Анастасия Борзенко - О процессах и издержках. Чему не учат на тренингах

Удобнее к системе бережливого производства подходить с уже внедренной системой менеджмента качества (не важно, сертифицированная она или нет. Более того, употребляя термин «система менеджмента качества» в этой книге я совсем не имею в виду сертификацию, дабы избежать тех процедурных моментов, обязательных для сертификации, которые привнесут в компанию лишние документы и движения.

Сертифицированная система это всегда дополнительные документы, часто не несущие выгоду в своем присутствии для самой компании. Но, как показывает практика, часто присутствие такой «лишней» документации предупреждает появление еще большего вида потерь, если Ваша компания уже имела (а она, само собой, имела!) опыт общения с внешними инспекциями как иностранных так и Российских инспекций (Ростехназор, Роспотребнадзор, Минпромторг и т.п.).

Иногда проще завести дополнительный отчет и документ, требуемый внешним ведомством на основе законодательства или иных обязательных требований к компании, нежели тратить время на споры с отдельными аудиторами и инспекторами. Это принцип так называемого «здравого смысла».

Отдельного внимания заслуживает адаптация требований систем менеджмента в соответствии с международными стандартами по улучшению чего-либо с Российской ментальностью, речь об иностранных терминах.

Простой пример – если персонал в компании, в которой решили заниматься издержками, и, приняли решение о внедрении бережливого производства не подготовлен и о системе менеджмента ничего не слышали, а руководство начнет употреблять все термины, подмечать «мУра», вовлечет сотрудников в «канбан», разобьет их на кайдзен-группы и будет заниматься постоянным контролем, это не приведет к внедрению успешно действующей системы… как правило.

Почему? Потому что отдельный момент это реакция персонала на иностранные термины – попробуйте хладнокровно прочесть слово «мУра», без выделенной буквы – просто прочтите это: «мурА». Я сейчас совсем без шуток предлагаю это сделать. Как думаете, какие байки тут же возникнут среди производственного персонала? Что руководство решило заниматься очередной мурОй!

Это Вам не издержки искать, а действительно заниматься «мурОй», которая сидит в прекрасных головах прекрасных сотрудников ассоциативно, этот момент, который игнорируется очень многими менеджерами в процессе внедрения бережливого производства и любой иностранной системы в принципе!

Как этого избежать, и зачем этого избегать (если Вы серьезно сейчас задались этим вопросом, пожалуйста, подумайте над тем, что именно люди решают все, и, подобных неуместных ассоциаций и реакций у них совсем не должно возникать. А чтобы их не возникало, необходима правильная подготовка).

Под «подготовкой» я, само собой, не имею в виду разовые тренинги внешних консультационных компаний, либо несколько собраний всем персоналом, на которых высшее руководство поделилось видением дальнейшего стратегического развития компании, а потом все сразу окунулись во «все тяжкие» внедрения и «приживания» этой системы. Я имею переход компании на новый уровень мышления, начиная с примера высшего руководства.

В одной американской компании, когда я занималась становлением интегрированной системы менеджмента качества и пищевой безопасности, я создала группу ХАССП. Вообще, группа называлась «группа HACCP» или «HACCP team», что логично, т.к. система ставилась на двух языках, а аббревиатура ХАССП не верная (все-таки, это аббревиатура, а не перевод аббревиатуры – Hazard Analysis & Critical Control Points. Логичнее, все же использовать АОККТ). Но, не суть.

Попробуйте прочитать аббревиатуру HACCP в русской транскрипции, и, представьте, как это воспринялось русскоязычным персоналом. Очень схоже с русской ментальностью топ-менежмента, которому часто просто нас… ть на то, что твориться в компании. Еще и группу создали из начальников!

Аспект с терминами и началом внедрения практики по бережливому производству крайне хрупкий в психологическом отношении. Психология вообще очень важна в любой новой практике, потому что персонал необходимо подготовить должным образом. И, подготовить крайне аккуратно, не переть как танк, сыпля терминами и приказами как из рога изобилия, а, для начала осознать следующее:

в том или ином виде в компании, тем более производителе товаров для потребителя, уже есть система менеджмента(главная ошибка менеджеров по качеству, к примеру, в том, что они начинают строить систему менеджмента, забывая, что без них компания как-то уже работала и работает по сей день, то есть систему надо не строить и перестраивать, а улучшать и адаптировать под существующие и принятые успешными компаниями стандарты «поведения», корректируя при этом поведение самого персонала), в том или ином виде в производственной компании уже существуют и принципы бережливого производства, с которыми можно работать.

И, здесь важно действовать поступательно – не менять все старое на новое, не стараться разом внести изменения, внедрив большой стандарт и новые процедуры работы, перекроив все заново, а детально изучить свою текущую деятельность, и опираться на то, что понятно персоналу компании.

Только от персонала компании зависит, насколько комфортно это новое или переделанное старое «приживется». Использовать тактику внедрения изменений шаг за шагом, здесь главное не спешить.

Философия вовлеченности очень важна, по сути, именно на это и нацелены основные стандарты по системам менеджмента – адаптировать всех сотрудников в одну единую концепцию и сделать это плавно и комфортно для всех!

Если нет действенной системы менеджмента, охватывающей все процессы компании, но, встал вопрос по поиску и выявлению издержек, просто «вырвать» кусок в виде производстваи заниматься только им, нанять менеджера по бережливому производству и заниматься внедрением принципов Кайдзен – недостаточно, потому что все процессы компании, так или иначе, взаимосвязаны.

А очень многие производственные компании именно этим сейчас и занимаются, подбирают себе менеджера, чтобы решить вопрос с издержками за счет внедрения методологий бережливого производства.

Если мы приболели, то можем лечить отдельно горло и насморк, но всегда думаем об иммунной системе в целом, потому что наш организм – одно целое и каждый орган находится в среде, которая должна быть в хорошем состоянии (наш иммунитет) и, если что-то дает «сбой», значит, стоит отнестись к своему здоровью – системно.

Также и компания – большой и цельный организм, с массой внутренних процессов, которые между собой сообщаются, и сам организм можно представить как систему, в которой можно выделить разные функции.