Юлия Коротких - Организация работы отдела снабжения. Учебно-методическое пособие

заключение договора с поставщиком;

процесс улучшения работы с поставщиками;

отслеживание изменений цен у поставщиков;

оперативное планирование закупок;

оперативное управление поставками;

анализ рынка конкурентов;

ценообразование;

работа с неликвидными ТМЦ:

отслеживание неликвидных ТМЦ;

подготовка отчетов по неликвидным ТМЦ;

подготовка мероприятий по реализации неликвидных ТМЦ;

поиск заказной продукции, не входящей в действующую номенклатуру ТМЦ, поиск сырья аналога-заменителя:

поиск производителей или поставщиков по заказной продукции/аналога по сырью;

анализ уровня цен по рынку и условий поставок у поставщиков;

согласование условий поставки с выбранным поставщиком;

расчет сумм платежей:

расчет расходов по кредиторской задолженности;

расчет расходов по предварительным оплатам согласно договоренности, с поставщиком;

документооборот:

работа с товарно-транспортными накладными (ТТН), унифицированной формой товарной накладной (Торг-12), счетами-фактурами, счетами на оплату, паспортами, договорами и спецификациями от поставщиков;

работа с актами сверки с поставщиками.

Сотрудники отдела снабжения являются исполнителями в следующих бизнес-процессах (таблица 3.1).

Таблица 3.1

Бизнес-процессы отдела снабжения, отчетность и ответственные лица

Отдел снабжения ведет первичную документацию по исполняемым бизнес-процессам и процедурам согласно их регламентам и нормативным документам внутрифирменного учета.

Правила предоставления отчетности менеджерами отдела снабжения:

все отчеты представляются менеджерами в распечатанном и в электронном виде;

ежедневные отчеты представляются не позднее 09:00 каждого следующего рабочего дня;

еженедельные отчеты – не позднее 14:00 каждой пятницы;

ежемесячные отчеты:

– не позднее 3 числа, если данное число выпадает на праздничные или выходные дни, то не позднее 5 числа;

– не позднее 29 числа, если данной число выпадает на выходные дни, то отчет необходимо предоставить до указанной даты;

– документы по ценообразованию необходимо представлять до 1 числа ежемесячно с определением цен на следующий месяц.

Правила предоставления отчетности руководителем отдела снабжения:

все отчеты представляет в распечатанном виде (по запросу вышестоящего руководства – в электронном виде);

договорная работа – не более 24 часов с момента представления полного комплекта документов менеджером отдела;

ежедневные отчеты по оплатам – не позднее 10:00 каждого следующего рабочего дня;

еженедельные отчеты – не позднее 16:00 каждой пятницы;

ежемесячные отчеты – не позднее 5 числа, если данное число выпадает на праздничные или выходные дни, то не позднее 7 числа;

ежегодный отчет – дата предоставления отчета регламентируется коммерческим директором и/или Генеральным директором. О дате предоставления ежегодных отчетов вышестоящее руководство извещает руководителя отдела снабжения не менее чем за 30 календарных дней до момента определенной даты.

Все отчеты и расчеты должны храниться в электронном и распечатанном виде не менее трех лет.

Рассмотрим каждый бизнес-процесс индивидуально.

.1.

Правила работы с документами поставщика

Как показывает практика, менеджеры всех отделов не всегда понимают важность правильной работы с документами. Данный раздел помогает разобраться со всеми нюансами работы с первичной документацией в области снабжения, которая не приведет к появлению убытков компании, а защитит с юридической точки зрения всю компанию на начальном этапе.

Правила работы с документами поставщика:

1)

Оприходование заранее документов от поставщика допускается только при наличии сканированной версии с подписью и печатью. Сканированный документ должен быть оформлен с учетом правил п.2 данного раздела.

2)

При получении документов от поставщиков на приход ТМЦ менеджер обязан проверить комплектность поставленных документов, правильность их оформления и достоверность информации:

все графы должны быть заполнены: Продавец, Покупатель, Грузополучатель;

везде должны стоять полные реквизиты;

название компании должно быть правильно написано поставщиком, с правильными реквизитами;

полученное количество и номенклатура должны соответствовать заказу;

должны стоять все подписи и печать поставщика;

к поставленной продукции должен прилагаться полный пакет документов:

– ТТН, ТОРГ-12, Счет фактура (или единый отгрузочный документ-ЕОД);

– паспорт качества и/или сертификат на поставленную партию ТМЦ;

– спецификация;

– для импортных продуктов: упаковочный лист, международная товарно-транспортная накладная (CMR), счет-фактура поставщика с синей печатью (минимум 2 экземпляра), ГТД (грузовая таможенная декларация), таможенная декларация, сертификат независимой экспертизы, сертификат о фумигации и гигиенический сертификат и иные документы, которые утверждены для каждого ввозимого продукта в том числе согласно требованиям страны экспортера).

3)

Если при получении ТМЦ оригиналы документов отсутствуют, то менеджер обязан их сразу запросить у поставщика в сканированном виде по электронной почте. Сканированный документ должен быть оформлен с учетом правил п.2 данного раздела. Оригиналы должны быть получены компанией в срок до 14 календарных дней. Менеджер обязан напоминать поставщику об отправке документов в адрес компании на протяжении вышеуказанного срока.

4)

При занесении приходных накладных в базу 1С менеджер обязан строго проверить:

название выбранного поставщика не только по наименованию, но и по ИНН. Если название не соответствует ранее заведённой заявке, то менеджер меняет название уже в приходной накладной, которая привязана к данной заявке по иерархии;

при занесении номенклатуры, обязательно проверять по артикулу поставщика новые позиции (см. подраздел 3.3) перед заведением их в базе 1С во избежание «задвоения» номенклатуры;

грузовая таможенная декларация (ГТД);

Сумму ИТОГО и НДС – сумма ИТОГО должна строго соответствовать сумме итого поставщика и сходиться до 1 копейки, в сумме НДС расхождение в 1 копейку допустимо.