Марина Шитова - Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Архивные шифры вначале проставляются карандашом, а после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией предприятия (или соответствующего архивного фонда) – тушью или чернилами.

Обложки дел, передаваемых на хранение в архив предприятия, должны быть оформлены без ошибок и исправлений, четким, разборчивым почерком, надписи наносятся непосредственно на твердую обложку черной тушью.

В случае ликвидации предприятия документы по личному составу передаются правопреемнику, а при его отсутствии, в вышестоящую организацию или орган. Если правопреемников или вышестоящих организаций (органов) не имеется, то учреждения Федеральной архивной службы осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов. Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена УК РФ. Ее несет работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, а также руководитель предприятия или лицо, ответственное за сохранность всех документов предприятия.

Любое предприятие, имеющее планы своего развития на длительную перспективу, неизбежно сталкивается с необходимостью рационального использования своих человеческих ресурсов, их развития и пополнения. Достаточно часто руководители предприятий долгое время игнорируют эту потребность. В такой ситуации роль кадровых служб ограничивается деятельностью по ведению документации и решению кадровых проблем, возникающих в процессе работы без учета задач и перспектив развития предприятия. В результате этого образуется разрыв между текущей деятельностью предприятия и его стратегическими целями.

Чаще всего причиной такого положения является отсутствие у руководителей необходимых теоретических знаний и опыта в стратегическом управлении трудовыми ресурсами, в чем они просто боятся признаться, опасаясь за свой авторитет. И в подавляющем большинстве случаев такие руководители направляют свою энергию не на конструктивное сотрудничество с кадровыми службами, а на противодействие им, которое обычно носит скрытую форму. Они считают, что работа с резервом кадров, проведение аттестации работников является ненужным отвлечением от основных обязанностей и, соответственно, приносит больше вреда, чем пользы. Такие руководители не в состоянии оценить стратегическую значимость для предприятия работы кадровой службы в этих направлениях.

Полноценная работа кадровой службы возможна при наличии:

• поддержки высшего руководства;

• авторитета кадровых служб и их руководителей;

• подготовленности работников кадровых служб и руководителей, задействованных в системе работы с резервом кадров.

Отсутствие или слабость даже одного из перечисленных факторов значительно снижает эффективность системы работы кадровой службы, либо вообще делает недостижимыми ее цели.

Для того, чтобы на предприятии не возникало проблем из-за отсутствия специалистов, кадровая служба изучает потребности отделов и подразделений в кадрах. На основе такого анализаведется работа по формированию кадрового резерва предприятия, т. е. определяются:

• подразделения, направления, отделы, нуждающиеся в кадровом резерве;

• должности, для которых целесообразно готовить кадровый резерв.

Эта работа предполагает:

• определение критериев для кандидатов в резерв;

• предварительное формирование списка (беседа с руководителями отделов, наблюдение, анализ имеющейся информации и документов);

• проведение оценки кандидатов для зачисления в кадровый резерв;

• корректировка и утверждение списка;

• реализация программы кадрового резерва.

Кадровый резерв может быть как внешний, так и внутренний. Внутренний резервсоставляют сотрудники предприятия . Он делится на оперативный и перспективный . Оперативный резерв – это сотрудники, которые уже замещают вышестоящих руководителей и готовы без какого-либо дополнительного обучения занять вышестоящие должности. Перспективный резерв – это сотрудники, имеющие высокий потенциал, но нуждающиеся в дополнительном обучении.

Внешний резервможет формироваться по желанию администрации, т. е. предприятие на вакантные позиции будет сознательно привлекать кандидатов со стороны. Кроме того, внешний резерв может формироваться вынужденно, если на предприятии по каким-либо причинам высока текучесть кадров.

Формирование кадрового резерва предприятия способствует выявлению потенциала персонала, а также помогает в случае экстренной необходимости закрыть кадровые «дыры». Какой именно резерв будет формироваться на предприятии: внешний, внутренний или оба – решает руководство предприятия. При этом необходимо учитывать следующие правило: работники пре переводе на новую должность дают выработку 80 %, а вновь принятые на первоначальном этапе только 20 % (процесс адаптации, знакомство с предприятием, его культурой, правилами, коллективом и т. д.). Кроме того, нельзя упускать из поля зрения факторы влияния внешнего рынка, представляющие интерес для сотрудников предприятия, особенно находящихся на ключевых позициях:

• востребованность конкретных специалистов на рынке труда;

• уровень заработных плат;

• кадровая политика предприятий—конкурентов;

• развитие технологий, оптимизация бизнес—процессов и т. д.

Определяющим моментом в работе кадровой службы является ориентированность на потребности предприятия, запросы и нужды руководства и сотрудников. Кроме того, в процессе формирования внутреннего кадрового резерва персонал проходит оценку по определенным критериям.

Например:

• Качество работы :

– ота выполняется без ошибок (с небольшими погрешностями), аккуратно и тщательно, не требует дополнительной проверки, практически без помощи руководителя;

– большое количество ошибок в работе, аккуратность и точность, четкое выполнение инструкций, незначительная помощь руководителя;

– чество работы соответствует предъявляемым требованиям;

– бывают ошибки, небрежное выполнение работы, требуются периодические проверки со стороны руководителя;

– низкое качество работы, постоянные ошибки, требуются постоянные проверки и исправления.

• Объем (количество) работы:

– быстрый и энергичный работник, постоянно с легкостью выполняющий гораздо больший объем работы, чем запланировано;