Глеб Архангельский - Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

• Хронологическая категория "Неделя"объединяет задачи с "гибкой" привязкой к текущей неделе (т. е. "выполнить приблизительно в течение этой недели, но неважно в какое время"). Обмен задачами между разделами "День" и "Неделя" осуществляется в соответствии с методом структурирования внимания.

• Контекстные категориизадают некие обстоятельства, оптимальные для выполнения задачи. Это могут быть обстоятельства места, времени, состояния, взаимодействия с каким-либо человеком и т. п. Например, "В офисе", "В автосервисе", "На совещании", "Когда хочется работать", "Когда шеф в хорошем настроении", "именные" категории на каждого из подчиненных или коллег и т. п.

• Проектные категорииобъединяют оперативные задачи по какому-либо проекту. При этом проектную категорию можно просто "перетаскивать" мышью в другие разделы целиком, вместе со всеми содержащимися в ней задачами, т. е. оперировать проектом не только как набором задач, но и как единым целым.

"Обзорный файл проекта" — элемент стратегического планирования, может содержать общие мысли и информацию по проекту. На тактических и оперативных уровнях планирования для отличия от задач выделяется особым шрифтом.

• Служебные категории оформляют справочную информацию, регулярные задачи и т. п.

• Категории ключевых областей позволяют создать обзор всех проектов и задач на уровне тактического планирования.

Приоритетные задачи и проекты в примере выделены красным; проекты — черным полужирным; мысли и информация к сведению — серым. Пример на рисунке характерен для специфики консалтинговой деятельности; в работе менеджера скорее будут преобладать задачи, а не проекты. При этом для упрощения обзора с помощью автофильтрации по признаку "Статус/Выполняется" либо по полю "Срок" на панель задач могут быть выведены только наиболее актуальные на данный момент проекты и/или задачи.

Оптимальный обзор организуется с помощью авторсортировки, группировки задач (возможны "вложенные" уровни группировки внутри каждой ключевой области), автоформатирования. На основе общих принципов метода структурирования внимания создается наиболее эффективный обзор для конкретного менеджера, с учетом специфики деятельности и психологического типа личности.

Дополнительное распределение "стратегического внимания" между проектами осуществляется с помощью календарных привязок напоминаний о проектах к дням "разгребания завалов" и планирования (например, на рисунке — 29 мая, т. е. наиболее удобный день в конце месяца, выделен как день пересмотра статуса наиболее актуальных проектов).

ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:

Разработка системы индивидуальных и командных "ключевых областей" и "контекстов".При этом основной задачей является обеспечение "индивидуального пошива" в структуре категорий для каждого менеджера, но при этом совместимости индивидуальных систем между собой, в рамках командного тайм-менеджмента.

Оптимизация управления личными и командными проектами.В деятельности, не требующей применения специализированного программного обеспечения для управления проектами, эта задача может решаться с помощью Outlook. Разрабатывается оптимальная форма представления проектов; при необходимости подбираются готовые "надстройки" к Outlook, в изобилии представленные на рынке.

Разработка командных стандартов управления задачами— проработка, согласование и регламентация понятий "важность", "срочность", "приоритетность" и соответствующих правил работы с задачами и сроками.

Настройка различных пользовательских представлений обеспечивает удобный обзор стратегических задач и проектов.

Пример стратегического обзора — проекты, отсортированные по контексту ("лето" в данном случае — не столько хронологическая привязка, сколько "контекст", связанный со спецификой делового сезона). Красным выделены приоритетные проекты; синим проекты "в ожидании", т. е. "срочные", наиболее близкие к состоянию "выполняется". Часть названий проектов на рисунке стерта.

Стратегическое планирование является наиболее многовариантной составляющей системы. Возможны представления проектов в виде "Упрощенного графика Гантта", "По исполнителям", "По контекстам" и т. п. При этом представления могут разрабатываться как "с нуля", так и на основе стандартных, например представления "Временная шкала для задач".

ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:

Разработка индивидуальных и командных форм стратегического обзора, позволяющих эффективно и динамично управлять множеством проектов, не затрачивая избыточные ресурсы на детальное планирование.

Грамотно построенная структура папок входящей почты и информации, автосортировка и автоотбор — позволят не "захлебнуться" в постоянно увеличивающемся потоке информации. В командной работе не возникнет проблемы "незаменимости от неорганизованности", за счет удобных и известных всему коллективу правил хранения информации.

"Метод ограниченного хаоса" и эффективно используемая папка "Заметки", либо методика интеграции мыслей в раздел "Задачи", помогут вырастить решения самых сложных проблем и "родить" новые блестящие идеи.

ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:

Разработка индивидуальных и командных форм структурирования информации, позволяющих организовать удобное хранение и поиск нужных документов. Может упорядочиваться информация как только внутри Outlook, так и в стыковке со структурой папок файловой системы.

Разработка и настройка правил сортировки входящей почты, благодаря которым информационные потоки легко упорядочиваются по важности, срочности, отдельным проектам и т. п.

Разработка системы управления эффективностью интеллектуального трудадля топ-менеджеров, специалистов, сотрудников "творческих" подразделений (маркетинг, дизайн и т. п.)

Увидеть полную историю делового взаимодействия с контрагентом — для этого достаточно одного "клика" мыши. Полная и достоверная информация — ваше оружие!