Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

Взаимосвязь между расходами часто не прослеживается из-за особенностей организационных структур предприятий и распыления ответственности за контроль затрат.

Значительная часть оборотных средств предприятий, включенных в системы продвижения товаров, вложена в запасы товаров.

Расчетные объемы таких средств = стоимость необходимого среднегодового объема запасов × планируемый процент дохода от инвестиций.

Процент ожидаемого дохода обычно принимают в размере не менее 20–25 % до отчисления налогов – такой размер дохода предприятие могло бы наверняка получить, вложив средства в другие операции. Затраты на распределение товаров достигают 25 % валового дохода, а капиталовложения в запасы товаров нередко превышают 40 %. За счет новых технологий управления распределением и движением товаров можно значительно сократить расходы на распределение и содержание товарных запасов, сделав эти процессы более эффективными и тем самым повысить качество обслуживания покупателей, что, в свою очередь, позволит увеличить объем реализации.

Информационные потоки – это нервная система бизнеса. Обмен информацией позволяет партнерам действовать быстро и координированно, информация используется для снижения издержек и улучшения обслуживания клиентов.

Информационные потоки при движении товаров включают:

• заказы, подтверждения заказов, контракты, претензии, переписка;

• складские и экспедиторские документы;

• товаросопроводительные документы (отгрузочные спецификации, упаковочные листы, сертификаты соответствия, сертификаты происхождения товаров и др.);

• транспортные документы;

• страховые документы;

• таможенные документы;

• транзитные документы;

• санитарные и др. разрешительные документы;

• портовые документы, коносаменты, чартеры, бортовые документы;

• расчетные, платежные, кредитные документы, гарантии;

• извещения об отгрузках, о перевалках, о прибытии груза, об оплате и т. д.

При оптимизации обработки информации выдвигаются следующие основные требования к обработке информационных потоков:

• достоверность и точность информации, как основа верности принимаемых решений;

• гарантированность доставки информации соответствующим исполнителям в желательное время и место;

• техническая доступность получения информации (обеспеченность оргтехникой и обучение персонала);

• обязательная возможность работы через Интернет со всеми партнерами;

• обеспечение возможности работы в системе ЭДИФАКТ, если это практикуется партнерами.

Систематическое обновление и корректировка информации о материальных потоках – обязательное требование логистики. На пути от поставщика до получателя ответственность за грузы, образующие материальный поток, и за риски переходит от одного участника логистического процесса к другому (поставщик – экспедитор – перевозчик – экспедитор – получатель). В «точках перехода» участники сверяют физические параметры материальных потоков с информацией о них – данными товаросопроводительных документов. Управление потоками осуществляется на основе информации о них и своевременное получение сведений об изменении параметров потоков (потери грузовых мест при перевалках, засылка контейнеров не в тот адрес и т. п.) позволяет принять срочные меры для розыска грузов. Для обеспечения точного соответствия физического состава материального потока данным сопроводительных документов при заключении контрактов необходимо обеспечить сохранность грузов правовыми средствами.

В любом случае следует избегать многократного введения информации в компьютер и избыточности данных, так как при этом увеличиваются расходы и появляется опасность несовпадения информации, что потребует дополнительных расходов на ее уточнение.

В процессе проведения логистического аудита используется модель оценки неопределенностей в цепи поставок товаров. Анализ трех источников неопределенности позволяет точно определить направления оптимизации логистики:

Неопределенности в системе снабжения. Проблемы в этой сфере обычно возникают из-за неритмичной работы поставщиков или из-за неспособности компании эффективно планировать заказы товаров. Анализ включает в себя проверку всех этапов поставки – от оформления заявок на запасные части поставщикам до размещения товаров на складе.

Неопределенности в системе обеспечения продаж. В системе обеспечения продаж проводится анализ того, насколько качественно выполняются требования клиентов: быстрота исполнения заказа на товары, наличие необходимого запаса товаров для выполнения заявок клиентов, своевременность доставки товаров с основного склада и пр.

Неопределенности в системе управления логистикой. Производится диагностика способности предприятия управлять запасами, модифицировать планы поставок в соответствии с заявками и эффективно работать с поставщиками. Анализируется время, затрачиваемое на исполнение заказов клиентов и доставки товаров в точку продажи.

Типичные проблемы, выявляемые аудитом

Эффективная складская логистика становится определяющим фактором, от которого во многом зависят успех или неудача в бизнесе.

Характерные проблемы на складе, которые следует предотвращать:

• неполное использование площадей и объемов склада;

• несогласованность действий склада с другими подразделениями;

• большие затраты времени на различные технологические операции;

• неравномерность работы склада;

• длительное оформление документов;

• потери товара;

• частые выходы из строя оборудования.

Анализ издержек по хранению товаров показывает эффективность логистических операций. Издержки, контроль, анализ и снижение которых являются задачами оптимизации управления логистикой, состоят из:

• затрат на формирование запасов;

• затрат по хранению;

• заготовительных расходов.

Затраты на формирование запасов включают:

• расходы, связанные с отвлечением оборотных средств в запасы сырья, материалов и др.;

• расходы, связанные с текущим обслуживанием запасов, в т. ч. налоги на имущество;

• издержки на проведение инвентаризаций,

• процентные ставки за банковский кредит и т. п.;

• издержки хранения, изменяющиеся в пределах 10–41 % стоимости запасов;

• стоимость рисков (оценка) – риск морального износа запасов, риск превышения норм естественной убыли, риски потерь от хищений, пожаров и т. п. последствий страховых случаев (стоимость этих рисков может быть выражена через расходы на страхование, через тарифы и ставки страховых премий).