Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Но говоря о Системе, чаще всего подразумевают сложное устройство, организацию, совокупность взаимосвязанных элементов, действующих как единое целое для достижения поставленных целей. Автомобиль – это больше, чем сумма деталей, и согласно формуле Остапа Бендера, не роскошь, а средство передвижения.

В основу Системного подхода положено то соображение, что составная часть системы влияет на другие части и всю систему в целом. Поэтому при рассмотрении отдельной части необходимо учитывать ее взаимосвязи со всей системой, а также с окружающей средой, надсистемой.

• Целостность – система выступает как единое целое в определенных границах пространства и времени.

• Обособленность – система обособлена, отделена своими границами (корпусом, стенами и пр.) от внешней среды.

• Синергичность – принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов (неаддитивность). Возможности системы превосходят сумму возможностей составляющих ее элементов.

• Иерархичность – деление на подсистемы и элементы, где каждый компонент системы Б может рассматриваться как система В ; при этом сама система Б будет элементом некоторой надсистемы А (суперсистемы).

Внутренность иерархичной Системы обычно неоднородна, отдельные её составляющие части называются Подсистемами. Подсистема может также делиться на более мелкие части, или подсистемы уровней 1, 2, 3 и т. д. Самые мелкие, неделимые составляющие, принято называть элементами.

Для правильного функционирования системы недостаточно иметь полный набор ее подсистем и элементов – состав. В любом механизме мало наличия полного набора деталей, эти детали должны иметь между собой определенные связи, или отношения. Совокупность этих междуэлементных отношений, необходимых для функционирования, называется Структурой системы. Часто границы между подсистемами условны, относительны. Корабельный штурвал мы можем отнести к подсистеме движения корабля или к подсистеме его управления.

Структура отображает систему как фотография, она является статической, независимой от времени. В отличие от неё, динамическая модель служат для описания изменения процессов и моделей именно во времени. Различают два типа динамики системы: ее функционирование и развитие. Под функционированием подразумевают процессы, которые реализует заданную цель. Например, часы предназначены для показа времени, транспорт – для перевозки, школа – для обучения. Развитие характеризует систему при изменении ее целей.

Под деятельностью понимается целесообразная работа, занятия личности. Нашу собственную деятельность, если она, конечно, организована, можно представить, как систему, состоящую из взаимосвязанных элементов). В структуре деятельности можно выделить следующие уровни:

• В целом наша Деятельность представляется как некоторая Система высшего, нулевого уровня.

• Подсистемы – Направления деятельности , имеющие постоянные цели. Например, для меня, когда я перешёл на свободную занятость, этими направлениями стали 1) Работа, 2)Литература, 3)Дом, 4)Культура, 5)Спорт . В дальнейшем, для удобства планирования, я объединил направления 3) и 4) .

• Второй уровень – Задачи , – дела, требующие выполнения в ближайшее время. Несколько взаимосвязанных одной целью задач могут объединяться в проект. Простую задачу будем считать элементом системы деятельности.

• В системе деятельности, как и в любой системе, деление на части весьма условно. Длительный проект может рассматриваться как постоянное направление деятельности. Даже несложную задачу можно разбить на еще более простые задания. И так вплоть до чистки зубов по утрам. Однако в разумных пределах структурирование помогает упорядочить деятельность, выявить

• Часто интуиция подсказывает нам выбор варианта решения, который противоречит ранее задуманному, ломает наше расписание. Кто-то предпочтёт не отступаться от плана, он сказал – как отрезал, кремень-человек. Другой, откладывая вечернюю работу по месячному отчету, идёт в театр. У него готово оправдание: старший субъект системы деятельности (он сам) отдыхает, чтобы завтра со свежими силами наработать такое!

Планирование – это когда есть время подумать, взвесить свои возможности на определенный период времени, а уж потом действовать, не боясь корректировать свои планы.

Зная устройство и взаимосвязи в своей системе деятельности, мы можем более свободно ею управлять.

Вернемся к началу этого раздела, уточнив его. Система Планирования и Контроля личной деятельности (СПК) – такая штука, которую мы:

1) выделили из её окружения, собственно деятельности, личной жизни, организации, семьи, друзей и пр.;

2) разделили на части: области, направления занятий, задачи;

3) связали части между собой в единую структуру посредством планирования всего личного времени, а не только того, которое мы отпускаем на решение основных задач;

4) приспособили для выполнения наших целей.

Как всякой приличной системе, СПК должны быть свойственны:

• Целостность – Система Планирования и Контроля представляет собой единое целое, представляющее собой совокупность как текущих, так и долгосрочных планов личности.

• Обособленность . СПК отделена от остальной деятельности, в том смысле, что это только наши планы на бумаге или в компьютере

• Синергичность – несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов. Возможности системы превосходят сумму возможностей составляющих ее элементов. Например, значение эффективности нашей деятельности грубо можно определить, как объем решенных задач за данное время. Это значение во многом зависит от правильных взаимосвязей в системе деятельности, рассмотренных в разделе 1.3 , а именно: постановки целей, определения приоритетов, хронометража и пр.

• Иерархичность – деление на подсистемы и элементы, где каждый компонент системы может рассматриваться как система.

Поскольку СПК – искусственная система, эти замечательные свойства проявляются в ней не автоматически, а зависят от её хозяина, создателя.

Если наш план включает только перечень подлежащих решению задач, – это статическая модель – мечты, занесенные на бумагу. Когда перечень будет дополнен алгоритмом (последовательностью действий, их взаимной обусловленностью) – это уже некоторые динамические элементы. Наконец, настоящей динамической моделью план станет, когда в него будут вноситься необходимые отметки и корректировки в процессе выполнения. Т. е. мы перейдем к динамике системы – Операционному Менеджменту.