Ирина Рыженкова - Профессиональные навыки менеджера. Повышение личной и командной эффективности

Второй закон Йеркса – Додсона описывает влияние силы мотивации на эффективность деятельности при разной трудности выполняемых задач: чем выше уровень сложности задания, тем меньшая сила мотивации оптимальна для данного задания. Графическое изображение этой закономерности представлено на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Влияние уровня мотивации на эффективность деятельности при разной трудности выполняемых задач (второй закон Йеркса – Додсона)

Как это ни парадоксально, но для эффективного решения более сложных задач требуется меньшая мотивация, хотя она должна при этом происходить чаще.

Практический вывод для простых задач:если вы даете вашему сотруднику простое задание, напоминайте ему об этом редко, но достаточно жестко.

Практический вывод для сложных задач:если вы ставите вашему сотруднику сложную задачу, то напоминайте ему об этом каждые пять минут, но спокойно и в мягкой форме.

Процессу постановки и выполнения задач неизбежно сопутствуют факторы неопределенности: задания не всегда выполняются так, как было задумано, меняются условия работы, руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей.

Именно при помощи контроля менеджер может определить, правильны ли его решения, не нуждаются ли они в из-

вестной корректировке. Соответственно, можно определить контролькак процесс обеспечения достижения целей. Эта функция менеджера подразумевает измерение, анализ и корректировку действий по достижению поставленных целей.

Процедура контроля включает три основных этапа: выработку стандартов, сопоставление с ними реальных результатов деятельности и принятие необходимых корректирующих мер (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Этапы контроля

Предварительный контрольосуществляется до фактического начала работы, по сути – это проверка наличия необходимых для решения поставленной задачи ресурсов, а именно:

• контроль человеческих ресурсов;

• контроль материально-технических ресурсов;

• контроль финансовых ресурсов;

• контроль информационных ресурсов;

• контроль временных ресурсов.

Текущий (промежуточный) контрольосуществляется непосредственно в ходе проведения работ по достижению поставленной цели. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений позволят исключить отклонения от намеченных планов.

Заключительный контрольпредставляет собой сравнение фактически полученных результатов с ожидаемыми, именно заключительный контроль показывает, достигнута ли поставленная цель.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он важен для менеджера по двум причинам.

Во-первых, обучение: заключительный контроль дает информацию, необходимую для постановки задач, если аналогичные задачи предполагается ставить в будущем.

Во-вторых, мотивация: подчиненные получают обратную связь о результатах своей работы, а это чрезвычайно важно для повышения мотивации. При этом одинаково важны как позитивная обратная связь (что было сделано хорошо), так и отрицательная обратная связь (что было сделано плохо).

По мнению известного специалиста в сфере контроля Уильяма Ньюмена, измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

«Контроль исполнения задачи, на мой взгляд, – это 50 % успеха. Я сторонник финального контроля, когда при получении результатов приходится делать небольшие корректировки, однако на практике выходит, что контроль должен быть постоянный, ежедневный – из-за слабого профессионального уровня сотрудников. Это очень отвлекает, люди начинают воспринимать тебя как «волшебную палочку», поступает очень много вопросов. Пытаюсь с этим бороться написанием процедур и более жестким общением с некоторыми особо непонятливыми сотрудниками».

Известно, что контроль уже сам по себе оказывает сильное и непосредственное воздействие на поведение людей. Менеджеры часто делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать влияние на действия сотрудников и заставить их направить усилия на достижение целей организации.

Так, никто не делает секрета из регулярных проверок качества изделий на заводах. Или, например, сотрудники финансовых компаний, которые обладают правом выдавать кредиты или подписывать чеки, твердо знают, что вся финансовая отчетность будет тщательно проверена независимыми аудиторами.

Сделать процесс контроля наглядным и очевидным нужно не для того, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а для того, чтобы предотвратить их. Менеджеры надеются, что сотрудники, зная о том, что контроль существует и действует эффективно, будут сознательно стараться избегать ошибок, сомнительных сделок и т. д. В свою очередь, это приводит к тому, что благодаря контролю шансы максимально сблизить реальные результаты с намеченными возрастают.

Объем контроля со стороны менеджера во многом зависит от важности решаемой задачи, от степени риска, с которым связано выполнение или невыполнение поставленной задачи.

Мы можем выделить два варианта контроля – максимальный и минимальный – в зависимости от риска, связанного с процессом решения поставленной задачи (табл. 2.3).

Таблица 2.3. Зависимость объема контроля от риска

Максимальный контрольнеобходим, когда цена вопроса слишком высока. Здесь целесообразно использовать вариант по типу «Получи добро».

Подчиненный, прежде чем предпринять реальный шаг, направленный на выполнение поставленной задачи, докладывает менеджеру о своих намерениях. В этом случае менеджер может вовремя внести необходимые коррективы.

Например, специалист по рекламе согласует с коммерческим директором свое решение о выборе рекламного агентства по результатам тендера.