Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Лучший способ раздвинуть горизонт — взять под контроль текущие дела и поток входящей информации и ввести в свою практику те методы работы, которые помогут вам осуществлять этот контроль на постоянной основе. В результате вы обретете поток творческой энергии, которая поможет сосредоточиться на новых перспективах. Повысится уверенность в себе, а это позволит справиться с новыми грандиозными задачами. Те люди, которые осознанно начинают использовать эту практику, сразу ощущают свободу, облегчение и вдохновение.

Ваше мышление станет более сфокусированным, а для этого нужно в корне изменить повседневный образ действий. Есть более важные вещи, требующие вашего внимания, чем повсе­дневная рутина, однако не наладить максимально эффективное управление на этом уровне — все равно что пытаться плавать в неудобной одежде.

Многих руководителей, с которыми я работал над тем, чтобы в течение дня они более эффективно справлялись с повседневной рутиной, вечером одна за другой посещали блестящие идеи по поводу будущего компании и их собственного. Это происходит автоматически благодаря тому, что ничто не препятствует рабочему процессу.

Иметь перспективу недостаточно, нужно что-то делать. Недо­с­таточно смотреть на ступеньки, по ним нужно подниматься.

Вацлав Гавел

Горизонтальное и вертикальное управление действиями

Контроль над обязательствами, проектами и действиями необходимо осуществлять на двух уровнях: горизонтальном и вертикальном. Горизонтальное управление обеспечивает взаимосвязь между всеми процессами, в которые вы вовлечены. Представьте себе, что ваше сознание постоянно сканирует окружающий мир, как полицейский радар. В течение дня оно может остановиться на любом из тысячи самых разных вопросов, требующих вашего внимания: аптека, приятель вашей дочери, совет директоров, тетя Марта, SMS, стратегический план, обед, увядшее растение в офисе, недовольный клиент, грязная обувь, которую нужно привести в порядок. Вам нужно купить марки, решить, что делать с презентацией завтра, перевести деньги на счет, забронировать номер в отеле, отменить встречу и вечером посмотреть фильм. Наверное, вы удивитесь, когда осознаете, о каком количестве вещей вы думаете и чем занимаетесь в течение всего одного дня. Вам не обойтись без хорошей системы, которая поможет отслеживать как можно больше из этих дел, при необходимости предоставит информацию о каждой из задач и позволит быстро и эффективно переключаться между ними.

Вертикальное управление, напротив, обеспечивает обдумывание, развитие и координацию индивидуальных тем и проектов. Например, ваш внутренний «полицейский радар» останавливается на вашем следующем отпуске, когда вы и ваша вторая половина обсуждаете его за ужином: куда и когда вы отправитесь отдыхать, что будете делать, как подготовитесь к путешествию и так далее. Или вам необходимо обсудить с вашим начальником план реорганизации отдела. Или нужно собраться с мыслями перед предстоящим телефонным разговором с клиентом. Это и есть «планирование проекта» в широком смысле: сконцентрироваться на одной-единственной задаче, ситуации или человеке и собрать воедино все идеи, детали, приоритеты и последовательность действий — все, что необходимо, по крайней мере на данный момент, чтобы выполнить задачу.

Цель горизонтального и вертикального управления одна и та же: не держать никаких задач в голове и добиться их выполнения. Правильное управление действиями позволяет вам чувствовать себя уверенно и спокойно в самых разных ситуациях в вашей профессиональной деятельности и личной жизни. А правильное «проектное планирование» помогает прояснять для себя конкретные задачи и отслеживать их выполнение.

Главное изменение: не держать никаких задач в голове

Невозможно достичь того состояния спокойствия и кон­т­роля, которое я вам обещал, если держать все в голове. Индивидуальные модели поведения, описанные в этой книге, — это то, что вы уже и так делаете. Разница между тем, что делаю я и что делают другие, в том, что я организую 100 процентов своих задач посредством подручных инструментов, а не держу их в голове. И это относится ко всем делам: серьезным или незначительным, личным или профессиональным, срочным или нет. Ко всем.

Как правило, количество того, что вы держите в голове, обратно пропорционально количеству сделанного.

Хотя, впрочем, не совсем ко всему. Значительную часть времени мой мозг просто «питается информацией»: замечает какие-то вещи, обдумывает их, потенциально повышает мою осведомленность о них. Я не записываю то множество мыслей, которые посещают меня в течение дня. Практически каждая из них является законченной сама по себе. Меня волнуют только те мысли, которые рождают эффект незавершенности: ресторан, о котором я прочитал и в который, возможно, захочу заглянуть; идея для дополненного издания этой книги; что-то, что я хотел сделать для жены; вопрос, который я хотел задать своему бухгалтеру; что-то, что нужно купить в строительном магазине, и т. д.

Я уверен, что хотя бы раз в вашей профессиональной или в личной жизни наступал момент, когда не оставалось иного выхода, как сесть и составить список. В результате вы чувствовали, что смогли хотя бы немного сконцентрироваться и взять ситуацию под контроль. Вспомните этот случай, чтобы понять, о чем я говорю. Вроде бы ничего не произошло, но все же вы почувствовали себя лучше. Зато коренным образом изменилось то, как вы взаимодействовали с миром. Так происходит всегда, когда вы перестаете держать важные вещи в голове. К сожалению, большинство людей составляют списки только тогда, когда дел наваливается невыносимо много. Но даже тогда они, как правило, составляют список дел в одной конкретной области, которая беспокоит их больше всего. Тем не менее, если вы перейдете к такому способу взаимодействия с внешним миром, пересм о трите свой образ жизни и работы, начнете применять его во всех сферах жизни (а не только в отношении «срочных» дел), то вы используете тот стиль управления с «сознанием как вода», который я описываю. По моему опыту, этот процесс всегда проясняет перспективы и улучшает наше самочувствие в настоящий момент. Так зачем же ждать?

Нет никакого смысла думать об одном и том же дважды, если только это не доставляет вам удовольствия.

Я стараюсь принимать интуитивные решения на основе имеющихся вариантов вместо того, чтобы их анализировать. Мне нужно единожды все обдумать и зафиксировать результаты в удобной для меня системе. Я не хочу тратить время на то, чтобы думать о чем-либо больше одного раза. Это неэффективное использование творческой энергии и источник расстройства и стресса.