Алексей Дудин - Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают

Используя указанную формулировку, следует вручить протокол разногласий (согласования разногласий) полномочному представителю контрагента с сопроводительным письмом под подпись. В случае спора можно будет настаивать на том, что, приступив к исполнению договора до момента урегулирования разногласий, контрагент тем самым осуществил конклюдентные действия и принял ваши условия. Конечно же, подобный «ход конем» не дает вам 100 %-ной гарантии, но повышает шансы отстоять свою позицию в суде.

Работа по гарантийному письму

Порой в деловой практике встречается выполнение обязательств на условиях последующей оплаты без договора по гарантийному письму. Давайте разберем, какие проблемы может породить подобное оформление сотрудничества и как можно снизить риски.

Для начала давайте освежим в памяти несколько важных правовых моментов:

• договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора (пункт 1 статьи 432 Гражданского кодекса РФ);

• сделки между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и гражданами должны оформляться в письменной форме (статья 161 Гражданского кодекса РФ);

• договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ).

Несоблюдение указанных законодательных требований приводит к тому, что договор считается незаключенным и исполненные сторонами обязательства, по сути, являются действиями, основанными на общих принципах и положениях Гражданского кодекса РФ.

Гарантийное письмо, как правило, содержит всего лишь пару строк (типа: «Просим поставить партию шестеренок. Оплату гарантируем»), но оно в случае отсутствия оплаты от контрагента дает нам возможность говорить в суде, что наш партнер имел намерение получить от нас что-либо. Поскольку между сторонами в гарантийном письме зачастую не указывается срок, то в случае нарушения ожидаемого срока платежа возникает необходимость направлять должнику требование оплатить исполненные вами обязательства в семидневный срок в соответствии с положениями пункта 1 статьи 314 Гражданского кодекса РФ.

Для того чтобы снизить возможные риски при работе по гарантийному письму и обеспечить собственный интерес, требуется обычное гарантийное письмо «ни о чем» превратить в мини-договор. Для этого нужно, чтобы текст гарантийного письма, которое вы будете требовать с контрагента, содержал следующие моменты:

1. Четкое и ясное описание существенных условий обязательств, о которых вас просит контрагент (поставка товара, выполнение работ, оказание услуг).

2. Указание на сроки и порядок оплаты исполненных обязательств.

3. Указание на меры ответственности, которые контрагент обязуется исполнить в случае нарушения сроков оплаты.

4. Указание на то, что исполнение обязательств по гарантийному письму будет считаться контрагентом заключением договора на условиях, указанных в гарантийном письме.

Кроме того, важно, чтобы гарантийное письмо было:

– напечатано на фирменном бланке организации с указанием адреса организации, ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО и т. п.;

– подписано руководителем и главным бухгалтером (при его наличии в штате организации). В том случае, если гарантийное письмо подписывается иными лицами, к гарантийному письму обязательно должны быть приложены заверенные копии доверенностей, подтверждающих их полномочия;

– передано в виде оригинала до начала исполнения каких-либо действий по данному письму.

В качестве рекомендуемой формы можно привести следующий пример гарантийного письма (рис. 3.2).

Вместо условия о неустойке в предлагаемом гарантийном письме может быть использовано условие о коммерческом кредите. Более подробно о коммерческом кредите поговорим в главе, посвященной способам обеспечения исполнения обязательств.

У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации.

Почему это важно?

Отсутствие оригинала договора (дополнительных соглашений, спецификаций, смет, расчетов и иных приложений к нему) может создать серьезные сложности в случае судебного спора с соответствующим контрагентом. Кроме того, отсутствие оригинала может привести к нежелательным последствиям, скажем, при налоговой проверке компании.

Большая часть компаний (за исключением ряда крупных, где внедрены специализированные программы управленческого учета и управления документами) не ведет учет заключенных договоров (ведется только их регистрация в бумажном журнале либо электронном файле), а хранение осуществляется путем подшивки заключенных договоров в папки, которые хранятся у юриста, в бухгалтерии, в договорном отделе или у кого-то еще. Четкой регламентации всех моментов, связанных с учетом и хранением оригиналов договорной документации, не осуществляется.

Рис.3.2. Пример гарантийного письма

В том случае, когда за календарный год компания заключает 20–40 договоров, особых проблем может не возникнуть, поскольку каждый договор практически на виду. Но если за календарный год заключается 150–200 и более договоров, проблемы рано или поздно возникают. Во-первых, поиск нужного договора среди множества папок занимает значительное время. Во-вторых, появляется риск утраты оригинала договора или приложений к нему из-за постоянной бесконтрольной процедуры выдачи-возврата документов (один сотрудник пришел и взял договор, чтобы снять копию, второй попросил другой договор и спецификации к нему для подготовки отчета, третий изъял что-то для демонстрации налоговикам в ходе выездной проверки и т. п.). В итоге уследить за всем становится сложно, если не сказать невозможно.

Читать дальше