Денис Шевчук - Банковский аудит

Перечень утвержденных к применению форм документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, в основном, используются бланки класса форм 04 «Унифицированная система банковской документации», т. е. бланки по банковским операциям начинаются с 04. С 1 января 1998 г. введены новые форматы расчетно-платежных документов. Например, платежное требование 0401060, платежное требование 0401061, платежное требование – поручение 0401064, заявление на аккредитив 0401063; мемориальный ордер 0481008. платежный ордер 0401066

При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе «О бухгалтерском учете».

Мемориальными документами называют расчетно-денежные документы, мемориальные, кассовые и внебалансовые ордера.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке.

Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

Некоторые банки вводят также ответственность должностных лиц банка за непринятие решения в пределах полномочий данного должностного лица.

Следует особо подчеркнуть тот факт, что в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» и Правилами No 61 в банковских документах не допускается внесение каких-либо изменений, даже оговоренных.

Под банковскими понимают все документы, являющиеся основанием для их отражения в учете банка.

Первичными документами являются акты, справки, счета и др. документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к банковским документам.

Первичные документы прикладываются к мемориальным ордерам, в которых делается о них запись. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.

Документы, служащие основанием для проводок должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту).

Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми учреждениями банка согласно требованиям Правил No 61 ЦБ РФ и инструкций по отдельным операциям, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др. Эти операции требуют дополнительного контроля.

Основанием для проведения операций по корреспондентским счетам является выписка по корреспондентскому счету, выдаваемая банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом.

При проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием для учета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях и другие документы.

Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день называются документами дня.

В мемориальных документах на частичную оплату платежных требований и поручений, оплату пени, в кассовых ордерах и внебалансовых мемориальных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в хранилище или кладовой, итоговые суммы повторяются прописью.

Документооборот в банке утверждается руководителем банка.

Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота в банках:

– приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня;

– расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

Прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками или в централизованном порядке, через специальных работников. Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные устройства (ящики).

Расчетные и кассовые операции частных лиц (вкладчиков, пенсионеров, граждан, сдающих различные взносы) производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции.

Операции по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств имеет смысл производить в операционное время, а операции внутрибанковские во второй половине дня.

С учетом изложенного, в каждом банке устанавливается график документооборота, в котором указывается конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания, объединений, предприятий, хозяйственных организаций, кредитных и депозитных, а также межбанковских и операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки.

Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями «Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации» и «Об организации расчетов между банками разных республик».

Одно из условий внутреннего контроля – четкое разделение контрольных и исполнительских функций при ведение учета в банке.

Банк осуществляет предварительный и последующий контроль по своим операциям.

При ведении предварительного контроля банковские операции контролируются в момент их совершения или до этого момента. Большинство банковских операций подлежат предварительному контролю (кассовые, вкладные, расчетные).

При приеме денежно – расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия – проставляются работниками банка), соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного исполнителя.