Владислав Волгин - Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Приказ по предприятию

Для обеспечения экономической безопасности предприятия право подготовки и подписи договоров с юридическими и физическими лицами от имени предприятия предоставляется уполномоченным сотрудникам приказом по предприятию.

Сотрудники, не уполномоченные приказом по предприятию готовить и заключать договоры, не имеют права вести переговоры с возможными контрагентами и подписывать любые документы, налагающие обязательства на предприятие.

В соответствии с вышеизложенным ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Подготовку текстов договоров и переговоры по согласованию условий договоров с другими юридическими лицами ведет служба, в сферу деятельности которой входит исполнение договора, а также договорно-правовая служба (эксперт Иванов Т.Р., юрист Петрова М.Б.).

2. Тексты всех договоров до их заключения должны визировать службы, которые будут ответственны за исполнение договоров: коммерческая, логистическая , транспортная служба, бухгалтерия, склад, договорно-правовая служба.

3. Трудовые договоры (контракты) соглашения, договоры подряда с физическими лицами готовит кадровая служба.

4. Запрещается без тщательного анализа и переработки в интересах предприятия применять тексты типовых и других договоров, опубликованных в различных, в том числе юридических изданиях.

5. В случае представления текста договора контрагентами, тщательно анализировать их, корректировать для соответствия интересам предприятия и визировать в соответствующих службах.

6. Договоры от имени предприятия имеют право подписывать сотрудники, которым настоящим приказом предоставлено такое право.

7. Оригиналы подписанных договоров и визовые экземпляры с визами только руководителей соответствующих служб хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности. Визовые экземпляры служат источником информации в случае расследования причин убытков по тому или иному договору. Копии договоров хранятся в договорно-правовой службе и службе, ответственной за исполнение договора.

8. Право подписи договоров настоящим приказом предоставляется: Генеральному директору Дюжеву П.Р., Зам. Генерального директора Ромашову Т.С. Указанные сотрудники имеют право подписывать договоры только при наличии всех виз соответствующих подразделений. Нарушение этого указания преследуется в административном и уголовном порядке.

9. Учитывая полномочия и квалификацию, генеральному директору предоставляется право при нахождении в командировках готовить или изменять подготовленные службами условия договоров и подписывать их без предварительного получения виз соответствующих служб. Однако после подписания такого договора соответствующие службы должны завизировать договор, изложив в докладной свои замечания, если они есть.

10. Право подписи договоров может быть представлено отдельным приказом другим сотрудникам при необходимости заключения ими договоров с выездом в другие города. При этом сотрудникам выдается доверенность на право заключения сделок на определенный период. Указанные сотрудники не имеют права изменять условия договоров, подготовленных соответствующими службами без получения письменного согласия и нового текста условий от ответственной службы.

11. Право подписи доверенностей предоставляется Генеральному директору, его заместителю, главному бухгалтеру и его заместителю.

12. Право подписи документов на оплату предприятием товаров и услуг, связанных с основной деятельностью, предоставляется Генеральному директору, его заместителю, главному бухгалтеру и его заместителю.

13. Право подписи документов на оплату услуг и товаров сторонних предприятий, связанных с обеспечением жизнедеятельности предприятия предоставляется, кроме лиц, указанных в п. 11, также заведующему хозяйством, начальнику транспортной службы (…..и др.)

14. Право подписи выставляемых предприятием счетов предоставляется руководителям служб, выставляющих счета.

15. Печатью предприятия заверяются только подписи уполномоченных настоящим приказом сотрудников. Печать хранится у (…..)

и применяется им строго в соответствии с установленным порядком.

16. В случае если сотрудники, не уполномоченные действующим приказом по предприятию и доверенностью готовить и заключать договоры, подпишут любые документы или дадут устные обещания, налагающие обязательства на предприятие, их подписи не будут заверяться печатью предприятия, а сотрудники подлежат наказанию вплоть до увольнения, даже если они ранее периодически получали право подписи. Если их действия нанесли материальный ущерб предприятию, возмещение ущерба может быть востребовано через суд.

Логистические службы поставщика и покупателя должны участвовать вместе со службами продаж и закупок в согласовании условий контрактов, влияющих на эффективность организации приемки и отгрузки.

Форма представления заказов. Если по одному контракту предполагается поставка широкого ассортимента товаров по неоднократным заказам покупателя (запасные части, лекарства, продукты и т. п.), покупатель и поставщик заинтересован в согласовании типовой формы представления товарной спецификации заказов для того, чтобы заказ мог быть введен в компьютер без предварительной обработки поставщиком. Такие формы позволяют избегать ошибок в параметрах товаров, которые неизбежны при ручной обработке заказов у покупателя и поставщика.

Вид тары и упаковки. От них зависят методы и затраты времени и средств для изготовления и использования тары и упаковки. Заказчик может включить свои условия для изготовления тары и упаковки, если его не устраивает предложенная поставщиком.

Маркировка. Правильная маркировка исключает засылку груза по неверному адресу или неверному получателю, обеспечивает быстрый поиск грузовых мест в морском, речном или аэропорту, на железнодорожной станции или в автогрузовом терминале.

Грузовые модули. Желательно распределять груз на стандартные грузовые модули (паллеты, бочки, связки и т. д.) с постоянным количеством товарных единиц в одном грузовом модуле. Определение грузовых модулей обеспечит подготовку оборудования для погрузки (техники, строп, спецоснастки) и разработку стандартов выполнения грузовых операций при погрузке, контроле количества и качества, перемещениях товаров.

Отгрузочные инструкции. Для своевременной отгрузки товара поставщиком существенное значение имеет заблаговременное получение им от покупателя отгрузочных инструкций. Несоблюдение покупателем этого обязательства при поставке товаров по железной дороге дает поставщику право по истечении установленного срока поставки передать товар на хранение за счет и риск покупателя, при этом дата складского свидетельства или сохранной расписки о приеме товара на хранение считается датой поставки. На покупателя в подобных случаях возлагаются также все дополнительные расходы, связанные с доставкой товара на склад и со склада в вагоны. Складское свидетельство или сохранная расписка служат основанием для расчета за товар. Отгрузочные инструкции могут быть односторонние, данные покупателем или двусторонние, согласованные в контракте. К отгрузочным инструкциям относятся: маркировка, манипуляционные знаки, реквизиты пункта назначения и получателя, вид транспорта, исполнитель погрузки, исполнитель разгрузки.