Ольга Шевелева - Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет

Мировая деловая практика показывает, что в большинстве случаев традиционные бумажные карточки не сдают позиций. Карточка должна не только содержать те сведения, которые человек хотел бы о себе оставить, но и содействовать сохранению у партнера того имиджа, к созданию которого человек стремится.

Существует несколько видов визитных карточек, но в деловом общении чаще всего встречаются:

• Корпоративная визитная карточка – без именного блока

• Представительская визитная карточка – без адресного блока

• Персональная деловая визитная карточка – с именным и персональным адресным блоком

На корпоративных визитных карточках нет имени и должности сотрудника, но содержится информация о названии компании, сфере деятельности, контактная информация, возможно, дополнительная информация, к примеру, перечень предоставляемых услуг. Корпоративными визитными карточками в основном пользуются в рекламных целях. Дизайн корпоративной визитной карточки отражает фирменный стиль компании.

На представительской визитной карточке кроме названия компании будет именной блок с указанием имени и должности сотрудника, но не будет контактной информации. Дизайн представительской визитной карточки также отражает фирменный стиль компании. Будьте внимательны: если при встрече вам подают корпоративную или представительскую карточку, значит, вручивший ее не настроен на более тесный контакт. Тот, кто заинтересован в сотрудничестве и хочет наладить хорошие отношения с партнерами и клиентами, вручает им персональную деловую визитную карточку.

Рекомендуется иметь одностороннюю визитную карточку, т. к. она позволяет в случае необходимости сделать необходимые надписи на оборотной стороне. Это может быть текст для адресата или ваши пометки для памяти. Если вы контактируете с иностранцами, следует заказать второй комплект визитных карточек на языке страны партнеров или на английском языке. Современная практика показывает, что очень часто встречаются двусторонние визитные карточки и многие считают этот вариант удобным, но он неверен. Важно, чтобы текст карточки подготовил профессиональный переводчик, поскольку название должностей, отделов и подразделений часто не имеет в иностранных языках прямых аналогов и чтобы иноязычная транскрипция имени была верна.

На персональной деловой визитной карточке печатаются:

• Имя, (отчество), фамилия сотрудника. Именно такой порядок слов считается правильным.

• Должность (с указанием сферы деятельности, к примеру, не просто «менеджер», а «менеджер по продажам»).

• Название компании без сокращений до аббревиатур.

• Почтовый адрес и контактные реквизиты (сайт, адрес электронной почты, телефон – с указанием кода города, а в иноязычном варианте – и кода страны, при необходимости факс). Если поле визитной карточки перегружено текстом, допускается не делать, к примеру, ссылку «e-mail», поскольку это понятно по типу написания адреса.

Последовательность этой информации, ее расположение на поле карточки, цвет, рисунок, размер шрифта и карточки могут быть различными и на сегодняшний день существует разнообразие вариантов. Но важно, чтобы персональные деловые визитные карточки были выдержаны в фирменном стиле и создавали достойный профессиональный образ представителей компании.

Наиболее распространенные стандартные размеры визитной карточки – 50×90, 53,98×85,6 или 55×85 мм. Но могут быть и другие размеры, в т. ч. с учетом национальной специфики.

Традиционное расположение текста – по горизонтали. Желательно, чтобы на поле персональной деловой визитной карточки было не более восьми строк текста. Не перегруженные текстом визитные карточки всегда выглядят более респектабельно.

Рисунок шрифта (гарнитура) – не более двух видов: таймс, академия или аналогичные им. Сложные шрифты применять не рекомендуется. Текст должен легко читаться. Использование более двух видов шрифтов загромождает и без того небольшую площадь визитной карточки и затрудняет восприятие текста. Также не рекомендуется применять курсивное или полужирное начертание.

Размер шрифта (кегль) – не меньше шестого, чтобы при чтении текста карточки не пришлось брать в руки лупу.

Если владелец персональной деловой визитной карточки имеет ученую степень или ученое звание, это может быть указано на карточке как дополнительная информация, подтверждающая профессиональный статус.

Вопрос, печатать ли на визитной карточке фотографию владельца, остается открытым. Все зависит от традиций и (или) вкуса владельца. В большинстве стран это не принято, но в то же время в ряде стран это норма. Сторонники этого варианта, считают, что так легче запомнить нового знакомого.

Не следует использовать в карточке разнообразные цветовые сочетания. Цветным может быть только логотип компании. А текст лучше печатать одним, максимум двумя цветами. Классика – это черным по белому. Возможно использование темно-синего, коричневого, бордового, темно-зеленого, иногда красного цвета. Не рекомендуется использование золотых или серебряных надписей на белом или, что еще хуже, цветном фоне или белого текста на черном фоне и т. п. Для визитных карточек лучше выбирать светлые тона, поскольку на них хорошо будет виден шрифт. Считается, что чем выше статус человека, тем светлее фон карточки. Помните, что чем выдержаннее и скромнее визитная карточка, тем значительнее она выглядит.

Обратите внимание, что изображение государственного герба или, к примеру, герба Москвы, принято наносить на визитные карточки государственных служащих.

Никогда не экономьте на бумаге. В классическом варианте визитные карточки должны быть напечатаны на качественной бумаге плотностью не менее 250–300 г/кв. м, но не следует печатать карточку на плотном картоне. Приветствуется фактурная бумага, чтобы карточку было приятно держать в руках, но важен баланс смысловой и стилистической составляющей. Не рекомендуется использовать бумагу с глянцевой поверхностью, на которой трудно делать записи любыми видами ручек. По этой же причине не рекомендуется ламинировать визитные карточки (хотя встречаются варианты покрытия, на котором возможно делать записи) и использовать пластиковые или металлические визитные карточки.

Не принято ароматизировать деловые визитные карточки.

Если изменился только ваш номер телефона, вы можете зачеркнуть тот, что напечатан на визитной карточке и написать другой. А исправлять в визитной карточке наименование должности или адрес – моветон. В таких случаях заказывают новые визитные карточки.