Борис Жалило - Бизнесхаки: Полезные советы для руководителей

Давайте рассмотрим алгоритм действий, необходимых для того, чтобы построить оптимальную систему отбора в Вашей компании.

1. Постановка целей

↓

2. Структуризация компании

↓

3. Разработка процедуры для ввода информации

↓

4. Адаптация системы к существующим подсистемам

↓

5. Разработка механизма отбора

↓

6. Определение ответственных и исполнителей

↓

7. Обучение ответственных и исполнителей

↓

8. Разработка процедуры для обратной связи

↓

9. Разработка механизма корректировки и саморазвития системы

↓

10. Пилот – Тестирование системы

↓

11. Корректировка системы отбора и связанных с ней систем

1. Постановка Целей:

Основная цель любой системы отбора – отсев неподходящих для данной должности (или компании) сотрудников. Кроме этого, важной целью является все-таки выбор лучшего (наиболее подходящего) из всех привлеченных кандидатов, даже если он и не стопроцентно подходит. Кроме этих основных целей перед системой отбора ставятся еще и такие вспомогательные цели:

– исследовательская – в процессе отбора компания может получить бесценную информацию:

• о конкурентах, их планах и действиях…

• о рынке труда, требованиях и процессах отбора в других компаниях, об уровне заработной платы…

• о восприятии компании общественностью, клиентами и конкурентами…

• о реакции потенциальных сотрудников на систему отбора компании и ее систему компенсации…

• приобрести массу оригинальных ценных идей по различным вопросам деятельности компании…

– информационно-рекламная – в процессе отбора компания дает определенную информацию о себе и своей продукции кандидатам, которых может проходить до нескольких тысяч человек в год…

– мотивирующая – когда человек проходит этапы жесткого отбора, он получает моральное удовлетворение от этого и намного больше ценит свою приобретенную работу, которая досталась нелегко…

– направляющая – в процессе отбора компания, так или иначе, дает понять будущему сотруднику, что от него ожидается и каким его хотят видеть…

– развивающая – иногда уровень развития рынка труда в данном регионе или данной профессии катастрофически не соответствует требованиям компании. В этом случае, компания с помощью своей системы отбора, предъявляя жесткие высокие требования и предлагая очень привлекательный компенсационный пакет, заставляет потенциальных кандидатов развиваться и повышать свой уровень, стремясь удовлетворить требования компании.

Все цели, которые Вы поставите перед разрабатываемой системой, должны быть сформулированы письменно и согласованы между собой. Старайтесь также формулировать цели таким образом, чтобы они соответствовали критериям СМАРТ*.

От чего зависят эти цели?

– от миссии-визии и стратегии компании (например, если компания стремится быть № 1, для нее очень важна жесткость и принципиальность в отборе лучших из лучших, а если компания следует стратегии минимальных затрат, скорее всего и требования к кандидатам и требования к самой системе отбора будут гораздо проще);

– от стейкхолдеров (например, руководитель компании может иметь свое видение того, как должен проходить отбор и требовать реализации именно этого видения, руководители некоторых подразделений, которые должны принимать участие в отборе, не желая слишком себя утруждать, могут попытаться максимально упростить систему и т. д.);

– от корпоративной культуры (например, если мы хотим чтобы основной ценностью, принимаемой всеми сотрудниками компании был клиент, то мы должны будем уделить значительное внимание при отборе выбору кандидатов, внутренне и искренне ориентированных на клиента; если мы верим в то, что руководитель должен иметь опыт работы в нашей компании и пройти по всем ступенькам служебной лестницы, мы будем строить жесткую систему внешнего отбора только для стартовых позиций, и более простую и толерантную систему внутреннего отбора для руководящих должностей);

– от стиля руководства и личности руководителя (например, при авторитарном стиле руководства часто руководитель сам принимает решение о приеме или неприеме кандидата на работу, при проповедовании стиля микроменеджмента в компании, система отбора будет перегружена всевозможными процедурами, правилами, алгоритмами, формами и т. п.).

Мы сознательно уделили наибольшее внимание именно целям, поскольку от того, насколько одинаково четко понимают цели все участники процесса разработки, зависит и сам результат и то, какие усилия потребуются для его достижения.

2. Структуризация компании

Система отбора не может быть единой для всех должностей. Некоторые компании выделяют отдельно систему внешнего отбора для стартовых позиций и систему внутреннего отбора для всех остальных. Другие компании отдельно рассматривают рабочие должности, ИТР, руководителей. Вполне логично выделить несколько кластеров должностей сгруппированных по сложности отбора. Вы можете это сделать довольно легко, если, выписав все должности, которые есть в компании, попробуете сгруппировать их по уровню сложности оценки требуемых для этой должности знаний, навыков, умений, способностей, отношений, ценностей и т. п. Если групп окажется, на Ваш взгляд, слишком много, попробуйте их укрупнить.

Не бойтесь ошибиться, Вы еще сможете изменить эти группы.

3. Разработка процедуры для ввода информации

В системе отбора может быть лишь немного констант, не меняющихся от изменения различных организационных факторов, все остальное – переменные, зависимые от множества факторов. В то же время, очень важно определить, к чему привязана переменная, что на нее влияет, с какой периодичностью и в каких случаях необходимо обновлять ее значение, как рассчитывать и, в конце концов, кто это должен делать. Для этого можно создать процедуры или даже компьютерную программу. Желательно иметь процедуру ввода информации для каждой из следующих переменных:

– план персонала (план потребностей в персонале);

– принципы и ограничения (в том числе финансовые и временные), используемые при отборе;

– уровень развития рынка труда/доступных кандидатов;

– требуемые для конкретной должности знания, умения, навыки, способности, отношения, ценности, убеждения, персональные качества и т. п. (job specification = профиль должности) и их приоритетность и критичность;

– возможность или невозможность приобретения перечисленных выше характеристик (если возможно, мы можем по этой характеристике при необходимости «снизить планку» и развить ее с помощь дальнейшего обучения и развития в компании);