В. Чернышев - Организация управленческого учета в строительстве

Учет в программе «1С: Предприятие» ведется в системе счетов бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов. Программа позволяет рассчитывать итоги за нужный стандартный период: месяц, квартал или год. Кроме того, можно получить информацию о состоянии счетов за любой период, в рамках которого вводились учетные данные: от нескольких лет до одного дня. Для этого надо установить в программе необходимый рабочий период и выполнить расчет итогов, чтобы произошел подсчет сальдо и оборотов именно за указанный срок. Программный продукт «1С: Предприятие» основан на двойной записи в виде отражения проводки в журнале хозяйственных операций. Пользователям предоставляется возможность сторнирования проводок. При компьютерном ведении учета журнал операций – это единственное место, куда бухгалтер вводит учетные данные в процессе работы. Все остальные регистры формируются программой автоматически. Программа дает большие возможности для ведения многоуровневого аналитического учета. Организация аналитического учета начинается с ввода наименования аналитической группы в справочник, т. е. необходимо настроить справочник. Важно подчеркнуть, что при настройке программы необходимо учесть специфику работы конкретной строительной организации. Многие первичные документы, материальные отчеты бригадиров, прорабов, начальников участков, инвентаризационные (сличительные) ведомости в различных строительных организациях оформляются по-разному, и учетный персонал привык к определенным приемам и методам. Управленческий персонал также привыкает к определенной номенклатуре и оформлению отчетных данных. Поэтому нужно не пользователей «подстраивать» под программу, а наоборот. Это требует достаточной гибкости настройки программного продукта, чтобы учетный персонал мог работать в привычной для него среде. Такие возможности предоставляет программа «1С: Предприятие».

Одним из важных участков учета в строительной организации является учет наличия и движения материалов на складах и в подразделениях организации. Как правило, многочисленная номенклатура и большое количество объектов учета делают данный участок бухгалтерии строительной организации весьма трудоемким и ответственным. Кроме того, для организаций строительной отрасли весьма актуальна задача анализа стоимости, наличия и движения материалов на возводимых объектах (участках). Отсутствие данной информации или ее несвоевременное предоставление может привести к простоям. Для крупных строительно-монтажных организаций, работающих с обширной номенклатурой материалов, важно наличие базы данных по поиску, сортировкам при обращении к справочникам и архивам первичных документов. Им необходима многоуровневая организация хранения сведений, позволяющая работать не с полным списком материалов, а с тематически отобранной группой (строительные материалы, топливо, запасные части и т. п.). Как правило, в строительных организациях материально-ответственные лица структурно относятся к конкретным подразделениям. Также возможны ситуации, когда один ответственный может курировать несколько объектов, и наоборот, возможна ситуация множества ответственных лиц на одном объекте. Таким образом, существенно, чтобы в программном обеспечении был предусмотрен учет не только по материально-ответственным лицам в подразделениях, но и по материально-ответственным лицам на объектах. Программа должна предполагать возможности удобного проведения инвентаризаций. Еще одной особенностью, которую необходимо учесть при автоматизации учета в строительстве, является выдача спецодежды и инвентаря всем сотрудникам. На их учет ввиду большого количества предметов и короткого срока службы уходит много времени. Нужно, чтобы программа была приспособлена для работы с большим количеством материально-ответственных лиц и могла регистрировать выдачу такого рода предметов списком.

При осуществлении строительной деятельности необходимо, чтобы каждый оформляемый документ мог быть отнесен к определенному объекту. Без этого невозможно корректно формировать себестоимость определенной единицы (объекта) строительства. Вследствие этого необходима возможность анализа оборотов как по отдельному объекту, так и по их группам.

Для строительства является характерным многообразие условий труда, его форм и оплаты. Пакет, предназначенный для автоматизации данного участка работы, должен обеспечивать расчет для любой численности сотрудников с окладно-премиальной, сдельно-индивидуальной и сдельно-подрядной формами оплаты труда. Часто строительно-монтажные организации ведут работы во многих регионах, поэтому в различных подразделениях могут применяться разные региональные коэффициенты. Программа, предназначенная для автоматизации учета сводных затрат в строительстве, должна предоставлять возможность учета таких ситуаций.

Организации строительной отрасли используют большое количество основных средств, причем весьма разнообразных. В их число входит и жилой фонд строительной организации (общежития, жилые дома, находящиеся на ее балансе), для которого, в соответствии с действующим законодательством, расчет проводится 1 раз в год. Важно, чтобы программа автоматизации учитывала данную особенность. Нужно предусмотреть использование коэффициентов для ускоренной и замедленной амортизации.

Для учета основных средств в строительных организациях необходимы многочисленные отчетные формы, такие как ведомости: наличия основных средств, амортизации основных средств, движения объектов основных средств. Ведомости, как правило, нужно формировать как в развернутом виде по каждому основному средству, так и в сводном – по группам основных средств, кодам затрат, участкам, подразделениям и т. п. Также необходимо, чтобы бухгалтерская программа давала возможность формировать принятые в конкретной строительной организации отчеты, являющиеся элементами оперативного или управленческого учета.

Интенсивность документооборота в строительной организации весьма высока. В связи с этим нужно, чтобы основой работы программы явилась обработка первичных документов, а также возможность разработки новых форм в рамках программы с привязкой к ним соответствующей корреспонденции счетов.

На основании автоматически выполненных по первичным документам проводок программа сводного бухгалтерского учета должна формировать оборотные ведомости за нужный период времени, проводить анализ счетов, расчетов с дебиторами и кредиторами, проводок и т. п.

Для успешного использования к типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия» необходимо добавить дополнительные возможности, обусловленные спецификой бухгалтерского учета в строительных организациях. Организация методологической основы ведения учета, реализованная в решении «1С: Бухгалтерия», должна соответствовать ПБУ 2/94 «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство» и другим законодательным и нормативным актам, регламентирующим ведение учета в строительных организациях.