Глеб Архангельский - Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

3. Когда в "месте хаоса", т. е. в группе "Нет категорий", количество задач приблизится к 15–20, выделяйте следующую категорию. И так далее.

Приведу несколько типичных категорий.

• "Подчиненные".

• "Вопросы к руководителю (или руководству)".

• "Клиенты".

• "Поставщики".

• "Проекты (либо конкретный проект)".

• "Места (филиалы, города, отделения и т. п.)".

• "Субподрядчики, контрагенты".

• "Личное развитие".

• "Друзья / знакомые".

• "Домашние дела".

• "Справочная информация (реквизиты, пароли, ссылки)".

На тренингах "Тайм-менеджмент на Outlook" часто спрашивают: есть ли в Outlook подкатегории? Например, категория "Подчиненные", в ней подкатегории — на каждого подчиненного отдельно. К сожалению, технически подкатегории в Outlook не предусмотрены. Бороться с этим можно двумя способами.

Первый способ — заводить категории со сложным названием: 1_Подчиненные_Петров, 1_Подчиненные_Иванов и т. д. Outlook при группировке по категориям располагает их в алфавитном порядке, поэтому категории всех ваших подчиненных будут отображены рядом. Этот способ редко удобен, слишком уж он утяжеляет систему категорий.

Более эффективен, как правило, другой способ. Заводите одну общую категорию — "Подчиненные", "Клиенты", "Филиалы" и т. п. Внутри категории начинайте название каждой задачи с фамилии подчиненного, названия компании-клиента, имени города, в котором расположен филиал, и т. п. Если в пользовательском представлении настроена сортировка по полю "Тема" (как это сделать, мы сейчас узнаем), внутри категории все задачи будут расположены по алфавиту. Например, список делегированных задач Остапа Бендера, находящихся на контроле, может выглядеть так.

При такой системе вы можете держать в одной категории по 40–50 задач, не теряя обзорности и управляемости. И при наступлении "кайроса" — например, звонок подчиненного, поездка в филиал, встреча с клиентом… — открывать категорию, находить по алфавиту фамилию подчиненного, название филиала или имя клиента и сразу видеть все задачи, с ним связанные. Узнаем, как это настроить.

Зайдите в меню окна "Настройка представления" в "Панели задач" (правой кнопкой мыши на серой надписи "Панель задач" в панели задач, выберите пункт "Изменить текущее представление"). В появившемся окне "Настройка представления" выберите пункт "Сортировка" (стрелка 1):

В окне "Сортировка", подменю "Сортировать элементы по полю" выберите "Важность" (стрелка 2), сортировку "По убыванию" (стрелка 3). В подменю "Затем по полю" выберите "Тема" (стрелка 4), "По возрастанию".

Этими действиями вы отдали Outlook следующую команду: после того как задачи сгруппированы по категориям, внутри категорий необходимо сначала отсортировать их по убыванию важности. То есть задачи с параметром "Важность — высокая" отразить в начале списка, затем задачи с обычной важностью и в самом конце — с низкой. После того как задачи отсортированы по важности, необходимо дополнительно отсортировать их в алфавитном порядке по названиям (официально название задачи именуется "Тема").

Посмотрите, как это выглядит в списке задач Остапа Бендера.

Сортировка внутри категории сначала по важности и затем по алфавиту очень удобна с тайм-менеджерской точки зрения. Важные задачи автоматически перемещаются Outlook в начало списка. Еще классиком западного тайм-менеджмента Стивеном Кови было сформулировано правило: "Первые вещи — вперед". То есть работу всегда необходимо начинать с главных, ключевых вопросов, все остальное — "по остаточному принципу". Outlook позволяет автоматически, без особых усилий, воплотить это важнейшее правило в практику.

На этом примере хорошо виден важнейший смысл внедрения тайм-менеджмента на Outlook: здесь мы не должны учить, запоминать или отрабатывать грамотные принципы планирования. Вы можете "прошить" их в настройки Outlook, после чего эти принципы будут автоматически работать на вас и вашу эффективность.

Мы подробно разобрали гибкое планирование, связанное с тематическим временем — кайросом. Для такого планирования удобны категории, на которые мы разбиваем задачи. Но у большинства задач кроме тематической привязки (проект, человек, место…) есть еще срок, в который ее необходимо исполнить.

Как быть, если у задачи есть срок исполнения, но заданный не жестко? "Нужно бы в ближайшие дни сделать то-то.", например. Для этого служит техника планирования "День — Неделя" и соответствующие категории — "ДЕНЬ" и "НЕДЕЛЯ". В категорию "ДЕНЬ" помещаются задачи, которые необходимо сделать в ближайшие день-два. В категорию "НЕДЕЛЯ" — задачи на ближайшие одну-две недели. Посмотрите на список задач Остапа Бендера.

Обратите внимание, никто не мешает задачам, отнесенным в категорию "ДЕНЬ" или "НЕДЕЛЯ", быть одновременно "видимыми" из других категорий, тематических — "Проекты", "Подчиненные", "Места" и т. д. В этом огромный плюс планирования на Outlook по сравнению с бумажным ежедневником. Остап Ибрагимович увидит задачу "Допросить бухгалтера Берлагу" и планируя наступающий день (заглянув в категорию "0_ДЕНЬ"), и в момент прихода в "Геркулес" (заглянув в категорию "1_ГЕРКУЛЕС"). Таким образом, Outlook, в отличие от ежедневника, где все задачи жестко разнесены по каким-либо дням, позволяет более динамично реагировать на динамично и неожиданно изменяющуюся реальность.

Как вы уже, наверное, догадались, название категорий "0_ДЕНЬ" и "0_НЕДЕЛЯ" начинается с нуля для того, чтобы эти категории отразились в самом верху списка, до тематических категорий. Иногда бывает полезно завести категорию "2_ГОД" для долгосрочных задач. Начать рекомендую с цифры 2, поскольку к этой категории вы будете обращаться реже, чем к тематическим, начинающимся с цифры "1".

Как работать с категориями "ДЕНЬ" и "НЕДЕЛЯ"? Когда мы задумываемся о планировании, первое, что обычно приходит в голову, — понятия "план на неделю", "план на месяц", "план на год". Такое жесткое планирование вряд ли вам понадобится. В личной работе план на неделю рухнет в первый же день, план на месяц — в первые три дня. Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами.