Сергей Бердышев - Организация выставочной деятельности

Все возможные способы извлечения выгоды, включая и факторы минимизации затрат на само выставочное мероприятие, должны оговариваться в концепции выставки (она же концепция выставочного проекта). Концепция представляет собой организационный документ, в котором фиксируются важнейшие целевые установки, принципы и правила, регулирующие деятельность инициаторов, участников и гостей события. В частности, именно здесь оговаривается факт спонсорской поддержки, что позволяет на основании концепции определить положение о спонсорстве и составить договор спонсорства. Основные позиции данного документа приведены ниже.

[Наименование выставочного проекта] (в дальнейшем – Выставка) проводится [наименование компании-организатора] при поддержке [наименование властной структуры, оказывающей административную поддержку [20]]

1. Условия проведения

1.1. Сроки проведения Выставки: с […] по […] г.

1.2. Место проведения: […]

1.3. Организатор Выставки: [наименование компании/компаний, контактная информация] (в дальнейшем – Оргкомитет)

1.4. Также в подготовке и проведении Выставки принимают участие: […]

На конкурсной основе организационно-техническое обеспечение Выставки поручено […]. Обеспечение мероприятий по информационному сопровождению Выставки возлагается на […].

2. Цели устроения и проведения Выставки Цели проведения Выставки:

2.1. Поддержка развития производственной сферы.

2.2. Пропаганда достижений российской промышленности, науки и техники.

2.3. Демонстрация результатов государственной поддержки развития [наименование отрасли].

2.4. Демонстрация образцов продукции фирм-участниц.

2.5. Развитие взаимовыгодных деловых контактов, привлечение внимания потенциальных инвесторов и заказчиков к конкурентоспособным компаниям.

2.6. Активизация предпринимательской деятельности, коммерциализация технологий.

2.7. [Иные социально значимые цели].

3. Содержание выставочного проекта

3.1. Выставочная экспозиция формируется из [национальных, международных, международных с преобладанием национальных] экспозиций.

3.1.1. […] российская экспозиция

[…] экспозиция включает тематические и отраслевые российские экспозиции, региональные и/или местные экспозиции, экспозиции организаций и предприятий разных сфер народного хозяйства Российской Федерации.

3.2 Деловая программа

3.2.1. Тематика мероприятий деловой части Выставки: […]. Раскрытие данной тематики предполагает повышение эффективности использования финансовых вложений и научно-технических инноваций и четкой ориентации предприятий на производство конкурентоспособного продукта.

3.2.2. Программные мероприятия объединены задачей привлечения инвестиций в означенную сферу, технологического перевооружения производства, развития рынка продукции данной отрасли, улучшению защиты объектов интеллектуальной собственности в означенной сфере бизнеса, объединения интересов представителей промышленного и финансового бизнеса.

3.3. Специализированные проекты

3.3.1. Ярмарка

Ярмарка проводится для обеспечения возможности обсуждения и заключения контрактных соглашений между экспонентами и посетителями с последующей реализацией части экспонатов непосредственно на Выставке. В целях успешности проведения ярмарочных торгов в рамках Выставки Оргкомитетом составлен и растиражирован «Сборник бизнес-предложений участников Выставки».

3.3.2. Конкурсная программа

В рамках Выставки проводятся конкурсы «Товар года», «Бренд года», «Лучшие инновации Выставки». Положение о Конкурсе утверждается Оргкомитетом Выставки. Основными критериями оценки служат: […]. Для награждения победителей Оргкомитетом учреждаются [Гран-при, медали трех номинаций (золотые, серебряные, бронзовые), дипломы, грамоты]. Определение победителей Конкурса осуществляется на основании решения [экспертного совета, авторитетного жюри]. Состав и регламент работы [экспертного совета, авторитетного жюри] утверждается Оргкомитетом.

4. Информационная поддержка

4.1. Системную информационную поддержку Выставке по освещению в СМИ мероприятий по подготовке Выставки и ее работ оказывает информационный партнер Выставки Наименование информационного партнера] на условиях, согласованных с оргкомитетом.

4.2. Для обеспечения информационной поддержки подготовки и проведения мероприятий Выставки в рамках проекта проводятся пресс-конференции. Бюро информации Оргкомитета реализует программу публикаций, интервью в средствах массовой информации в России, осуществляет целенаправленную рассылку информационных материалов о Выставке в [администрации регионов, ассоциации предпринимателей, торгово-промышленные палаты].

5. Спонсорская поддержка

В целях обеспечения более качественной подготовки Выставки, включая PR-мероприятия, организуется привлечение спонсоров. Положение о спонсорской поддержке Выставки утверждается Оргкомитетом.

Верным средством минимизации затрат и гарантией привлечения большего числа клиентов, чем было бы возможно, является групповая организация выставки, когда фирма-организатор находит себе помощников среди партнеров, живо заинтересованных в демонстрации своей продукции, если таковая удачно дополняет ключевые экспозиции на тему выставки. Так как провинциальная фирма-организатор скорее всего запланирует маленькую выставку с низкими расценками, то участники непременно найдутся (обычно рабочее место на маленькой выставке стоит столько, сколько квадратный метр арендуемой площади на большой престижной). Вот почему фирме-организатору важно уметь привлечь внимание всех заинтересованных лиц к запланированному событию, удержать всех привлеченных и юридически грамотно оформить документы о партнерстве.

На начальном этапе, когда еще только ведутся переговоры о сотрудничестве, от организатора требуется составить оферту – предложение участвовать в выставке в качестве соэкспонентов. Типовой текст данного документа приводится ниже.

[Наименование организации], в дальнейшем именуемый (ая) «Оргкомитет», предлагает заинтересованным организациям в качестве экспонентов провести рекламную презентацию результатов своей деятельности – [продукции, работ, услуг] в рамках выставочно-ярмарочного проекта [наименование события], который состоится [дата].

1. Предмет оферты

1.1. Оргкомитет оказывает услуги по проведению демонстрации экспозиций и презентации [продукции, работ, услуг], а Заказчик оплачивает эти услуги и проводит своими силами демонстрацию и презентацию в соответствии с условиями настоящей оферты.