Марина Филиппова - Что руководитель должен знать о бухгалтерском учете. Налогообложение и трудовое законодательство

Для внутренних документов применяется простая порядковая нумерация.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль над исполнением документов. Необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль над исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку.

Приведем следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

1) автор (корреспондент);

2) название документа;

3) дата выписки документа;

4) индекс документа;

5) дата поступления документа (для входящих документов);

6) индекс поступления документа (для входящих документов);

7) заголовок документа или его краткое содержание;

8) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

9) срок исполнения;

10) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

11) номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен такими, как:

1) исполнители;

2) расписка исполнителя в получении документа;

3) ход исполнения;

4) приложения и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием.

Регистрация документов-ответов ведется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Государственное предприятие, являющееся учредителем предприятия, которое сдает документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль над составлением и использованием номенклатуры дел, формированием и оформлением дел в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

1) заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

2) заголовок должен быть кратким, четко сформулированным. Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы:

а) название разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д);

б) название предприятия или его структурного подразделения;

в) адресат или корреспондент документа;

г) краткое содержание документов дела;

д) название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

е) даты (период), к которым относятся документы дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «копии» – в конце.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени, за который составлены документы, вид документа и автор.

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела

употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение 1 года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме.

Аудиторская деятельность, аудит– это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей.