Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

III

Сила ключевых принципов

11. ПОЛЕЗНАЯ ПРИВЫЧКА СОБИРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ

ПОТЕНЦИАЛэтих простых техник и моделей гораздо выше, чем может показаться на первый взгляд. Фактически они предлагают системный подход, который позволяет освободить сознание от влияния отвлекающих факторов и обеспечивает высокую эффективность работы. Это само по себе уже можно считать достаточной причиной для их применения.

Согласованное управление внешними и внутренними обязательствами оптимизирует все ваши отношения.

Однако описанные здесь ключевые принципы обеспечивают еще более серьезные преимущества. В следующих трех главах на основании своего более чем тридцатилетнего опыта работы я расскажу о значительных результатах применения этих принципов. В долгосрочной перспективе это может не только оказаться чрезвычайно полезным отдельным людям, но и положительно повлиять на корпоративную культуру компании в целом.

Когда люди, с которыми вы сотрудничаете, видят, что на вас всегда можно положиться в том, как вы принимаете, обрабатываете и организуете полученную от них информацию и свои обязательства, их доверие к вам растет. Что более важно, вы приобретаете тот уровень уверенности при взаимодействии с окружающим миром, который не купишь. Все это обеспечивает эффективная система напоминаний о незавершенных или необработанных вопросах. Заметно повышается качество мыслительных процессов, качество общения и отношений как в личной, так и в профессиональной сфере.

А когда компании на корпоративном уровне внедряют эти эффективные методы, сводящие к минимуму сбои в коммуникации, когда каждый сотрудник несет ответственность за итоговые действия, когда обязательства четко ясны, а их исполнение отслеживается соответствующими сотрудниками, это способствует значительному повышению продуктивности в компании и снижению уровня стресса.

Личная выгода

Какие ощущения возникают у людей, когда они собирают информацию? Большинство признается, что они испытывали смешанные чувства: и положительные, и отрицательные одновременно. Как такое возможно?

Большинство людей после полного сбора информации чувствовали некоторую обеспокоенность. Когда я просил участников семинара, прошедших через облегченную версию этого процесса, описать свои чувства, то слышал такие определения, как «ощущение перегрузки», «паника», «расстройство», «усталость» и «раздражение». А были ли в обработанной вами стопке материалов вопросы, с решением которых вы затянули, потому что постоянно откладывали их на потом? Если да, у вас автоматически возникает чувство вины: «Я мог бы... должен был... мне следовало уже давно это сделать».

В то же самое время вы испытали облегчение или ощущение контроля при выполнении этого упражнения? Большинство признаются, что да. Как это возможно? Вы одновременно находитесь во власти абсолютно противоположных эмоций: беспокойства и облегчения, ощущения перегрузки и чувства контроля. Как это происходит?

Когда вы отыщете источник вашего негативного отношения к накопившимся делам, то поймете, как это случилось и как от этого избавиться. А если от процесса сбора вы испытали положительные ощущения, значит, начали избавляться от негатива.

Источник негативных эмоций

Откуда берутся негативные эмоции? Слишком много работы? Нет, работы всегда слишком много. Если ваши переживания связаны с тем, что работы больше, чем вы можете выполнить, вам никогда не избавиться от этого чувства. Причиной негативных эмоций является не то, что работы слишком много. Дело в другом.

Что вы чувствовали, когда кто-то нарушал договоренность с вами? Например, вы договорились о встрече в четверг в четыре часа дня, а этот человек не явился и не перезвонил. Что вы испытали? Наверное, разозлились. Цена, которую люди платят за нарушение договоренностей в этом мире, — крах доверия в отношениях с окружающими. Это всегда отрицательный результат.

Чувство тревоги и вины возникает не из-за избытка работы. Оно появляется автоматически, когда вы нарушаете договоренности с самим собой.

А что представляет собой все то, что находится в вашей корзине «Входящие»? Это не что иное, как ваши договоренности с самим собой: вы сами для себя решили, что должны как-то с этим справиться. Ваши негативные эмоции — прямое следствие нарушения этих договоренностей, что становится сигналом снижения доверия к самому себе. Если вы собирались написать рабочий вариант стратегического плана, но так этого и не сделали, вы чувствуете себя неважно. Примите решение быть организованным и, оступившись, будьте готовы испытать чувство вины и разочарование. Запланируйте провести больше времени с детьми и не сделайте этого — и вот результат: беспокойство и ощущение перегрузки.

Как избежать нарушения внутренних договоренностей?

Если отрицательные эмоции возникают в результате нарушения внутренних договоренностей, возможны три варианта действий, позволяющих устранить негативные последствия:

не заключать договоренности;

выполнить договоренность;

пересмотреть договоренность.

Каждый из этих вариантов поможет избавиться от внутреннего дискомфорта.

Не заключать договоренности

Должно быть, очень приятно взять стопку старых документов, решить, что вы не собираетесь ничего с этим делать, и просто отправить все в мусорную корзину. Один из способов справиться с незавершенным делом — просто сказать «нет»!

Вы намного облегчите себе жизнь, если несколько снизите планку своих стандартов. Если вы перестанете лезть из кожи вон, чтобы достичь определенного уровня выполнения родительских обязанностей, поддержания корпоративной культуры в коллективе, создания программного кода, достижения стандартов обучения, то сразу уменьшится объем того, что нужно делать и чему уделять внимание50.

Сомневаюсь, что вы согласитесь снизить планку своих стандартов. Впрочем, когда вы действительно осознаете последствия, то, вероятно, будете брать на себя меньше обязательств. Я знаю, потому что сам через это прошел. Когда-то я брал на себя массу обязательств только для того, чтобы заслужить одобрение окружающих. Осознав цену за нарушение этих соглашений, я стал намного тщательнее относиться к выбору дел, на которые даю свое согласие. Один из моих клиентов, руководитель в сфере страхования, так описал главное пре­имущество, которое он получил от применения этого подхода: «Раньше я всегда соглашался на любые просьбы: “Конечно, я это сделаю”, потому что просто не понимал реальный объем работы, который мне придется выполнить. Теперь, когда у меня есть полный и четкий список всех моих задач, чтобы не нарушать целостность системы, я вынужден говорить: “Нет, извините, но я не могу этого сделать”. Самое удивительное: вместо того чтобы расстраиваться из-за моего отказа, всех, как правило, поражает моя дисциплина!»