Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

• обеспечение компьютеризации процессов контроля условий хранения (температуры, влажности, вентиляции), состояния товаров, сроков хранения, сохранности особо ценных товаров, учета и анализа изменений.

Организация хранения должна обеспечивать:

• сохранность количества товаров, их потребительских качеств и выполнение необходимых погрузочно-разгрузочных работ;

• условия для осмотра и измерения товаров, отбора проб и образцов товаров соответствующими контролирующими органами, исправления поврежденной упаковки, выполнения погрузочно-разгрузочных работ.

Обеспечение сохранности свойств товаров достигается созданием надлежащего гидротермического режима хранения товаров, удобной системой их укладки и размещения, организацией постоянного контроля в процессе хранения. За товарами, хранящимися на складах, необходимы наблюдение и уход, регулярные проверки состояния, контроль появления признаков порчи, следов грызунов или насекомых.

При хорошей организации хранения:

• не размещают товары в проходах, не загораживают ими огнетушители и розетки;

• не складывают поддоны или товары в слишком высокие штабели;

• самые верхние полки используют как резервные для товаров, которым не хватает места на нижних полках;

• если товары высовываются из ячеек, поправляют их, а если товары не умещаются в ячейках, размещают их в более глубоких стеллажах;

• обеспечивают постоянное место для хранения подъемнотранспортного оборудования и перегонять его туда, если оно не занято при размещении и отборе;

• поддерживают оптимальные режимы хранения товаров – температуру и влажность воздуха, контролируют температуру воздуха посредством термометров или систем дистанционного контроля, а для измерения влажности воздуха на складах применяют гигрометры;

• регулируют температуру и влажность воздуха при помощи регулирования отопления и вентиляции, а также применения влагопоглощающих веществ;

• товары, уложенные в штабеля, периодически перекладывают: верхние – вниз, нижние – вверх;

• сыпучие товары перелопачивают;

• меховые и шерстяные товары предохраняют от моли;

• отсыревшие товары просушивают и проветривают;

• для поддержания необходимого санитарно-гигиенического режима регулярно производят тщательную уборку помещения, а также его дератизацию, дезинсекцию, дезинфекцию и дезодорацию.

Разработка технологии хранения включает этапы:

• обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;

• определение параметров территории и зон склада для размещения, порядка движения товаров и потребности в оборудовании;

• определение режима работы, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами;

• разработка системы ведения учета и порядка документооборота;

• описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.

При долговременном сотрудничестве с поставщиком и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие оптимизировать процесс хранения:

• обмен информацией в согласованном режиме и формате;

• отгрузка товара на паллетах;

• использование согласованной упаковки с этикетками штрих-кодов;

• доставка товаров на склад по технологии «точно в срок»;

• согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;

• согласование обеспечения температурного режима хранения товаров;

• гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;

• использование унифицированных документов при поставке продукции.

Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота. При наличии большого количества поставщиков согласовать со всеми общие правила приемки не удается.

Функции управления хранением:

• управление основными данными по товарным единицам;

• управление запасами;

• управление складскими областями, зонами и местами;

• управление транспортируемыми единицами;

• регистрация незапланированных входящих товаров и смешанных паллет;

• отмена процедуры приема товаров;

• хранение на складе;

• обработка заказов;

• выдача товаров со склада;

• перемещение товаров внутри склада;

• комплектация заказов;

• упаковка и переупаковка выходящих товаров;

• инвентаризация;

• административная информация и отчетность;

• статистика;

• составление документов и печать ярлыков для транспортируемых единиц;

• документация.

Систему управления хранением строят на базе данных, состоящей из групп:

• основные данные по складу;

• основные данные по товарным единицам;

• управление товарными запасами;

• управление транспортируемыми единицами.

Основные данные по складу определяют, на какие области и зоны разделен объект и сколько существует складских мест каждого типа. Склад разделен системой управления на зоны, в которых хранятся товарные единицы определенных типов, размеров, массы. Складские места могут иметь состояние «доступно», «занято» и «закрыто».

Основные данные по товарным единицам состоят из индивидуальных характеристик товаров для данного склада. Для каждой товарной единицы указывается, в какой области, в какой зоне и в каком месте может быть складирована эта единица Местонахождение каждой товарной единицы на складе характеризуется тремя координатами (ряд, ячейка, ярус), обозначенными штриховыми кодами. В каталоге артикулов находится информация, определяющая приоритеты приемки, выдачи, перемещений товарных единиц в каждой складской зоне. Здесь также могут быть указаны общие характеристики, такие как, например, требование по управлению партиями или способ пополнения товарных запасов.

В базе данных системы содержится информация о товарных единицах расположенных на каждом поддоне – дате и времени их приемки на склад, номере поступившей партии, товаровладельце, сроке годности товара.

Данные по управлению товарными запасами позволяют вести учет того, какие товарные единицы, в каком количестве и в каком состоянии хранятся на складе.

Данные по управлению транспортируемыми единицами – «транспортная единица» означает все виды оборудования, которые могут быть использованы для перемещения и хранения материала-паллеты, складские контейнеры, ящики и т. д. – им присваиваются уникальные номера. Транспортные единицы составляют базу, на основе которой осуществляется управление товарными запасами.

Физическая структура склада характеризуется основными данными по складу. Эти данные делятся на следующие группы: