Эдуард Трымбовецкий - PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

Независимо от имеющихся различий в той или иной компании, успешно реализованный закупочный процесс имеет очевидные плюсы:

1. Обеспечиваются условия для увеличения прибыли;

2. Выявляются слабые и сильные стороны поставщиков;

3. Внедряются конкретные закупочные инициативы для повышения производительности;

4. Повышается лояльность заинтересованных сторон;

5. Улучшается прозрачность закупочной деятельности и скорость выполнения заявок;

6. Соблюдаются закупочные процедуры и стандарты;

7. Сокращается цикл поиска и отбора поставщиков;

8. Снижаются финансовые, операционные и юридические риски;

9. Снижаются затраты и повышается контроль за расходами;

10. Предотвращаются сбои в цепочке поставок.

Цель закупочного процесса – обеспечить наибольшую ценность для компании, сократить расходы и гарантировать своевременную доставку качественных товаров и услуг.

Закупки – индивидуальный процесс, однако снабженческая наука выделяет конкретные этапы, характерные для компаний с высокой степенью зрелости закупочной функции.

Закупочный цикл начинается с момента, когда у бизнес-подразделений компании возникает потребность в приобретении определенных товаров или услуг. Например, это может быть письменный запрос на закупку очередной партии ноутбуков для сотрудников офиса со стороны отдела информационных технологий или заявка на поиск дополнительного складского помещения для отдела логистики в связи с расширением бизнеса.

Первый шаг закупочного процесса – определение и консолидация потребностей всех отделов компании. Тем самым обеспечивается высокий уровень прозрачности будущих расходов, который часто отсутствует в российских компаниях. В зависимости от структуры и размера компании этот этап может контролироваться как руководителем отдела закупок, так и топ-менеджментом.

Следующий шаг – поиск, оценка подходящих поставщиков и выбор партнера, который соответствует ключевым требованиям компании. Это важная часть процесса, поскольку перед принятием окончательного решения отделу закупок необходимо изучить репутацию, расценки, производственные возможности, уровень клиентоориентированности и надежность «идеального» поставщика. В противном случае сотрудничество с неверно выбранным поставщиком может вызвать так называемый эффект домино [3] Эффект домино означает, что каждое изменение влечет за собой ряд других изменений по цепной реакции, аналогично тому, как падают костяшки домино, выстроенные в ряд. для всей бизнес-структуры. В связи с этим следует помнить, что при выборе поставщика закупочная цена не должна быть единственным определяющим фактором. Например, в сфере электронной розничной коммерции несвоевременная доставка товара может привести к потере репутации компании как надежного провайдера, а следовательно, к снижению общей выручки.

На этом этапе необходимо руководствоваться золотым правилом: надежный поставщик способен обеспечить для компании существенную экономию средств и максимальную ценность в долгосрочной перспективе.

После принятия решения о работе с подходящим поставщиком отдел закупок переходит к обсуждению условий контракта. Для компании этот этап крайне важен, поскольку вы ведете переговоры не только о цене, которая должна быть справедливой и взаимовыгодной для обеих сторон, но и о сроках поставки и условиях оплаты, соответствующих ожиданиям компании.

Не стоит забывать об оценке условий предыдущих контрактов, чтобы определить возможности для их улучшения и использовать полученную информацию в будущем. Например, если вы обнаружили, что ранее компания соглашалась на приобретение дорогих электродвигателей на невыгодных условиях оплаты, вы как представитель отдела закупок обязаны устранить подобные ошибки в ходе переговоров.

После того как отдел закупок завершил переговоры и согласовал с поставщиком контракт на привлекательных условиях, начинается этап размещения заказа на закупку. В современных компаниях заказ оформляется в специализированных информационных системах предприятия [4] В большинстве крупных российских компаний отделы закупок используют 1С и SAP. и проходит утверждение со стороны уполномоченных лиц [5] Во многих компаниях заказ на закупку утверждается начальником службы безопасности, финансовым директором, юристом и руководителем отдела закупок. Если стоимость заказа превышает определенный лимит, то требуется одобрение генерального директора и совета директоров. . После этого специалист по закупкам подписывает официальный документ с поставщиком, в котором указываются:

● наименование товара или услуги;

● общая сумма затрат;

● количество;

● условия оплаты;

● сроки поставки.

Подписанный обеими сторонами контракт – официальное обязательство по выполнению коммерческих условий размещенного заказа.

После размещения заказа на закупку начинается следующий важный этап работы, часто игнорируемый многими закупщиками. Речь идет об администрировании заказа с момента его размещения у поставщика. На протяжении всего времени исполнения заказа ответственный сотрудник регулярно контактирует с поставщиком в целях соблюдения утвержденных сроков поставки. В некоторых компаниях отдел закупок несет ответственность за качество и приемку полученного товара, поскольку подписывает сопроводительную документацию для последующей оплаты.

Как только отдел закупок подтвердил, что поставленный товар соответствует качеству и условиям контракта, завершается последний этап закупочного процесса – подготовка платежных документов и проведение оплаты. В зависимости от коммерческих условий подписанного контракта между заказчиком и поставщиком оплата может производиться до и после поставки товара.

В условиях непрерывного совершенствования и оптимизации закупочной деятельности эффективный закупочный процесс обеспечивается за счет реализации следующих шагов.

● Шаг 1.Обеспечение постоянного повышения квалификации ваших закупщиков

● Шаг 2.Утверждение официальной закупочной стратегии

● Шаг 3.Определение расходов в соответствии с одобренным бюджетом