Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

Организация пополнения запасов решает следующие задачи.

• определение сроков подачи заявок для своевременного пополнения запасов и обеспечение их соблюдения;

• организация подготовки и оформления заказов;

• выбор средства отправки заказов (почта, факс, электронная почта) и организация функционирования этого канала;

• определение оптимального уровня товарных запасов;

• определение объема и сроков поставок;

• автоматизированное формирование заявок на поставку товара;

• контроль исполнения заявок.

Для определения номенклатуры и количеств товаров для включения в заявку выполняется:

• анализ ABC и XYZ;

• группировка по категориям спроса и стоимости;

• расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;

• расчет расхода на единицу парка машин;

• присвоение категорий АХ……CZ каждой детали;

• расчет страховых запасов;

• расчет точки заказа;

• расчет максимального запаса;

• расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;

• расчет оптимальной партии для заказа;

• подготовка проектов заказов;

• ручная корректировка проектов заказов;

• печать окончательного заказа;

• обсчет стоимости заказов;

• контроль подтверждения заказов;

• корректировка заказов по подтверждениям;

• контроль прохождения заказов на закупки;

• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

• календарное планирование получения поставок.

Подготовку проектов заказов программируют по различным

алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений.

• быстро оборачивающиеся товары заказывают по методу фиксированных интервалов между заказами;

• средне-оборачивающиеся товары, а также очень дешевые товары заказывают по методу "точки заказа";

• дорогие изделия, а также новые товары для первых партий заказывают путем ручной подготовки расчетов;

• товары, поставляемые из той же местности, заказывают чаще всего по методу фиксированных объемов заказов.

Пример компьютерного заказа Проект заказа готовится компьютером на базе, например, среднемесячного расхода. Проект требует анализа товароведом и ручной корректировки на основании условий, которые не могут быть учтены компьютером – сокращение числа потребителей, снятие товара с производства, замена товара аналогом и т. п.

Расчетный заказ на 2 месяца = Потребность на 2 месяца – Остаток + Среднемесячный расход (для реализации в период ожидания поставки= 1 месяцу)

Количества заказа с минусом означают излишние запасы, которые можно продать по сниженным ценам.

У каждого поставщика существует возможность отгружать товар несколькими типами поставок (в зависимости от заказа).

Основные типы заказов следующие:

• складской заказ – используется при заказе позиций регулярного спроса;

• срочный заказ – используется при заказе «клиентских» позиций;

• гарантийный заказ – используется при заказе гарантийных позиций, отсутствующих на складе;

• сверхсрочный заказ – позиции, по которым необходима быстрая доставка товара (например, авиадоставка), за которую готов платить клиент.

У поставщиков необходимо выяснить возможность того или иного заказа и его принципиальные отличия, например:

• складской заказ может приниматься поставщиком раз в 2 недели, но на него предоставляется дополнительная складская скидка;

• существует список позиций, поставляемых только складскими заказами, и при попадании их в срочный заказ, вся поставка считается складской и отгружается по складским правилам,

• позиции, заказанные гарантийным заказом, должны быть предъявлены в гарантийной ведомости на возмещение, в противном случае на организацию будет наложен штраф,

• и пр.

При формировании заказов в системе поставщика, необходимо правильно учитывать типы заказов, во избежание конфликтных ситуаций как с поставщиком, так и с клиентом.

Формирование срочного (гарантийного) заказа:

• создать в системе заказ поставщику,

• занести в заказ позиции по срочным (клиентским) или гарантийным заявкам,

• разместить заказ у поставщика, указав его тип,

• записать информацию о заказе поставщика (№ и дату) в системе и на срочной заявке.

• еженедельно производить сверку с поставщиком по ожидаемым поставкам для оперативного реагирования на возможные ошибки: ошибочного неразмещения у поставщика срочного заказа, изменения сроков поставки, недоступности к заказу и отгрузке и т. п.

Формирование складского заказа:

• из системы складского заказа получить проект заказа,

• на основании данных системы складского заказ, по каждой позиции в проекте принять решение о необходимости заказа, при этом необходимо учитывать неожиданные колебания спроса, в том числе и сезонность, возможность физического размещения товара на складе, минимальные отгружаемые партии, известные проблемы с поставками того или иного товара и пр.

• добавить в заказ утвержденные позиции по потерянным продажам,

• разместить заказ у поставщика, указав его тип,

• еженедельно производить сверку с поставщиком по ожидаемым поставкам для оперативного реагирования на возможные проблемы: изменение сроков поставки, отсутствие товара на складе, изменение артикула и необходимость перезаказа и т. п.

При дефиците оборотных средств самым важным фактором для управления ими является скорость оборачиваемости товарных запасов. Некоторые менеджеры складов, опасаясь возможной нехватки товаров, систематически создают избыточные запасы в целях подстраховки. Это приводит к излишним расходам и сокращению прибыли. Товарные запасы являются наименее ликвидными краткосрочными активами и это подвергает их опасностям, которым не подвержены другие статьи оборотных средств. Запасы – это замороженные средства, это деньги, которыми нельзя пользоваться. Большинство предприятий избегает больших запасов с низкой оборачиваемостью, так как это связано с риском. Вместо этого предпочтительно иметь больше свободных средств путем ускорения оборачиваемости запасов. Важно увеличить оборачиваемость запасов, чтобы при меньшей площади складов и меньших затратах на содержание запасов получить наибольший объем продажи и, следовательно, прибыли. Разумеется, идеальной была бы продажа “с колес", без всякого хранения. Однако такая торговля многими видами товаров невозможна, поэтому оборачиваемость запасов является важным критерием, который тщательно анализируется фирмами.