Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Что такое еженедельный обзор?

Очень просто: еженедельный обзор — это все, что вам необходимо сделать, чтобы освободить голову и сфокусировать свою деятельность на следующие пару недель. Он включает все этапы управления рабочим процессом: сбор, обработку, организацию и обзор всех ваших обязательств и намерений, чтобы вы могли честно сказать: «Я точно знаю весь перечень задач, которые сейчас не делаю, но которыми мог бы заняться, если бы счел это нужным».

С практической точки зрения этого можно добиться с помощью упражнения, состоящего из трех частей: прояснять, обновлять, создавать (в смысле проявлять творческий подход) .

Прояснять — значит обрабатывать всю собранную информацию. Обновлять означает, что во всех ваших списках и ориентационных картах не должно быть устаревшей информации. А создавать вы начнете в некоторой степени автоматически, когда все проясните и обновите: вас станут спонтанно посещать новые идеи и перспективы, которые добавят значимости в вашу жизнь и работу.

Проясните

Это первый шаг к тому, чтобы собрать все незавершенные задачи, накопившиеся в течение напряженной рабочей недели. Записи после деловых встреч, полученные квитанции и визитки, извещения из школы, где учатся ваши дети, и все те разнообразные мелочи, которые помимо вашего желания находятся в карманах пиджака, в кошельке, портфеле, на полке в гардеробной. И это в дополнение к информации, поступа­ющей к вам через стандартные каналы — электронную почту и социальные сети.

Соберите в одном месте все документы и материалы. Повытаскивай­те всевозможные клочки бумаги, визитки, квитанции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в карманах и других местах. Поместите все это в лоток для входящих документов.

Очистите корзину «Входящие». Разберите все свои бумаги и информацию в цифровых устройствах. Примите решение по каждому вопросу и сделайте напоминание в списке проектов, листе ожидания, в календаре или списке «Когда-нибудь / может быть». Поместите в систему хранения все справочные материалы. Ваши корзины «Входящие» в электронной почте, сообщениях, голосовой почте должны быть пустыми. Отнеситесь к делу серьезно: проработайте все записи и идеи, касающиеся взаимо­связей, проектов, новых замыслов, и входящие материалы, накопившиеся за это время. От всего ненужного избавляйтесь без сожалений.

Выбросьте все из головы. Запишите в соответствующие категории любые новые проекты, действия, ожидания, потенциальные возможности и все, что вы еще не зафиксировали.

Обновите

Теперь нужно удалить все устаревшие напоминания из системы, чтобы ваши списки содержали самую полную и последнюю информацию. Для этого предпримите следующие шаги.

Просмотрите списки следующих действий. Вычеркните завершенные дела. Убедитесь, что там имеются напоминания о дальнейших шагах. Зачастую из-за быстрого рабочего ритма у нас не хватает времени отметить уже выполненные дела и нет четких напоминаний, что делать дальше. Сейчас самое время это сделать.

Просмотрите календарь за прошедший период. Внимательно просмот­рите записи в своем календаре за последние две-три недели, чтобы не упустить оставшиеся или срочные дела и справочную информацию, затем перенесите эти данные в активную систему. Обращайте внимание на все пункты, требующие дальнейших действий. Вероятно, вы увидите встречи или мероприятия, в которых участвовали, и теперь нужно предпринять какие-то дальнейшие действия по этому поводу. Информация из календаря за прошедший период должна уходить в архив, но при этом ни один из пунктов не должен остаться без внимания.

Просмотрите календарь на будущее. Просмотрите записи о предстоящих событиях (в долгосрочной и краткосрочной перспективе). Обратите внимание на следующие действия по проектам и подготовку к предстоящим мероприятиям. Календарь — один из лучших контрольных списков для регулярного обзора, который избавит вас от стресса, когда все делается в последнюю минуту, и стимулирует творческий мыслительный процесс41. К предстоящим поездкам, конференциям, встречам, праздникам и т. п. нужно отнестись как к проектам и занести напоминание о них в списки проектов или следующих действий, где вы обычно фиксируете ситуации, о которых уже знаете, но еще ничего не предприняли.

Просмотрите лист ожидания. Требуется ли контроль за какими-то пунктами? Нужно ли отправить электронное письмо, чтобы получить информацию о чем-то? Нужно ли добавить пункт в чью-то повестку дня, чтобы обновить информацию о запланированной с вами встрече? Фиксируйте любые следующие действия. Отмечайте как выполненное все, что вы уже получили.

Просмотрите список проектов (и больших ожидаемых результатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов. Убедитесь, что в системе отмечено хотя бы одно конкретное действие по каждому пункту. Просмотрите любые планы и вспомогательные материалы по текущим проектам, чтобы определить возможные новые действия, результаты, ожидания и т. п.

Просмотрите все уместные контрольные списки. Осталось ли что-то, чего вы не сделали, что нужно или вы хотели бы сделать, принимая во внимание все обязательства, интересы и области ответственности?

Создайте (проявите творческий подход)

Эта методология направлена не только на расчистку вашего рабочего пространства. Несомненно, это чрезвычайно важный фактор обретения ясности и концентрации внимания. Однако для меня самого первоочередной задачей являлось создание пространства, которое способствовало бы появлению новых творческих идей и расширению горизонтов. По большому счету не потребуется непомерных усилий, чтобы добиться этого, если вы уже пользуетесь этой методологией. Все мы от природы натуры творческие и воплощаем свой потенциал в нашем образе жизни, в росте и развитии, в самовыражении. Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии. С практической точки зрения суть в том, чтобы позволить себе действовать, допустить появление спонтанных идей, искать в них рациональное зерно и использовать его. Если в процессе чтения этой книги и применения каких-то техник у вас появлялись собственные идеи, потому что вы подошли к процессу мышления с иного ракурса, значит, процесс запущен.

Как я уже говорил, возможно, на данном этапе вам не на чем сконцентрировать внимание, потому что ваше творческое мышление уже проявилось и активно участвует в этом процессе. Тем не менее есть еще пара дополнительных стимулирующих факторов, которые могут оказаться вам полезными.