Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Управление списком «Когда-нибудь / может быть» стимулирует ваше творческое мышление: вы получаете разрешение придумывать самые крутые штуки, но не обязаны сразу же браться за их выполнение.

Создайте список своих творческих желаний. Что бы вы на самом деле хотели однажды сделать, если бы у вас были время, деньги и желание? Запишите это в список «Когда-нибудь / может быть». Типичные категории включают в себя:

вещи, которые нужно купить или сделать для дома;

хобби;

новые навыки;

творческое самовыражение;

одежда и аксессуары;

игрушки (технологичные и любые другие);

путешествия;

организации, в которые можно было бы вступить;

благотворительные и волонтерские проекты;

вещи, которые нужно увидеть или сделать.

Пересмотрите текущие проекты. Пришло время пересмотреть свой список проектов с точки зрения перспективы (то есть с позиции работы, целей и личных обязательств) и определить, можно ли перенести некоторые из текущих обязательств в список «Когда-нибудь / может быть». Если по зрелом размышлении вы поймете, что не сможете взяться за какой-то из запланированных проектов в ближайшие несколько месяцев, смело перемещайте его в этот список.

Иногда бывает полезным систематизировать свои потенциальные проекты по категориям. Большая разница, подумываете ли вы о том, какие преобразования дома сделали бы при наличии ресурсов, или мечтаете покорить горную вершину в Непале, или основать фонд для детей-инвалидов. С профессиональной точки зрения это может выражаться в различии между реальными, но отложенными идеями («Обсудим этот вопрос на нашей следующей квартальной встрече») и проектами, которые вы могли бы запустить, если появятся значительные инвестиции. Поскольку вы экспериментируете с этими вариантами, главное здесь — обращать внимание на то, вдохновляют ли вас ваши списки и категории или, наоборот, раздражают.

Особые категории списка «Когда-нибудь / может быть»

Более чем вероятно, что у вас есть хобби или особые интересы. Попробуйте объединить их в виде списка, например:

Еда — рецепты, меню, рестораны, вина

Дети — чем с ними можно заняться

Книги, которые нужно прочитать

Музыка, которую нужно скачать

Фильмы, которые стоит посмотреть

Идеи подарков

Веб-сайты, которые стоит посетить

Поездки на выходных

Идеи — разное (означает, что вы не знаете, куда еще их поместить!)

Такие списки — нечто среднее между справочными материалами и списком «Когда-нибудь / может быть». Со справочными материалами их объединяет то, что вы можете собирать и пополнять информацию о хороших винах, ресторанах, книгах; со списком «Когда-нибудь / может быть» — то, что вы можете регулярно просматривать этот список, чтобы напомнить себе при случае что-то попытаться реализовать.

В любом случае это еще одна веская причина создать такую организационную систему, в которой легко собирать и хранить информацию и которая может добавить интереса и разно­образия в вашу жизнь, не обременяя ваше сознание и рабочее пространство нерешенными и незавершенными делами.

Риски папки «Сохранить и просмотреть»

Многие создают для себя папку «Сохранить и просмотреть». Иногда это просто стопка документов, иногда целый ящик, а иногда электронная папка, которую относят к категории «Когда-нибудь / может быть». Люди надеются вернуться к каким-то документам потом, когда у них появится свободное время, а пока откладывают их в папку «Сохранить и просмот­реть». Я не рекомендую создавать подсистему такого типа, потому что практически во всех случаях, которые я наблюдал, люди сохраняли, но не просматривали содержимое этих папок. В итоге эти папки или стопки документов начинали вызывать подсознательное отторжение. Смысл категории «Когда-нибудь / может быть» нивелируется, если периодически вы не делаете сознательного усилия и не возвращаетесь к ней.

Мы вольны не совершать поступков, которые в силах совершить.

Аристотель

Кроме того, существует огромная разница между системой, которой вы эффективно управляете, например списком «Когда-нибудь / может быть», и системой, в которую попадает все без разбора, как в мусорное ведро. Во втором случае половину вещей можно спокойно выбросить, что-то переместить в список «Прочитать/просмотреть», что-то сохранить как справочный материал, что-то зафиксировать в календаре или списке напоминаний (см. ниже), чтобы вернуться к этому через месяц или в начале следующего квартала, а в отношении каких-то задач, наконец, определить конкретные следующие шаги. Сколько раз случалось так, что после качественного разбора папки или ящика «Сохранить и просмотреть» там не оставалось ровным счетом ничего!

Использование календаря для будущих событий

Календарь может быть очень удобным местом для напоминаний о том, что вы могли бы сделать в будущем. Большинство моих клиентов не использовали все возможности, которые пре­доставляет календарь, иначе они, вероятно, помещали бы туда гораздо больше разной информации.

Одна из трех основных функций календаря — напоминать о событиях, привязанных к дате. Один из действенных способов использовать эту функцию — фиксировать в нем те задачи, которые вы хотите выбросить из головы, и вернуться к их обдумыванию позже. Вот, например, что можно внести в календарь:

напоминания об активных действиях по проектам;

мероприятия, в которых вы хотели бы принять участие;

катализаторы принятия решений.

Напоминания об активных действиях по проектам. Если у вас есть проект, которым не надо заниматься сейчас, но о котором нужно помнить, выберите соответствующую дату и сделайте в календаре напоминание. Оно попадет в категорию дел, привязанных к дате (в противовес категории дел, привязанных ко времени). Затем, когда наступит день Х, вы увидите напоминание в календаре и перенесете этот проект в список текущих проектов. Как правило, так можно поступать в следующих случаях.

Особые события с определенным подготовительным периодом (запуск нового продукта, поиск финансирования и т. д.).

Периодически повторяющиеся мероприятия, требующие подготовки: обсуждение бюджета, ежегодные конференции, мероприятия по планированию (например, когда вам стоит переместить в список текущих проектов такие пункты, как «Ежегодная конференция по продажам» или «Подготовить детей к новому учебному году»).

Важные даты у значимых для вас людей (дни рождения, юбилеи, праздники, на которые нужно дарить подарки, и т. д.).

Мероприятия, в которых вы хотели бы принять участие. Возможно, вы часто получаете анонсы семинаров, конференций, выступле­ний и других социальных и культурных мероприятий, которые хотели бы посетить, но принять окончательное решение по этому поводу сможете ближе к дате проведения. Просто решите, когда именно настанет подходящий момент, и сделайте напоминание в календаре на эту дату: