Сергей Ватутин - Прибыльная турфирма. Советы владельцам и управляющим

Также важно выяснить у туроператоров необходимые в работе моменты:

• Условия по порядку отправки, решению вопросов по оформлению и получению документов для туров в визовые страны. Важно заранее выяснить условия и сроки оформления документов по различным странам визового режима. Также нужно узнать о возможностях отправки документов через курьера (для случаев имеющихся представительств в вашем городе) или экспресс-почтой для учета этих расходов в стоимости путевки.

• Условия выдачи документов туристам. Идеальным вариантом является наличие представителя оператора в вашем городе для самостоятельного получения вами документов от него и передачи их туристам у вас в офисе.

• Получение каталогов и информационных материалов. Это также рекомендуется делать во время ежегодных туристических выставок, проводимых в Москве перед началом «высокого» сезона. Лучше иметь все материалы в двух экземплярах.

• Регулярная подготовка актов выполненных работдля операторов (для ведения бухгалтерского учета).

• Организация участия менеджеров в рекламных (информационных) турах и обучающих семинарах оператора. Предоставление оператором рекламных туров и обучающих семинаров, как правило, проводимых перед началом «высокого» сезона, является важным преимуществом, которое необходимо использовать для повышения квалификации менеджеров.

• Текущая работа менеджеров агентства с менеджерами операторов. Нужно обратить внимание на режим работы офиса оператора (часы работы в будни, выходные и праздничные дни) и возможности оперативного решения возможных вопросов по телефону, ICQ, e-mail, Skype.

• Список «флагманских» отелейтуроператора (если такие есть) – отелей, по которым у оператора есть эксклюзивные условия бронирования (лучшие цены, гарантированные квоты мест и т. д.).

Критически важно при работе с операторами:

(Скопируйте таблицу из бонусов к данной книге на сайте www.turdelo.ru/book_bonusи повесьте в офисе на видном месте – несоблюдение этих моментов ведет к самым дорогим ошибкам!)

• НЕ бронировать туры без получения предоплаты от клиентов, так как аннулирование и/или внесение изменений ведет к штрафам.

• Заполнять заявки на бронирование строго по правилам туроператора с указанием ВСЕХ обязательных данных.

• Регулярно получать акты выполненных работ и вести учет всех взаиморасчетов со всеми операторами для ведения бухгалтерского учета.

• Внимательно смотреть условия договоров с операторами, обращая особое внимание на тип договора (агентский или купли-продажи) и сумму, которая будет отражаться в бухгалтерском учете. В противном случае агентство легко может попасть под необходимость уплаты налогов в сумме, превышающей его комиссионное вознаграждение, т. е. сработать в убыток.

• Срок окончания действия загранпаспорта с момента окончания поездки различается в зависимости от направления. Обязательно проверяйте срок действия загранпаспорта на сайте оператора.

• Указывайте ТОЧНУЮ ДАТУ РОЖДЕНИЯ ребенка, а не просто возраст.

• Если ребенок вписан в паспорт родителей, при достижении ребенком возраста 6 лет обязательно должна быть вклеена его фотография.

• Начиная с возраста 14 лет ребенок должен иметь собственный паспорт.

• Уточняйте, были ли у туриста отказы в визе. Обратите внимание на гражданство туристов! У граждан, к примеру, Украины и Казахстана список безвизовых стран и правил оформления виз во многие страны отличается от россиян.

• В особых случаях проконсультируйтесь с визовым отделом туроператора.

• Перед тем как забронировать тур, необходимо детально изучить прайс-лист, обращая особое внимание на набор услуг, входящих в стоимость тура.

• Уточнить наличие мест. (На сайте оператора, позвонив куратору или менеджеру по направлению.) Информация по наличию мест может быть ориентировочной и не означает подтверждения бронирования, так как с момента ее получения до момента конкретного бронирования проходит определенное время, в течение которого продолжается продажа. Исходя из этого рекомендуется сразу оговорить с клиентом возможные варианты замены отеля или даты вылета. Это особенно важно при бронировании туров на «пиковые» даты.

• Оформление заказов у большинства операторов возможно на сайте в разделе бронирование. Заполнив в этом разделе форму регистрации, агентство получает по e-mail имя (логин) и пароль фирмы. После получения электронного имени и пароля можно бронировать в режиме реального времени, а также просматривать все заказы, поступившие от фирмы. Многие операторы повышают размер комиссии за самостоятельное бронирование через онлайн.

• В примечаниях можно указывать номера телефонов и факсов (с кодом города), e-mail, а также фамилию и имя менеджера. Обязательно сообщайте о форме оплаты – наличная или безналичная, поскольку при безналичном расчете дополнительно к листу подтверждения выставляется отдельный счет с банковскими реквизитами.

• Обычно в течение суток (для стандартных туров) после получения заявки агентству направляется по е-mail лист подтверждения с указанием номера заказа и расчетом его стоимости.

• Очень внимательно проверяйте лист подтверждения по всем составляющим тура: отели, сроки поездки, тип размещения и питания, а также номер рейса. В фамилиях туристов допускается до 3 ошибок, если это не искажает смысл фамилии. За изменение заявки: данных о туристах, замене фамилии, возрасте детей – некоторые операторы могут взять штраф.

• Иногда в случае отсутствия мест в листе подтверждения сразу указывается альтернативный вариант (по отелю или срокам поездки). Необходимо сообщать туроператору в кратчайшие сроки о выбранном туристами отеле или же об аннуляции тура, так как с момента подтверждения предложенные места резервируются за клиентами турфирмы. В случае отказа от альтернативного варианта штрафные санкции обычно не применяются.

• В листе подтверждения указываются крайние сроки осуществления оплаты и предоставления документов. В случае несоблюдения договора туроператор оставляет за собой право без предварительного предупреждения аннулировать подтвержденное бронирование. С другой стороны, предварительная оплата неподтвержденной заявки не влечет за собой обязательство туроператора по предоставлению данных услуг.

• Оплата по безналичному расчету должна производиться только после получения счета, в котором указаны банковские реквизиты. Банковские переводы, направленные без выставленного счета, обычно возвращаются на счет агентства или остаются на счете туроператора как неизвестные платежи. После осуществления оплаты в «пиковые даты» лучше направлять по факсу туроператору копию платежного поручения с отметкой банка об исполнении или же с печатью и подписью турагентства.