Ли Кокерелл - Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие

Закончив составлять список на 18 мая, я распределил все дела в порядке их приоритетности. Теперь я был готов начать действовать. У МЕНЯ ПОЯВИЛСЯ ПЛАН!

Моя первая встреча была запланирована на 8:00. Я должен был поговорить с Эрином и Карлом. Просмотрев записи в секции «Дневник», я освежил в памяти те вопросы, которые хотел обсудить с ними. В этом разделе очень удобно составлять планы собраний. Эрин и Карл ушли в 9:00. Поскольку моя следующая встреча была запланирована на 10:00, у меня оказался час свободного времени и я мог заняться всем, чем хотел.

Одно из главных преимуществ планирования состоит в том, что у вас появляется свободное время.Придерживаясь распорядка, вы сразу же начинаете экономить целые часы. Первое, чем я хотел заняться, как только освобожусь, – заказать билеты на отпуск в сентябре. Этот пункт был обозначен *1 ( НЕОТЛОЖНОЕДЕЛО 1). Следовательно, я считал данное задание по тем или иным причинам самым главным на тот день. Может быть, 18 мая заканчивала действовать скидка на билеты. После того как я все сделал, я внес заметку о путешествии в раздел «Долгосрочные планы», записав номер рейса, время отправления и прибытия. Таким образом, я был готов в любой момент ответить моим коллегам и членам моей семьи, когда меня не будет в офисе, когда точно я уезжаю и возвращаюсь обратно. Эта запись останется в моих «Долгосрочных планах», где бы я ни находился.

Потом я продолжил работу над пунктами *2, *3, *4 и, наконец, над *5. Со всеми ними я легко справился за 30 минут. Прежде чем перейти к пункту А1, я позволил себе заглянуть в ванную и выпить стакан воды, хотя эти вещи не значились в моем списке.

Это была шутка! Но, если вы действительно очень неорганизованны, вам придется записывать в свой план даже такие дела, пока вы не выработаете в себе дисциплинированность.

Часы показывали уже 9:30, и мне нужно было отправляться в тематический парк Disney’s Animal Kingdom для того, чтобы встретиться с Бет Стивенс. Я закончил все свои дела и направился к машине. По дороге я вынул сотовый телефон и ответил на те звонки, которые значились в моем списке.

Когда я добрался до Animal Kingdom, я поговорил по телефону со всеми, кроме нашего эксперта по садоводству. Я перезвонил ей в конце этого дня. Она хотела поделиться со мной новыми идеями об озеленении офиса. Мы договорились встретиться в Селебрейшне [1] Селебрейшн – область в округе Оцеола в штате Флорида. , когда я буду во Флориде на следующей неделе. Теперь я мог вычеркнуть этот звонок из списка и внести запись о времени встречи на подходящий день.

Прогулка с Бет Стивенс заняла один час, а потом я поехал обратно в офис. Было 11:30. Теперь мне предстояло встретиться с моим боссом, Элом Вайсом, в 12:00. У меня оставалось 30 минут свободного времени. По дороге обратно я съел бутерброд с арахисовым маслом. Когда мне предстоит напряженный день, я всегда беру с собой из дома такой бутерброд. Так сэкономив 30 минут на обеде, мне удалось прибыть вовремя на следующую встречу. Но я предпочитаю ходить в кафетерий, не только потому, что люблю хорошую еду, но и потому, что так я с толком использую свое время. Перекусывая в кафе, я оцениваю качество приготовляемых блюд, уровень обслуживания и чистоту помещения, а также беседую с коллегами по Disney.

Удивительно, как много дел можно втиснуть в один день, если разумно распределять время. Поскольку у меня еще оставалось 30 минут, я решил перейти к пункту «Жизненно важные дела »: «Навести порядок в системе регистрации отеля “Х”. Это задание представляло большую проблему, но мне нужно было непременно разобраться с ней, поэтому меня переполняла решимость довести дело до конца. В этот день я мог лишь запланировать встречу через две недели, чтобы начать работу над проектом. Моей целью была полная перестройка системы регистрации через шесть месяцев.

Я отправил электронное письмо шести сотрудникам, которых хотел видеть в составе команды, призванной помочь мне осуществить этот проект. В письме я объяснил им возникшую проблему и проинформировал их о том, что наша первая встреча запланирована на 6 июня с 14:00 до 16:00. Кроме того, я попросил их выделить специальное время для работы над этим проектом – каждая среда с 14:00 до 16:00 в течение полугода. Я сообщил им, что мы должны решить проблему к 15 декабря, и попросил их подготовиться к нашей первой встрече, собрав как можно больше информации по этому вопросу. Я также попросил их подумать, могут ли они предложить еще кандидатов для работы в нашей команде. Я сообщил всем о месте проведения первой встречи и сказал, что буду готов пообщаться с каждым участником персонально, чтобы определить цель их работы и объяснить обязанности. Затем я нажал на клавишу «отправить». Сегодня по этому пункту я сделал все, что мог.

На следующий день, составляя планы, я записал в ежедневник все встречи по средам. В течение следующих нескольких недель я запланировал беседы с каждым из членов моей команды и предусмотрел, чтобы у нас было зарезервировано время для встреч в последующие месяцы. Затем сделал пометку: проинформировать моего босса о том, что мы начали заниматься проблемой регистрации в отеле. Это следовало сделать прежде, чем он спросит меня сам. В течение моей карьеры и 46-летнего брака я усвоил один важный урок: лучше заранее предупредить босса или супругу о возникшей проблеме и не дожидаться, когда они скажут вам о ней сами. Также необходимо сообщить им о том, как вы собираетесь решить вопрос. Благодаря Присцилле я стал экспертом в этой области.

Потом напротив этого пункта я написал: «На 18 мая – сделано». Но он все еще оставался в моем календаре, поэтому я буду возвращаться к нему снова и снова, пока проблема не окажется устранена. В день нашей первой встречи мы с командой обменивались идеями и способами решения, заполняли листы флип-чатов, расписывали обязанности и сроки для каждого участника. И, как и планировалось, к декабрю проблема была решена.

Вот что значит полностью сконцентрироваться на задаче. В компании Disney, когда мы фокусировалисьна том или ином вопросе и вкладывали в его решение время и ресурсы, мы всегда добивались желаемого результата. Вы можете использовать этот принцип как в личной, так и профессиональной сфере вашей жизни. Сфокусируйтесь на том, что вы хотите улучшить, отведите на решение этого вопроса как можно больше времени, воспользуйтесь помощью окружающих вас людей – и, бинго, скоро ваша проблема будет решена.

Продолжим наш разговор о 18 мая. К началу встречи с Элом (моим боссом) в 12:00 я уже завершил и мои НЕОТЛОЖНЫЕ, и мои жизненно важныедела на этот день. У меня был с собой бутерброд с арахисовым маслом, и я смог быстро перекусить. Я никогда не опаздывал на встречи с Элом. Повторяю, Я НИКОГДА НЕ ОПАЗДЫВАЛ НА ВСТРЕЧИ С ЭЛОМ.Может быть, на вашей работе репутация не имеет большого значения, но в компании Walt Disney World опоздание на встречу с руководителем было неприемлемо.