И. Каравашкин - Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

А ещё существует множество журналов по учёту и регистрации . И в них постоянно вносятся новые записи. Делаются выписки из этих журналов. Эти журналы проверяются, списываются в архив, уничтожаются в соответствии со сроками хранения, и так далее. Всем этим занимается, опять же, специалист по кадровому обеспечению.

Работник, назначенный ответственным за кадровое делопроизводство в небольшой организации, не всегда имеет чёткое представление о том, чем он собственно должен заниматься. И как его должность называется, тоже не всегда понятно. Даже если такой работник получает возможность составить для самого себя должностную инструкцию, это не спасёт его от выполнения поручений начальства, не указанных в этой инструкции.

Именно для устранения неразберихи в должностях, их названиях, содержании рабочих процедур, в две тысячи шестнадцатом году вышло в свет «Постановление от 27 июня 2016 г. n 584 об особенностях применения профессиональных стандартов в части требований, обязательных для применения государственными внебюджетными фондами российской федерации, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более пятидесяти процентов акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности».

Таким образом, для значительной части работников, головная боль с формулировкой и записью в трудовую книжку наименования их должностей прошла. И если работники из разных организаций выполняли очень схожие должностные обязанности, то и их должности стали именоваться одинаково. Проблема с пенсионным фондом в вопросе «кто есть кто», практически решилась.

И хоть профессиональные стандарты не обязательны к применению в коммерческих негосударственных компаниях, для малого и среднего бизнеса они вполне полезны. В крупных компаниях департамент управления персоналом обладает достаточной экспертизой для разработки собственных должностных инструкций и в полном объёме. Для ООО с парой десятков работников нанимать для полномасштабной операции по формированию штатов высококвалифицированной команды специалистов – непозволительная роскошь. И выходом, как раз, и является использование профстандартов для упрощения жизни специалиста по кадровому делопроизводству и генерального директора: берётся стандарт по профессии, сравнивается с тем, что делает работник и должностная инструкция корректируется в нужных местах, дабы подпасть под нужное наименование должности. Зачем так делать?

Если на работу принимается работник, который будет что-то делать для того, чтобы через сеть Интернет привлекать покупателей, то можно назвать его должность «интернет-зазывала», но согласится ли он на такую запись в трудовой книжке? Ну а если то, чем он должен будет заниматься, укладывается в перечень трудовых функций профессионального стандарта интернет-маркетолога, то и проблемы никакой нет.

Вот так в первом приближение, выглядит работа специалиста по кадровому делопроизводству. Да, это совсем не то, что HR-менеджер или специалист по управлению персоналом. В реальности, практически все вакансии на сайтах по поиску работы, в последние пару лет, имеющие отношение к «кадровикам», именно что и приглашают специалистов по кадровому делопроизводству, или по первичному поиску работников. Всё управление персоналом в малых организациях свелось к поиску кандидатов и работу с кадровыми документами. Из деловой речи исчез термин «руководитель» , а руководство трудовым коллективом заменена управлением персоналом, и нанимают для этого «HR-менеджера», а ассистирует ему «кадровик» – специалист по кадровому делопроизводству . Но, помимо составления трудовых договоров, ведения трудовых книжек, обеспечения требований по обработке персональных данных, ещё существует воинский учёт военнообязанных, а это тоже довольно-таки большой объём работы.

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» содержит хорошо структурированную и самую актуальную на сегодняшний день информацию о функциях кадровика и предъявляемых к нему квалификационных требованиях. Составляя инструкцию, не копируйте профстандарт «от корки до корки», а учитывайте специфику работы, которую будет выполнять конкретный сотрудник. Чем грамотнее и чётче составлена должностная инструкция, тем лучше он будет понимать суть своих обязанностей. Строгих требований к содержанию и структуре этого документа нет, но существует типовой образец, который можно переработать и дополнить.

Что же можно узнать из профстандарта по отношению к «кадровику»?

Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)

Обобщённая трудовая функция «Документационное обеспечение работы с персоналом»

Документационное обеспечение работы с персоналом: Код A, Уровень квалификации 5.

Возможные наименования должностей, профессий:

Специалист по кадровому делопроизводству;

Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;

Специалист по документационному обеспечению персонала;

Специалист по персоналу.

Требования к образованию и обучению:

Среднее профессиональное образование – программа подготовки специалистов среднего звена;

Дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации.

Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу, трудовые действия:

Обработка и анализ поступающей документации по персоналу;

Разработка и оформление документации по персоналу (первичной, учётной, плановой, по социальному обеспечению, организационной, распорядительной);

Регистрация, учёт и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу;

Подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учёту и движению персонала;

Организация системы движения документов по персоналу;

Сбор и проверка личных документов работников;

Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

Выдача работнику кадровых документов о его трудовой деятельности;

Доведение до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации;