И. Каравашкин - Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

– _____________________ (указать структурные подразделения);

– _________________________________________________________;

– _________________________________________________________;

– _________________________________________________________.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несёт Начальник отдела.

7.2. Ответственность работников отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

7.3. Начальник и другие работники отдела несут персональную ответственность за правильность оформляемых ими документов, их соответствие законодательству Российской Федерации.

8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

Начальник отдела кадров: _____________________

Любое положение хоть о начислении премии, хоть об отделе кадров, необходимо начинать с Общего положения . В этом разделе документа следует указать на то, что кадровая служба компании имеет название такое-то (отдел, подразделение, департамент и так далее) и является самостоятельным структурным подразделением, которое подчинено непосредственного руководителю компании или его заместителю (директору по персоналу, например). Тем самым, сразу устанавливается статус-кво и на любые вопросы, типа – «а, что это, ваш отдел нам приказывает?», можно будет дать конкретный ответ «чёрным по белому».

В разделе общего положения можно описать структуру кадровой службы (в таблицах и схемах), выделить зоны кадровой работы. Первое – годится для крупных компаний, где под каждую кадровую функцию создают свой отдел, второе – для мелких фирм, где зонами ответственности обозначают кластеры функций ответственных лиц. Так же в этом разделе стоит упомянуть, что состав и численность отдела определяется исходя их штатного расписания организации. Сюда же добавляю и пункт о руководстве отделом, указываются должность, правила назначения на эту должность, отстранение от должности, требования к кандидату на должность и так далее.

Обязательно надо в «Общем положении» перечислить правовые основания деятельности отдела, на основе каких правовых актов вообще что-то им делается.

«Цели и задачи» – это раздел, в котором записываются заявленные цели работы кадровой службы, как обособленного подразделения. Обычно, далее типовых лозунгов дело не идёт, но не возбраняется вносить и специфические цели в рамках кадровой деятельности.

Задачами отдела кадров являются все его естественные моменты:

– прогнозирование и планирование потребности организации в работниках различных профессий и специальностей;

– комплектование компании руководящими кадрами, специалистами и рабочими соответствующих профилю бизнеса специальностей;

– обеспечение движения кадров, карьерного роста персонала, подготовки кадрового резерва для внутреннего рекрутмента;

– внедрение современных эффективных методов подготовки, переподготовки, повышение квалификации личного состава компании;

– кадровый учёт;

– систематическое совершенствование работы отдела кадров путём применения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала;

– управление трудовой дисциплиной, эффективный контроль текучести кадров;

– обеспечение социальных гарантий в сфере занятости;

– обеспечение повышения кадрового потенциала организации;

– участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом.

И так далее и тому подобное. Писать в этот раздел можно по принципу «много – не мало», учитывая при этом реальные возможности отдела.

В разделе «Функции» следует прописывать перечень выполняемых отделом кадров работ, разбив их по категориям. Тут тоже особой фантазии не требуется, просто перечислить всё, чем занимается персонал отдела, например:

– составление годовых, квартальных планов по труду и кадрам;

– формирование (наполнение) и ведение базы данных о персонале (количественном и качественном составе);

– подбор кандидатов и ведение кадрового резерва (внешних и внутренних соискателей), отбор на вакантные должности;

– организация и проведение аттестации работников;

– подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала;

– осуществление и документационное обеспечение оформления приёма на работу, переводов, увольнений и других кадровых процедур;

– подготовка документов по личному составу для представления к награждениям и поощрениям;

– подготовка соответствующих документов для пенсионного страхования;

– составление и ведение графика отпусков, оформление отпусков;

– обеспечение движения, оформления и учёта трудовых книжек;

– формирование и ведение личных дел;

– мероприятия, связанные с текучестью кадров;

– ведение учёта личного состава;

– ведение табельного учёта;

– контроль за состоянием трудовой дисциплины;

– оформление пропусков.

Сюда тоже можно писать вообще все виды работ, к которым привлекает руководство отдел кадров. Это будет нелишнем в процессе определения размера справедливого вознаграждения за работу кадровиков. Если отдел строится с нуля и неопытными работниками, назначенными ответственными за работу с персоналом, то изобретать велосипед не требуется, просто берутся нормативно-методические документы, такие как:

«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»;

Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом;

«Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».

В этих документах есть перечень типовых видов деятельности, которые совершенно спокойно переписываются в положение об отделе кадров без изменений. По мере формирования положения в него дописываются функции, специфические для данной компании.

Заполнив радел с функциями, можно перейти к заполнению раздела «Права и ответственность». Это раздел важен тем, что в него вносятся все возможные права кадровиков, чтобы не получилось так, что генеральному директору работники начнут жаловаться, что к ним пристают инспекторы по кадрам со своими анкетами и мешают работать. Вот именно для случаев, когда с работника необходимо получить некие сведения, этим бы не занимался глава компании, а имелось задокументированное право у ответственного лица этим заниматься в рамках должностных полномочий. Поэтому в раздел о правах отдела кадров можно смело писать что-то, на подобие: