Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Я часто замечал, что с точки зрения проектного мышления самая большая потребность профессионалов не имеет никакого отношения к более формальным моделям. Люди, которым требуются более формальные модели, или уже нашли их, или могут получить в рамках специальных образовательных программ. По моему наблюдению, для большинства людей проб­лемой является отсутствие модели сосредоточения внимания на проекте. Нам нужно знать, как оценить и поддержать наше мышление, каким бы неформальным оно ни было. В определенные моменты, несомненно, полезны официальные встречи по планированию и высокотехнологичные инструменты планирования (например, программное обеспечение для управления проектами), но очень часто участникам официальной встречи требуется встретиться еще раз, иногда в менее формальной обстановке, с бумагой и ручкой, чтобы проект действительно обрел для них очертания и они могли бы взять ситуацию под контроль. На официальных встречах часто опускают обсуждение самого главного вопроса: почему этот проект вообще нужно делать? Или же не уделяют достаточно времени мозговому штурму — разработке идей, о которых никто не задумывался, но благодаря которым проект мог бы стать интереснее, выгоднее и, возможно, даже веселее. Наконец, на таких встречах редко действительно определяют следующие конкретные действия и обязательства по различным аспектам плана проекта.

Цель состоит в том, чтобы прояснить ситуации или проекты и взять их под контроль, чтобы больше о них не беспокоиться и не потерять потенциально полезных идей.

Хорошие новости: существует эффективный способ обдумывания проектов, ситуаций и отдельных вопросов, который приносит максимальную пользу при минимальных затратах времени и сил. Это то, как мы сами по себе планируем что-то, когда осознанно стараемся взять ситуацию под контроль или просто действуем для достижения желаемого результата. По моему опыту, когда люди сами по себе уделяют больше времени планированию — неформальному и в том формате, который им удобен, — они избавляются от стресса и достигают лучших результатов.

Модель естественного планирования

Вы уже знакомы с самым талантливым и гениальным планировщиком в мире: это ваш мозг. Фактически вы и есть машина планирования. Вы планируете, когда оденетесь, пообедаете, пойдете в магазин или просто начнете говорить. Этот процесс кажется случайным, однако каждому физическому действию предшествует довольно сложная последовательность шагов, происходящая в мозгу. Для выполнения практически любого действия ваш мозг совершает пять шагов:

1)-определяет цель и принципы;

2)-визуализирует результат;

3)-проводит мозговой штурм;

4)-осуществляет организацию;

5)-определяет следующие конкретные действия.

Самый опытный планировщик в мире — ваш мозг.

Простой пример: планирование похода в ресторан

Вспомните, когда вы последний раз ходили в ресторан. Что побудило вас это сделать? Это могло быть что угодно: желание утолить голод, пообщаться с друзьями, отметить особое событие, подписать контракт или начать романтические отношения. Как только любая из этих причин стала реальным намерением, вы начали планировать. Ваше намерение было вашей целью, и это привело к автоматическому запуску внутреннего процесса планирования. Ваши принципыобозначили границы, в рамках которых будет развиваться ваш план. Возможно, вы не думали осознанно о своих принципах в контексте похода в ресторан, но вы ими руководствовались: стандарты сервиса и кухни, доступность, удобство — все эти факторы сыграли свою роль. В любом случае ваша цель и принципы стали определяющим стимулом и границами процесса планирования.

Как только вы решили воплотить свою цель в жизнь, каковы были ваши первые мысли по существу? Вряд ли такими: «Пункт II.А.3.b в моем плане». Ваши первые мысли были, скорее всего, такими: «Итальянская кухня в ресторане Giovanni» или «Боковой столик в Bistro Cafe». Возможно, у вас в голове всплыла приятная картинка, как может пройти этот вечер, кто из гостей будет присутствовать, как сложится атмосфера и/или итог вечера. Это была ваша визуализация результата. В то время как целью является ответ на вопрос «зачем вы идете в ресторан?», визуализация отвечает на вопрос «что?» — иными словами, каким должен быть физический мир вокруг вас, его образы, звуки, ощущения, чтобы это наилучшим образом соответствовало вашей цели.

Как только вы визуализировали цель, что начал делать ваш мозг? О чем он начал думать? «Во сколько мы должны пойти?»; «Работает ли ресторан сегодня вечером?»; «Будут ли свободные столики?»; «Какая будет погода?»; «Нужно ли переодеться?»; «Не нужно ли заправить машину?»; «Насколько мы голодны?» Это мозговой штурм. Все эти вопросы — часть естественного творческого процесса, который начинается, как только вы принимаете решение достичь определенного результата, которого еще нет. Мозг замечает несоответствие между тем, к чему вы стремитесь, и той отправной точкой, в которой вы находитесь, и начинает избавляться от этого когнитивного диссонанса, стараясь заполнить пуст о ты. Это начало фазы «как» в процессе естественного планирования. При этом мыслительный процесс идет несколько сумбурно и бессистемно. В голову приходит множество деталей, касающихся этого вечера в ресторане. Вам совсем не нужно физически записывать все эти мысли на листе бумаги, тем не менее в сознании произошло нечто очень похожее на этот процесс15.

Когда вы сгенерировали достаточное количество идей и деталей, вам ничего не остается, как начать их организовывать. Вероятно, вы подумали или сказали: «Сначала нужно узнать, работает ли ресторан» или «Давай позвоним Андерсонам и спросим, не хотят ли они к нам присоединяться?» Когда у вас возникли разные мысли относительно результата, ваш мозг автоматически начал сортировать их по компонентам (подпроектам), приоритетам и/или последовательностям действий. Компонентами будут: «Нам нужно решить вопросы с логистикой, людьми и местом». Приоритеты — это: «Важно выяснить, действительно ли клиент хочет пойти на ужин в ресто­ран». Последовательности действий: «Сначала мы должны узнать, открыт ли ресторан, потом позвонить Андерсонам, а затем одеться соответствующим образом». Это та часть процесса естественного планирования, которая содержит проблему, сравнение и оценку в самых их явных формах. Что-то одно лучше, больше или важнее чего-то другого.

Ключ к разумной мысли — более разумное мышление.

Наконец (при условии, что вы действительно хотите взяться за этот проект, в данном случае пойти в ресторан), вы концентрируетесь на следующем конкретном действии, которое необходимо предпринять, чтобы реализовался первый компонент. «Позвонить в Cafe Rouge, узнать, открыты ли они, и зарезервировать столик».