Владимир Данилов - Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

1. Название подразделения.

2. Название должности.

3. Фамилия сотрудника или сотрудников.

4. Перечень операций, которые выполняет сотрудник.

5. Факторы начала и окончания операций.

6. Средства осуществления.

7. Периодичность операций.

8. Среднее время на операцию.

9. Действия, выполняемые сотрудником при осуществлении конкретной операции.

РРС позволяет детально понимать, в чем конкретно заключается работа сотрудника. Образец РРС (табл. 4).

Если добавить столбец «Количество операций», то получим плановую загруженность сотрудника в часах.

По такому же принципу можно делать Регламенты работы подразделений. Это позволит понимать все операции, которые осуществляются в каждом подразделении.

Наличие РРС облегчает проведение бизнес-аудита (контроля бизнес-процессов), позволяет проверять загруженность сотрудников, ускоряет адаптацию новых сотрудников.

Таблица 4 Регламент работы сотрудника (РРС)

Описание рабочего места (ОРМ)

После разработки РРС приступают к разработке описаний рабочего места (ОРМ) по такому примеру:

Наименование должности: Менеджер отдела региональных продаж

Менеджер отдела региональных продаж (далее – менеджер) является сотрудником отдела, осуществляющего продажи в регионах РФ, и подчиняется начальнику отдела региональных продаж коммерческой службы ООО «Красочный мир».

Задачей отдела является обеспечение продаж товаров покупателям. Технологическая цепочка:поиск покупателя – заключение договора – получение заявки на поставку – оформление заявки на отгрузку – контроль отгрузки – контроль оплаты сделки.

У менеджера нет сотрудников в подчинении.

В период отсутствия на работе менеджера его обязанности исполняет начальник отдела или сотрудник отдела на основании приказа генерального директора.

• Поиск покупателей.

• Организация заключения договоров с покупателями.

• Оформление заявок на отгрузку.

• Контроль отгрузки товаров покупателю.

• Контроль оплаты поставки покупателем.

• Подготовка документов для участия в тендерах и торгах.

• Взаимодействие с покупателями, информирование их о наличии товаров, акциях и т. п.

Для выполнения функциональных обязанностей менеджеру предоставляется:

• Корпоративная мобильная связь.

• Право пользования автоматизированной системой компании – 1C, базой данных покупателей и поставщиков, справочно-правовыми системами «Гарант», «Консультант».

• Ноутбук.

• Представление интересов компании перед коммерческими партнерами: проведение переговоров с покупателями.

• Участие в согласовании планов продаж.

• Участие в заключении коммерческих договоров с покупателями в соответствии с Регламентом договорной работы.

• Пользование информационными ресурсами Компании: 1C, внутренними информационными ресурсами, необходимыми для выполнения функций отдела.

• Доступ ко всей нормативно-распорядительной документации, относящейся к деятельности отдела.

• Внесение на рассмотрение начальника отдела предложений и рекомендаций по улучшению деятельности отдела, коммерческой службы и компании в целом.

Менеджер представляет отчеты в соответствии с Реестром отчетов компании.

Менеджер несет ответственность за:

• выполнение планов продаж;

• соблюдение покупателями сроков оплаты поставленного товара;

• своевременность, добросовестность и полноту исполнения своих должностных обязанностей и выполнения поручаемых заданий;

• сохранность закрепленных за ним материальных ценностей и документов;

• соблюдение требований конфиденциальности информации, содержащейся в служебных документах.

• соблюдение служебной дисциплины в соответствии с Положением о персонале компании, трудовым законодательством РФ.

• выполнение планов продаж;

• увеличение количества покупателей;

• наличие просроченной дебиторской задолженности;

• отсутствие претензий (нареканий, замечаний) от руководства.

Менеджеру устанавливается оклад 12 000 рублей и ежемесячная премия в размере одного процента от стоимости оплаченных покупателями товаров.

Менеджеру устанавливается ненормированный рабочий день. Начало рабочего дня 9-00, окончание 18–00, обеденный перерыв с 13–00 до 14–00. Рабочие дни понедельник – пятница, суббота и воскресенье – выходные дни.

Положение о коммерческой службе Положение о персонале компании Регламент договорной работы Порядок организации закупки товаров Положение об оплате труда Реестр отчетов компании

Регламент работы пользователей в корпоративных автоматизированных системах управления

РРС и ОРМ являются ноу-хау авторов, эти документы дают полное представление о том, какую работу необходимо делать в конкретной должности, облегчают прием на работу и ускоряют адаптацию новых сотрудников. В настоящее время нет аналогов этим организационным документам.

Руководитель фирмы, имея Регламент работы фирмы, состоящий из регламентов подразделений и РРС, а также комплект описаний рабочих мест, видит полную картину организации работы.

Таким образом, организационное проектирование состоит из следующих основных этапов:

1. Проектирование верхнего уровня орг. структуры на основании матрицы функций.

2. Моделирование бизнес-процессов.

3. Проектирование всей орг. структуры.

4. Разработка регламентов работы сотрудников – РРС.

5. Разработка описаний рабочего места – ОРМ.

6. Разработка должностных инструкций на основании ОРМ.

Система внутреннего нормативного регулирования

Для того, чтобы созданная конструкция начала работать, необходимо оформить некоторые бизнес-процессы в виде внутренних нормативных документов (ВНД) – политик, положений, регламентов, инструкций и т. п.