Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

В гостинице

• Не раскладывайте постель до того, как вы соберетесь ложиться спать, вернувшись в номер после тяжелого дня. Нет ничего хуже, чем обнаружить, что вся постель смята.

• Войдя в свой номер, первым делом разберитесь, где находится все, что может вам пригодиться: пульт дистанционного управления, регуляторы мощности кондиционера и отопления, утюг, дополнительные подушки и перечень того, что имеется в номере. Вы же не хотите провести весь свой вечер, бегая к администратору и выясняя подобные вопросы.

• Сами занесите багаж в свой номер. Только в очень дорогих отелях багаж прибывает в номер раньше вас.

• Не распаковывайте большие сумки в неподобающем месте. Все необходимое вам для работы должно находиться в отдельном дипломате.

• Будьте вежливы с персоналом гостиницы. Если ваше поведение будет оскорбительным, они наверняка найдут способ отомстить (скорее всего, незаметно для вас).

• Если у вас труднопроизносимая или непривычная фамилия, то, представляясь администратору гостиницы, вручите ему свою визитную карточку. Это сэкономит время, которое вы потратите в противном случае, ожидая, пока администратор наконец закончит копаться в своих записях.

• Купите себе напитки в маленьких легких пластиковых бутылочках.

• Развесьте мятую одежду в ванной комнате и отпарьте ее с помощью горячего душа.

• Возьмите с собой в дорогу будильник: это гораздо надежнее, чем полагаться на то, что администратор гостиницы не забудет разбудить вас вовремя, кроме того, с помощью будильника проще следить за временем во время презентаций.

• Возьмите с собой несколько дорожных наборов для шитья. Положите по одному в каждую сумку.

Советы

• Компьютер должен помогать, а не мешать вам работать.

• Оцените эффективность работы на компьютере, сравнив количество потраченного времени с количеством сэкономленного.

• Используйте компьютер для работы, а не для развлечений. Избегайте футзинга (о том, что это такое, вы узнаете в этой главе).

• Избавьтесь от спама.

• Научитесь быстро ориентироваться в компьютере.

• Не принимайтесь за работу с помощью новых для вас программ и инструментов: сначала убедитесь, что они действительно помогут сэкономить ваше время.

Первое правило работы с информационными технологиями гласит: не преклоняйтесь перед компьютером, он всего лишь инструмент, призванный помочь вам в вашей работе. Ни в коем случае нельзя позволять ему навязывать вам дополнительную работу или распоряжаться вашим временем. Питайте к нему не больше уважения, чем к пылесосу.

Существует две основные проблемы, связанные с организацией времени при работе на компьютере:

1. Яма в песке.

2. Тот факт, что для многих людей компьютер не образует, а заполняет свободное время. Пока он не появился в их жизни, это время уделялось:

мужу (жене),

друзьям,

домашним животным,

жизни.

Этим-то и отличается компьютер от пылесоса. Никто не станет брать с собой в постель пылесос (по крайней мере, я так думаю). Между тем, я знаю людей, которые работают на своем ноутбуке, сидя в постели. Никогда прежде игрушка, инструмент и личная жизнь не объединялись в одном предмете. К сожалению, эта смесь стала причиной того, что компьютер оказался абсолютно бесполезен для эффективной организации времени.

• Вы можете получать из сети всю необходимую информацию, что значительно экономит ваше время.

Но: затем вы можете потерять гораздо больше времени, читая все, что только попадается вам на глаза. Это напоминает то, как мы обычно смотрим медицинскую энциклопедию, когда хотим найти в ней симптомы, от которых мы страдаем. Разве вам когда-нибудь удавалось закрыть ее сразу после того, как вы прочитали то, что вас интересовало? Сколько еще времени вы потом листали энциклопедию, читая про самые разные болезни?

• Вы можете пользоваться электронной почтой. Этот вид связи отнимает меньше времени, чем обыкновенная почта или телефон.

Но: По электронной почте вы можете отправлять и получать огромное количество совершенно ненужных вам писем и сообщений. (Вот советы, которые помогут вам уменьшить количество входящего спама: не размещайте свой электронный адрес на общедоступных вебсайтах; не отправляйте своим знакомым сообщения, рассылающиеся по принципу «передай другому»; постарайтесь как можно меньше пользоваться электронной почтой; установите на свой компьютер специальную программу, автоматически удаляющую спам, поступающий с уже известных вам адресов).

• Вы можете пользоваться электронными ежедневниками, бухгалтерскими и другими полезными программами, которые позволяют экономить время.

Но: Чтобы научиться работать с ними, вам может потребоваться куда больше времени, чем вы потом сэкономите с их помощью. Поэтому, прежде чем вы решите установить новую компьютерную программу, убедитесь, что:

• Она действительно будет экономить ваше время. Количество времени, сэкономленное благодаря этой программе, должно во много раз превосходить количество времени, потраченное на обучение тому, как с ней работать.

• Она действительно облегчит вашу жизнь.

• Через несколько недель не покажется вам излишней.

А вот что должно предостеречь вас от установки программы:

• Это последняя версия данной программы.

• Она кажется вам слишком «крутой».

• В ней слишком много приятных мелочей, которые будут отвлекать вас от работы.

• Она уже стоит у всех работающих с вами в одной комнате сотрудников.

• Они издеваются надо мной потому, что у меня до сих пор не стоит эта программа: «Не могу поверить, что у тебя до сих пор ее нет! Да как же ты можешь так жить?»

• Все говорят, что как только я установлю эту программу, я уже не смогу понять, как же я жил без нее раньше.

Обратите особое внимание на последнюю фразу. Много раз мне приходилось слышать эти слова: «Как только ты ее установишь, ты и понять не сможешь, как же обходилась без нее раньше». На самом деле они означают: эта программа настоящий камень на моей шее, и я хочу, чтобы ты страдала так же, как я.

Поверьте, существуют другие причины для того, чтобы начать пользоваться чем-то, куда более разумные, чем эта загадочная заговорщическая фраза.

Согласно последним исследования, офисные служащие проводят около двадцати процентов своего рабочего времени, «сидя» в чатах и поисковых серверах. Эти и другие бесполезные занятия, которым так легко поддаться, работая на компьютере, получили название «футзинг». Действительно, технологии изобретаются для того, чтобы сделать работу более быстрой и эффективной, тем не менее, многие из них вводят нас в соблазн, искушая очевидно бесполезными, но почему-то притягательными занятиями. Почти треть служащих получает и читает во время рабочего дня последние спортивные новости.