Ольга Соснаускене - Учет автотранспорта и затрат на его содержание на предприятии

Бухгалтерские и налоговые нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ. Поэтому единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства. Для целей налогообложения применяется списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам, однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Требование экономической обоснованности обязывает организацию разрабатывать и утверждать собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. При их разработке организация может исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению. Также могут учитываться простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются в основном техническими службами самой организации. Расчет норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации, они утверждаются приказом руководителя организации.

Отсутствие в организации утвержденных норм приводит к злоупотреблениям со стороны водителей и к неоправданным дополнительным расходам. Эти нормы используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

При разработке расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АВ-23-р «О ведении в действие методических рекомендаций. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».). Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (технические осмотры, регулировочные работы, приработку деталей двигателей и автомобилей после ремонта и др.) в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Например, нормы расхода масел устанавливаются в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок – в килограммах на 100 л расхода топлива. Также есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт. Базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.

Однако, если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов сомнения.

Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Если первичные документы составлены по унифицированной форме, их можно принять к учету. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы автотранспорта:

1) журнал учета путевых листов (форма № 8);

2) путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);

3) путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.));

4) путевой лист легкового такси (форма № 4);

5) путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п);

6) путевой лист автобуса (форма № 6);

7) путевой лист автобуса не общего пользования (форма № 6 (спец.));

8) товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).

Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией. В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на топливо из состава расходов. Для учета ГСМ используется правая лицевая часть путевого листа. Показания спидометра на начало работы должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанному на оборотной стороне. Раздел «Движение горючего» заполняется в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов.

Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации по данной машине, и по сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:

1) базовая норма на 100 км пробега – эта норма в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т. д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации;

2) норма на 100 тонно-километров (ткм) транспортной работы (учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом) – эта норма зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля;

3) норма на поездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки) – эта норма зависит только от полной массы автомобиля.

Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях: 1) для бензиновых и дизельных автомобилей – в литрах; 2)для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, – в литрах сжиженного газа;

3) для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, – в нормальных метрах кубических;

4) для газодизельных автомобилей – в нормальных метрах кубических сжатого природного газа плюс в литрах дизельного топлива.