Наталья Шредер - Анализ типичных ошибок в управленческом учете

Чтобы избежать ошибок при интерпретации результатов управленческого учета, необходимо оценить, насколько методология постановки управленческого учета соответствует задачам деятельности предприятия.

Перед тем, как внедрять систему управленческого учета на предприятии, необходимо определить задачи, которые будут решены при помощи нее. После того как получено представление о деятельности предприятия, выявлены основные параметры учета, необходимо разработать или настроить систему ведения учета, выявить основные элементы, которые должны быть описаны при представлении управленческой отчетности руководству. Чтобы оперативно получать необходимую информацию, важно непрерывно регистрировать все операции. Для этих целей можно использовать Excel, который является электронной таблицей, при этом создаются сложные комбинации формул, позволяющие фильтровать и переносить данные в отчеты. При помощи электронных таблиц невозможно обрабатывать большой объем информации, при изменении параметров управленческого учета необходимо вносить много исправлений в используемые формулы. Поэтому наиболее целесообразным будет использование баз данных. Они позволяют хранить, группировать и обрабатывать большое количество операций, имеющих общие качества. В базах можно хранить первичную информацию, они заполняются путем непосредственного занесения информации пользователем. Преимуществом использования баз данных является то, что необходимо только определить общие для операций параметры, вынести их в определенную таблицу и заполнить ее один раз. Использование готовых форм позволит облегчить процесс внесения данных, выбирать различные условия для извлечения нужных операций. База данных представляет собой один из возможных вариантов для ведения управленческого учета, ее структура разрабатывается специалистом, формирующим систему управленческого учета. Для создания такой базы специалист должен хорошо разбираться в программной среде и понимать специфику деятельности предприятия.

База данных служит источником информации для отчетов, при этом такие отчеты могут формироваться автоматически (баланс, отчет о движении денежных средств). В то же время возможна и ручная обработка данных.

Постановка управленческого учета тесно связана с необходимостью реорганизации работы всех служб предприятия и внедрением прогрессивных технологий (информационных систем).

В получаемых отчетах может применяться многоуровневая структура в части затрат:

1) прямые и косвенные затраты по отношению к направлениям;

2) прямые текущие, прямые единовременные, косвенные текущие, косвенные единовременные затраты;

3) прямые текущие условно-переменные и прямые текущие условно-постоянные, прямые единовременные, косвенные текущие условно-постоянные, косвенные текущие условно-переменные, косвенные единовременные затраты.

Анализ может содержать указание на факторы изменения прибыли, иллюстрируя это в виде графика (факторный анализ).

Неправильное ценообразование на предприятии – одна из ошибок, которая приводит к некорректной оценке результатов управленческого учета. Формирование информации для принятия управленческих решений, касающихся назначения цены на выпускаемые товары и услуги, – одна из важных задач управленческого учета. Но при этом важно решить два вопроса.

1. Цена, указанная в договорах купли-продажи. Чтобы определить ее, необходимо рассчитать минимальный уровень наценки на продукцию. Это делают маркетологи, главная задача которых спланировать работу предприятия на долгосрочную перспективу.

2. Определение минимальной цены, ниже которой реализация товара будет убыточной. Цена должна покрывать все затраты, которые предприятие понесло для производства этой продукции. Только в этом случае будет получена прибыль и обеспечено продолжение деятельности предприятия. Каждая калькуляционная единица (товар, предназначенный для продажи) должна принимать на себя и включать в свою себестоимость часть не только прямых расходов на его изготовление, но и часть накладных, которые организация вынуждена нести для поддержания производства этой продукции.

Ценообразование на уровне полной себестоимости с точки зрения формирования финансовой отчетности позволит в целом за период покрыть все затраты и получить нулевой уровень финансовой результативности. Но управленческие решения принимаются обычно не по выпуску в целом, а по отдельным видам изделий, заказам и т. д. Фактическая себестоимость конкретного изделия определяется исходя из суммы переменных затрат на его изготовление. Все остальные затраты относятся на изделие путем распределения и всегда носят субъективный характер. Следовательно, самой нижней границей цены можно считать переменную себестоимость.

Чтобы можно было полностью возместить затраты, ни один из выпускаемых товаров не должен быть убыточным. Но ценообразование, проводимое только на уровне переменной себестоимости, не отражало бы всей картины деятельности предприятия. Это применимо только к отдельным группам товаров в течение коротких промежутков времени (с целью привлечения новых покупателей, захвата новых рынков сбыта). Также этот вариант используется, если у предприятия имеется некоторый запас финансовой прочности, который создается более доходными видами товаров, вклад которых позволяет покрывать постоянные затраты всей организации. Этот запас тем выше, чем больше масштаб самой организации, т. е. чем больше у нее продуктов и чем выше объемы реализации и прибыли.

При оценке результатов управленческого учета очень важно правильно определить уровень затрат, отклонения от запланированного уровня. Сущность финансового контроля сводится к сопоставлению фактических и плановых показателей, выявлению причин существенных отклонений и принятию мер.

Планирование представляет собой процесс разработки и принятия целевых установок количественного и качественного характера и определения путей наиболее эффективного их достижения в определенный промежуток времени. Любое планирование представляет собой оценку поставленной цели с точки зрения того, какие ресурсы для этого необходимы и будут ли они доступны, когда это будет нужно. Значение планирования в деятельности предприятия нельзя переоценить, так как именно план является ориентиром, к которому стремится организация и который является критерием его успешной деятельности. Организация может ставить перед собой различные цели, причем цели в краткосрочной и долгосрочной перспективе обычно сильно отличаются. Но решение всех этих задач невозможно без разработки планов достижения желаемых для данного периода результатов. Зачастую отклонения возникают из-за случайных факторов, например, колебаний валютного курса, непредвиденных изменений налогового регулирования, перемены экономической ситуации в стране и др. Реализация системы управления по отклонениям делает возможным регистрацию положительных отклонений от показателя или ликвидацию отрицательных путем анализа причин и принятия обоснованных и своевременных решений. Основой для разработки планов предприятия может служить оценка намечаемых действий с учетом существующих экономических и производственных условий и имеющихся в распоряжении предприятия ресурсов, характера рынка и др. При разработке планов следует учитывать влияние конкуренции, характер отрасли, в которой действует экономический субъект, размер предприятия. В системе управленческого учета это достигается путем эффективного использования оперативной информации через центры финансовой ответственности и центры затрат на основе эффективного управленческого анализа данных производственного учета. Контроль за эффективностью деятельности организации независимо от того, какая форма организации принята, требует определения результативности деятельности ее отдельных сегментов. Хозяйствующие субъекты должны иметь такую структуру и организацию, чтобы деловые операции, в которых они участвуют, проводились наиболее эффективным способом.