Елена Мазилкина - Как подготовиться к переговорам, или всегда ли побеждает сильнейший?

Согласно легенде, племянник наполеона 1 Наполеон 3 гордился тем, что помнил имя каждого, с кем приходилось ему общаться. Этого он добивался переспрашивая: «Извините, я не расслышал, как вас зовут». Если имя было интересным он интересовался как оно пишется. Во время беседы несколько раз произносил его имя, ассоциировал с чертами лица. Если имя нужно было запомнить, он писал его на листке бумаги, всматривался в него, после чего лист разрывал.

Каждый из собеседников должен внимательно следить, чтобы в его речи отсутствовали личные выпады, резкие или вульгарные выражения. В беседе со специалистом, компетентным в обсуждаемом вопросе, не стоит подробно останавливаться на деталях, чтобы не обидеть собеседника сомнением в его уровне знаний. Разговаривая, следует смотреть друг другу в глаза.

Если предстоит провести переговоры с зарубежными партнерами, могут понадобиться услуги переводчика. Если вы не уверены в своем знании иностранного языка, то присутствие переводчика обязательно. Иногда к услугам переводчика прибегают даже люди, хорошо владеющие иностранным языком, что дает им дополнительную возможность выиграть время и обдумать сказанное собеседником. Желательно задействовать переводчика-профессионала, качество работы которого у вас уже была возможность проверить, поскольку от квалификации переводчика часто зависит атмосфера и успех переговоров.

Перевод бывает синхронный и последовательный.

Синхронный перевод в основном применяется на конференциях и крупных переговорах. В этом случае для переводчика оборудуется звуконепроницаемая кабина, используется специальное оборудование. Синхронный перевод – очень тяжелая и напряженная работа, поэтому переводчики синхронисты работают по два-три человека, регулярно меняясь. Даже самые лучшие переводчики – синхронисты, как правило, не могут обеспечить полного соответствия перевода тексту. Поэтому лучше заранее передать через организаторов заготовленный текст в кабину переводчиков. Это, во-первых, облегчит их работу, а, во-вторых, будет способствовать тому, чтобы ваша мысль дошла до слушателей неискаженной.

В обычной деловой практике чаще всего прибегают к последовательному переводу , когда говорящий, сказав несколько фраз, останавливается и дает переводчику возможность перевести сказанное. Как правило, переводчик находится по левую сторону от лица, ведущего презентацию. Для переводчика ставится отдельный микрофон. Если презентация проводится в рамках переговоров, которые предусматривают перерывы, в том числе и с приемом пищи, переводчик сопровождает лицо, ведущее переговоры и переводит ему все сказанное иностранцами. При этом переводчик находится сзади на расстоянии полушага.

В случаях, когда привлечение переводчика необходимо следует обратить внимание на некоторые моменты:

– говорить надо не спеша, делая паузы для перевода через каждые три-пять фраз;

– не стоит злоупотреблять просторечиями или длинными шутками, которые часто теряют смысл при переводе;

– если переводчик вам не знаком, то желательно перед началом презентации вкратце ознакомить его с сутью дела и специфической лексикой, что позволит избежать ошибок при переводе;

– при организации мероприятий необходимо учитывать, что разговор с последовательным переводом занимает в два раза больше времени.

Бывают случаи, когда переводчики есть с обеих сторон. Тогда переводчик каждой делегации переводит речь для своих представителей.

Рассадка за столом переговоров осуществляется в соответствии с общепринятыми нормами этикета и служебным положением каждого участника. Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров.

Рис. Последовательная рассадка за столом переговоров

Переговоры – диалог равноправных участников, предполагающий равную активность и право сторон на отстаивание своей позиции.

Рис. Встречная рассадка за столом переговоров

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке. На первом заседании председательствует руководитель принимающей стороны, а далее – по очереди.

Рис. Круговая рассадка за столом переговоров

Психологическое значение имеет форма стола переговоров. Квадратный стол может вызвать атмосферу соревновательности и может затруднить ход переговоров. Чаще всего используют прямоугольный стол. Круглый стол снимает статусные различия, уравнивая между собою все делегации и их членов.

Размеры стола тоже имеют значение. Чем больше стол, тем заметнее дистанция между участниками, тем труднее добиться согласия и легче не соглашаться с мнением собеседника. Учитывая национальные особенности и особенности правил этикета разных стран, на переговорах следуют тем правилам, которые приняты в стране проведения.

Стол накрывают заранее. Расставляют бутылки со столовой минеральной водой или другими прохладительными напитками. Бутылки должны быть с наклеенными этикетками, небрежный их вид недопустим. Ставят их таким образом, чтобы ости видели этикетку напитка. Бутылки заранее не открывают, поэтому рядом следует положить ключ для открывания. Стаканы всегда ставят дном вверх, фужеры – ножкой вниз. На столе раскладывают листы бумаги или блокноты, ручки или карандаши с учетом количества участников встречи. Хозяин кабинета должен встречать гостей на полпути от письменного стола к двери, но не за рабочим столом. Справа от него может стоять заместитель, слева – переводчик. Гости входят в таком же порядке. Глава делегации должен находится на полшага впереди. Переводчик принимающий стороны представляет делегацию гостей, переводчик гостей переводит и представляет хозяев. После приветствия руководитель принимающей стороны приглашает гостей пройти к столу переговоров и занять места лицом к окну (исключения составляют окна, выходящие на солнечную строну). Разговор должен начинаться с нескольких общих вопросов: «Как вы доехали?», «Как вы разместились в гостинице?». Воспитанный человек при этом не станет жаловаться на все неприятности случившиеся с ним. Достаточно ограничиться фразой: «Спасибо. Все прошло благополучно». Затем хозяин встречи передает свою визитную карточку руководителю группы гостей (японцам и южнокорейцам визитные карточки передаются двумя руками, как и принимаются). Если участников немного обмениваться визитными карточками могут все участники.