Ольга Шевелева - Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет

Помните, что не принято дарить открытку без конверта.

Выбирая, к примеру, новогоднюю открытку для коллег или деловых партнеров, необходимо исключить изображения Деда Мороза, Снегурочки, животных и птиц. Откажитесь также от изображений бокалов и бутылок с шампанским, православных образов, лубочных штампов, сказочных персонажей. Наиболее элегантно смотрятся открытки с изображением красивого пейзажа.

Важна оригинальность открытки – в этом случае ваше поздравление действительно запомнят (например, необычная бумага, элементы ручной работы, ароматизированная открытка, шоколадная открытка, металлическая или деревянная открытка, открытка-спираль или открытка-трансформер).

Любое поздравление состоит из приветствия, поздравления и пожелания. Обращаться к российским партнерам принято по имени и отчеству или по имени, например, «Уважаемый Иван Иванович/Иван!» Если открытка адресована всему коллективу, то используют обращения «Уважаемые сотрудники компании N!», «Уважаемые господа!» (а не «дамы и господа» как в английском языке), «Уважаемые (дорогие) коллеги!». При обращении к иностранному партнеру используют клише «Уважаемый господин N!» или «Дорогой Джон!» в зависимости от близости отношений между партнерами.

Если речь идет о новогодних поздравлениях, традиционно Рождество и Новый год объединяются в один праздник, поэтому в поздравлении принято упоминать оба эти события. Католиков и протестантов сначала поздравляют с Рождеством, а затем с Новым годом, православных (с учетом специфики православного календаря) – наоборот. Если вы направляете поздравление в мультинациональную компанию или вам известно, что адресаты придерживаются другой веры или атеисты, поздравления с Рождеством будут неуместны, поэтому следует ограничиться поздравлением со светским праздником – Новым годом. Также следует поступить в неясной ситуации. Текст открытки должен включать только одно упоминание слова «поздравляю» («поздравляем»).

Кроме универсальных пожеланий (исполнения желаний, здоровья и благополучия, счастья, удачи) коллегам принято желать новых свершений на благо компании, профессионального развития, партнерам – успешного и стабильного бизнеса, профессиональных достижений.

Подписываются открытки от имени конкретного лица. Под коллективным поздравлением следует подписываться «Коллектив компании N».

Желательно выбрать открытку без напечатанного текста, а написать индивидуальное поздравление. На открытках с типографским текстом к имеющимся пожеланиям следует добавить несколько рукописных строк – как минимум приветствие и заключительную фразу или приписку «С наилучшими пожеланиями» или «Искренне Ваш». Подпись также всегда ставится от руки.

Для иностранных партнеров поздравления пишутся на языке страны, в которую отправляется открытка (что предпочтительнее) или на английском языке. Важно обратить внимание на качество перевода с учетом национальных особенностей и оборотов речи.

Поздравительные открытки отправляются заранее, чтобы ваше поздравление пришло к адресату вовремя. С развитием технологий использование электронных средств связи для поздравлений стало нормой, но почтовые отправления – по-прежнему знак особого внимания и уважения.

Независимо от специфики вашей работы одежда должна соответствовать общепринятому стилю компании и ожиданиям людей, с которыми вы взаимодействуете. Окружающие воспринимают нас такими, какими видят, а видят они то, что мы им показываем. В восьми случаях из десяти человек воспринимает другого человека по впечатлению о внешнем виде. Поэтому имеет смысл помнить поговорку: «Встречают по одежке, провожают по уму» (но обратите внимание, что и выбор одежды определяется умом).

Удачный имидж подчеркнет максимум того, что есть в вас положительного, придаст вам больше уверенности в себе, в своих силах. Важно испытывать эти чувства каждый день. Нельзя пренебрегать такими возможностями, поэтому рекомендуется ежедневно одеваться так, чтобы всегда выглядеть безупречно независимо от ситуации. И если вы придерживаетесь одного стиля в одежде, это производит впечатление стабильности. А постоянство внушает доверие.

Но удачный имидж заключается не только в том, что люди заметят ваш отличный костюм или элегантный галстук. Суть в том, что окружающие прежде всего заметят вас и при этом едва ли потом вспомнят, как конкретно вы были одеты. У них останется в памяти лишь впечатление, что вы выглядели очень привлекательно. Известный кутюрье Джорджио Армани сказал: «Элегантность – это не когда тебя заметили, а когда тебя запомнили».

Ваш имидж (image в переводе с англ. – образ, изображение) складывается из нескольких параметров. Именно на них обращает внимание незнакомый человек, впервые вас увидев:

• Одежда, прическа, аксессуары показывают, что вы хотите сказать о себе. Выбор, который вы делаете, создавая свой собственный стиль, формирует определенное мнение о вас. Ваш внешний вид говорит окружающим о ваших материальных возможностях, эстетическом вкусе, о ваших личностных качествах – неряшливости или аккуратности, экстравагантности или скромности и пр., но главное – свидетельствует о вашем отношении к социальным нормам и условностям, т. е. уважении к окружающим людям. Подбирая для себя одежду, прическу и аксессуары, важно думать не о моде, а о стиле. Стиль – это прежде всего гармония между личностью и окружающим миром, некий баланс самоощущения и ощущения себя во внешней среде. Или он есть, или его нет, и неважно – мужчина вы или женщина.

• Лицо – его выражение (открытость, улыбка) и состояние кожи (признак здоровья человека или его отсутствия).

• Позы и жесты, движения головы, походка, осанка – спокойные, естественные, плавные или наоборот.

• Голос – хорошая дикция, приятная интонация, сила или отрицательные характеристики.

• Стиль беседы – конструктивный, демонстрирующий знание риторических приемов, умение задавать вопросы и отвечать на них, активное слушание или неумение слушать и поддерживать беседу.

• Общее настроение, идущее от человека, и его эмоциональное состояние – доброжелательность и оптимизм или раздражение и агрессивность.

Если мы хотим, чтобы наша внешность работала на нас, следует подумать о ней и отнестись к этому серьезно. Американские имиджмейкеры не устают повторять: «Хотите произвести впечатление – одевайтесь!» Когда человек не одет, он не производит хорошего впечатления на окружающих, его не уважают, он не уверен в себе и его самооценка падает, наконец, он теряет деньги – свои и компании, которую он представляет. В первую очередь внешний вид должен внушать доверие партнерам. Согласитесь, если сотрудник компании, представляющий противоположную сторону на переговорах, одет в старомодный и изношенный костюм, плохо подстрижен и неухожен, велика вероятность того, что партнеры могут сделать вывод не только о том, что перед ними человек, у которого материальные проблемы и подавленное настроение, о чем свидетельствует его внешний вид. Они могут задуматься – стоит ли вообще вступать в переговоры с этой компанией, если ее представители производят подобное впечатление. Сам факт, что партнеры могут прийти к подобным размышлениям, – очень плохой знак. Такое досадное несоответствие внешнего вида и ситуации при прочих равных условиях может стоить выгодного контракта.