Мария Кирсанова - Деловая переписка: учебное пособие

Хочу принести свои самые искренние извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …)

и т. п.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ … (I look forward to receiving your soon reply …);

С нетерпением жду ответа … (Looking forward to hearing from you …)

и т. п.

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information)

и т. п.

Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly

Faithfully yours

Truly yours

Best wishes

Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith

Dear John

Yours faithfully

Yours sincerely

Best wishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely

Mr. S Basuki

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:

For a.Smith and Co., Ltd

D. Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures

Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:

c. c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).

Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № …». Например:

Continuation Sheet No …

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green Continuation Sheet No

Messrs. A.Smith and Co., Ltd

12th May 1999

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит «имеется продолжение».

Приведем примеры текстов писем, составленных как в России, так и в других странах.

Господа,

Очень благодарны за Ваш запрос от 10 июня и высоко ценим возможность обеспечить нужды Вашей новой многообещающей организации.

Нам очень хотелось незамедлительно помочь Вам. Однако прежде необходимо получше познакомиться с Вашей организацией. Нам будет легче сделать это, если представите копию документа о Вашем нынешнем финансовом положении.

Если будете так любезны и вышлите необходимую информацию, сделаем все возможное для того, чтобы Ваш запрос о кредите был вновь рассмотрен как можно быстрее.

Искренне Ваши

Уважаемые господа,

Благодарим за Ваши замечания и предложения, которые сделали по нашему проекту контракта на строительство автосборочного цеха.

Хотели бы отметить, что в соответствии с нашим контрактом на строительство «под ключ» автосборочного завода подрядчик берет на себя всю ответственность за организацию и выполнение всех строительных работ.

Строительные работы будут выполняться российскими специалистами, а также местными фирмами, которые будут наняты на условиях субподрядчика. Работы, выполняемые этими фирмами, будут контролироваться компетентными российскими специалистами, стоимость услуг которых включена в цену контракта. Мы уже ознакомились с указанными фирмами и считаем, что они обладают достаточным опытом, квалификацией и возможностями для выполнения работ, которые мы собираемся им поручить.

В связи с вышеизложенным просим Вас рассмотреть настоящее письмо и, если контракт представляет для Вас интерес, телеграфировать нам о Вашей готовности подписать его.

С уважением

Уважаемые господа,

Получили Ваше письмо от 30 мая с.г., в котором предъявляете нам претензию в связи с задержкой пуска станции в эксплуатацию и требуете уплату неустойки.

В связи с этим хотели бы напомнить Вам следующее.

В соответствии с контрактом Вы обязаны были передать нам площадку под строительство в течение одного месяца с даты подписания контракта. Однако Вы задержали передачу площадки на 3 месяца, что задержало начало выполнения строительных работ.

Кроме того, в ходе выполнения контракта в связи с неоднократным нарушением Вами контрактных обязательств возникли серьезные трудности.

Несмотря на то, что к настоящему моменту прошло только 3 месяца с даты истечения контрактного срока, станция готова к приемным испытаниям. Учитывая вышеизложенное, считаем Вашу претензию необоснованной и просим отозвать ее.