Мехман Ибрагимов - Управляемая цивилизация

В то же время, всем известно, что управляющим, главным образом – руководителям, – часто приходится тратить свое время и на не очень необходимые и полезные мероприятия, но избежать траты времени на них управляющие не в силах: «Нет никаких сомнений в том, что многие управляющие, особенно руководители, – вынуждены много времени проводить в непродуктивных встречах и в сомнительных с точки зрения пользы мероприятиях. Однако, по различным причинам, он вынужден участвовать в них и в иной раз – не имеет даже возможности отказаться от участия в них.» (П. Друкер, «Эффективный управляющий»). Конечно, знания некоторых теоретических принципов и теорий «управления временем» могут быть полезными для более интенсивного и результативного наполнения временных отрезков, однако, осуществляя свои функции и выполняя необходимые дела, управляющие редко задумываются – дискреционное время они используют или недискреционное , они просто выполняют задачи по управлению в той последовательности и с теми затратами времени, которые выстроены у него в голове в порядке важности и необходимости. Этот процесс происходит «естественным» образом, принимая во внимание множества факторов, условий и нюансов – начиная от количества и сложности (масштаба) задач и заканчивая индивидуальными особенностями подчиненных управляющих и всех вовлеченных работников.

Но если руководители высшего звена еще, как-то, более или менее свободны и правомочны управлять своим временем, управляющие среднего и, тем более, низшего уровня, не имеют никаких шансов для избежания (недопущения) непродуктивного принудительного служебного времяпрепровождения : «Управляющие младшего звена находятся не в лучшем положении. Их тоже буквально бомбардируют заданиями, которые поглощают их время и практически ничего не дают взамен. Выполнением этих заданий, однако, нельзя пренебречь. Таким образом, управленческий труд связан с обязательным расходованием большого количества времени на выполнение обязательных заданий, не носящих продуктивный характер.» (Питер Друкер, «Эффективный управляющий»).

Тем не менее, пусть даже с минимальной степенью эффективности, решение задач, стоящих перед управляющими, требует от них больших затрат времени, которое строго лимитировано («неизбежно-конечно» и ограничено), незаменимо и невозвратно. Отсюда, если вы не достигаете этой минимальной эффективности, то ваше рабочее время тратится абсолютно впустую, независимо от того, на каких «важных» встречах и совещаниях вы его провели. Ничего не достигнув в своих функциях за определенное время из-за перерыва на встречу или собрание, вам придётся начать все сначала, и этот процесс может повторяться в течение дня неоднократно, происходить ежедневно и отбирать почти все ваше время —как говорят теоретики управления – ваше «дискреционное время» ( дискреционное время – время, находящееся в полном распоряжении управляющего и необходимое на выполнение дел, приносящих наивысшую отдачу, – самое эффективное время для управляющих). Однако, зачастую управляющие заранее даже и знают – сколько у них будет дискреционного времени сегодня, завтра или в любой другой день. А теперь ответим честно: о какой эффективности управления и «управлении временем» может идти речь, если вы не можете даже не только распланировать, но даже и приблизительно спрогнозировать – «сколько времени сегодня сможете провести продуктивно занимаясь своим делом»?!.. Совершенно понятно и закономерно, что «непродуктивное времяпрепровождение» зависит не только от эффективности и рационального устройства организации, но на него неизбежно влияет еще и размер организации, сложность и многоуровневость системы управления в организации. Это впервые было отмечено Питером Друкером и одновременно были показаны примеры «эффективного управления временем» наиболее успешных руководителей и проанализированы их методы управления, выявлены самые сильные стороны, приведшие по мнению Друкера их организации на вершину эффективности. Итак, « чем крупнее организация, тем меньше по-настоящему производительного времени имеет в своём распоряжении управляющий и тем большую важность приобретает для него анализ затрат времени и управление им» (П. Друкер, там же). В то же время, очевидно и то, что главными факторами в эффективном управлении временем не размер организации, а способности и качества самого управляющего, квалификация всех сотрудников и эффективность работы системы управления в организации. Причем, как и в целом в управлении, так и в управлении временем в частности, личные качества, способности и знания управляющего являются основополагающими и решающими. Именно личные качества управляющего, уровень квалификации подчиненных и рациональность системы управления во всей организации детерменируют (определяют) возможности эффективного использования дискреционного времени управляющего, а не знания различных книжных и «хитроумных» технических приемов и методик «управления временем». Не способный оптимально использовать свой временной ресурс (будем называть «время» ресурсом для того, чтобы не было слишком много путаницы и разночтения с установившимися понятиями, тем более, что в русле темы данной книги этот вопрос не является принципиальным) управляющий, приносит вред не только своей неэффективной деятельностью и тратит свое время нерезультативно, но и неизбежно растрачивает впустую время других управляющих – своих коллег, подчиненных сотрудников или даже руководителей.

Не случайно у Питера Друкера из пяти пунктов методики повышения эффективности управления на первом месте стоит эффективное управление временем: «Методика 1. Правила эффективного управления временем. Время – уникальный ресурс, который всегда находится в состоянии дефицита.».(П. Друкер, «Эффективный управляющий»). Так, как связаны все три основные ресурса: деньги, люди и время, между собой в системе практического управления не связаны никакие другие факторы и ресурсы в жизни общества. Не умеющий эффективно управлять своим временем, вряд ли является мастером управления людьми. Это связано, во-первых, с тем, что неспособный ценить и регулировать свое время не будет тем более ценить и дорожить временем своих работников и коллег, будет создавать ситуацию бесполезной траты времени и создавать в этом прецедент для сотрудников. В этом утверждении мы, конечно же, полностью согласны с Питером Друкером и со всеми другими «экспертами управления» в их убежденности, что «не способные эффективно управлять своим временем – не способны и стать эффективными управляющими».