации сотрудник должен знать, где находится запасной выход, какова схема эвакуации и т. д.

Несмотря на то что внутренний распорядок, система оплаты и иное являются непреложным правилом, лучше преподнести эту информация без оттенка формальности. Это относится как к ознакомлению с системой штрафов и поощрений, так и с прочей информацией. Что касается истории создания и развития компании, то будет просто замечательно, если об этом поведает один из старейших сотрудников, а рассказ его будет пронизан собственными эмоциями и воспоминаниями. Нужно сделать так, чтобы новые сотрудники получили полное и правильное представление о целях компании. Нужно приобщать сотрудников любого уровня к общекорпоративным целям.

Теперь вновь принятый сотрудник уже немного ориентируется в фирме (подразделении) в общем, и наступает этап вхождения в должность. На этом этапе обычно затрагиваются такие вопросы, как:

1) структура, функции, цели и задачи подразделения, в котором предстоит работать новичку;

2) более близкое знакомство с сотрудниками подразделения;

3) непосредственные цели, задачи, обязанности нового сотрудника (чем детальнее и подробнее, тем лучше);

4) история должности, разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом;

5) нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;

6) дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника);

7) требуемая отчетность;

8) виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;

9) процедуры, правила и предписания, непосредственно касающиеся нового работника.

Весь блок этой информации удобно передавать также в разных формах: с одной стороны, это может быть собеседование с непосредственным руководителем и (или) курирующим специалистом, с другой – новичку полезно ознакомиться с существующей на предприятии нормативной документацией (должностной инструкцией, положением о подразделении, материалами, касающимися непосредственных обязанностей, другими документами).

Эту информацию довольно сложно передать за один день, да и ни к чему: когда на человека обрушивается лавина информации, очень низка вероятность того, что он все как следует усвоит. Поэтому вам самим понадобится затратить определенное время на отбор и подготовку информации, предоставляемой новичку. Стоит учесть, что первые впечатления являются самыми сильными и могут длительное время влиять на мотивацию к работе и отношение к организации. Что более важно, плохое начало может отдалить то время, когда сотрудник начнет вносить полноценный вклад в труд коллектива организации. Для управления процессом введения в должность целесообразно указать даты свершения каждого пункта программы и регулярно проверять выполнение мероприятий. Это даст вам представление о том, какая информация уже усвоена новым сотрудником, а какая – нет.

Следующий этап – это этап действенной ориентации. На этом этапе новичок приспосабливается в ходе рабочей деятельности к своему статусу, начинает строить отношения с коллегами, руководителем, ориентируется в ситуации уже не теоретически, а непосредственно на практике. Здесь полезно дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации. В этот период важно, чтобы руководитель или куратор нового сотрудника оказывал ему поддержку, регулярно вместе с ним проводили оценку его деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.

Да, о новичке заботиться нужно, в противном случае у него может возникнуть ощущение, что его бросили на середину пруда и наблюдают, выплывет ли он. При таком перекосе может появиться ощущение, что либо ему не доверяют, либо самостоятельная работа не приветствуется в этом коллективе. Но не переборщите, ведь, если опека будет чрезмерной, это может отрицательно сказаться на его работе и формировании стиля поведения на данном предприятии – у него может сложиться впечатление, что здесь всегда все поймут и простят.

И последний этап процесса адаптации нового сотрудника на предприятии – это непосредственно функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, здесь постепенно преодолеваются производственные и межличностные проблемы, сотрудник «притирается» к новым коллегам, месту работы и происходит переход к стабильной работе. Если регулировать процесс адаптации, то этап эффективного функционирования может наступить уже через несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала.

Итак, мы рассмотрели, что такое адаптация, из чего она состоит и к каким последствиям может привести ее неправильная организация – сотрудники либо уходят сами, либо в условиях нервного напряжения не могут справиться с поставленными задачами, и их увольняют. Что же нужно сделать, чтобы грамотно провести адаптационные мероприятия?

Хорошая программа адаптации и ориентации работника на рабочем месте имеет следующие качества: она тщательно спланирована, ее содержание совершенно ясно, роли участников процесса четко определены.

Мы предлагаем вам описание последовательности действий, которые необходимо выполнить в ходе создания и реализации программы адаптации. Вам остается только выполнить все эти действия, предварительно определив исполнителей и сроки.

1. Составьте список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации. Целесообразно включить в эту группу линейных руководителей и специалистов отдела кадров.