Юлия Улыбина - Искусство управления складом

3. Заместитель по управлению персоналом главного менеджера по логистике предприятия либо инструктор по кадрам вычитывают доработанные под местные особенности должностные инструкции. Они должны скорректировать ясность и четкость изложения, выявить нестыковки и недоработки, согласовать с юристами, внести необходимые изменения, а только потом вернуть инструкции в регионы для завершающего согласования.

4. Инструкция подписывается директором филиала только после того, как менеджер отдела логистики филиала подтвердит, что суть инструкции после правки осталась прежней.

В Положении о складе лаконично характеризуются функции склада, его место и роль в составе филиала, очерчивается его структура, охватывающая отношения подчиненности. Если склад функционально разделен на определенные зоны – такие, как зона приемки, зона хранения, зона сборки и т. д., следует составить краткие Положения об этих структурных подразделениях. При этом тоже обязательно нужно придерживаться единой терминологии предприятия. Положения о структурных подразделениях должны соотноситься с регламентами технологических работ, описываемых в производственных инструкциях.

В производственных инструкциях обязательно прописываются действия работников склада, касающиеся приобретения, хранения, передвижения, комплектации и отгрузке продукции, системе оформления документов. В этих же инструкциях должны быть рекомендации конкретным специалистам на случай непредвиденных ситуаций. Например, если количества прибывшего от поставщика груза не соответствует количеству, записанному в сопроводительных документах.

Такие инструкции оптимально воспроизводят область компетентности каждого из сотрудников. Составляя производственные инструкции, следует включить в регламент складских операций раздел «Обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента», выписать всех работников, упомянутых в инструкции и распределить все возможные функции между ними.

При работе с теми или иными запасами сотрудник склада должен демонстрировать или приобретать следующие дисциплинарные навыки, которые обязательны для успешного выполнения своих функций.

1. Не допускать совместного хранения вспомогательных материалов с основным сырьем, но оборудовать для первого обособленные складские помещения (в особенности если сырье пищевое или обладает химической активностью). Не допускать хранения материалов, полуфабрикатов и готовой продукции.

2. Не допускать складирования непосредственно на пол тех ТМЦ, для хранения которых предназначаются по правилам подтоварники, стеллажи, полки и т. д.

3. Носить униформу, в особенности если того требуют правила обращения с теми или иными материалами (причем униформа включает в себя полный рабочий костюм: комбинезон, фартук, респиратор или марлевую повязку, брезентовые защитные чулки для обуви и т. д. – смотря по виду запасов).

4. Следить за чистотой складских помещений, удалять самостоятельно опасный для запасов мусор и указывать уборщикам на безопасный мусор, самому содержать склад в чистоте (не мусорить), подвергать систематической уборке собственное рабочее место. Не препятствовать, но при необходимости содействовать систематическим дезинфекции, дезинсекции и дератизации.

5. Следить за тем, чтобы поступивший товар доставлялся в помещения, приспособленные для его хранения (например поваренная соль – только в крытые склады с влагонепроницаемыми полами).

6. С особой тщательностью следить за мерами противопожарной безопасности и условиями хранения на участках, отведенных под ГСМ, а также тару и стройматериалы (участки под навесами или на специально отведенных площадках с соответствующим укрытием).

7. Любые технические операции осуществлять в соответствии со сборником технологических инструкций.

8. При размещении груза на штабелях следить за тем, чтобы он находился на положенном расстоянии от пола и от технических устройств (скажем, микроклиматических установок), а также следить за наличием достаточно широких проходов между штабелями.

9. Не пользоваться инвентарем, неочищенным и/или непродезинфицированным после употребления, если ТМЦ представлены пищевыми продуктами или химикатами. (Запасной чистый инвентарь хранить в обособленном помещении.)

10. Способствовать периодическому осуществлению микробиологического контроля для своевременного выявления зараженности склада плесенями при наличии такой опасности.

11. Участвовать в работах по мойке всего склада и проверке всего оборудования в периоды подготовки помещений к массовому поступлению грузов.

12. Мойку и особенно дезинфекцию инвентаря, транспортных средств и тары осуществлять в специально предназначенном для этого моечном отделении (снабжено водонепроницаемым полом, подводкой горячей и холодной воды, острого пара, а также стоком смывной воды в канализацию).

13. Следить за тем, чтобы погрузка запасов, приготовленных к отправке, осуществлялась на транспорт, специально предназначенный для их перемещения. Не допускать перевозку валом (без тары) товаров, для того не предназначенных.

14. Следить за тем, чтобы транспортные средства в складском хозяйстве были технически исправны, чистые, а при необходимости перевозок пищевых продуктов – имели санитарные паспорта.

15. Иметь при необходимости личную медицинскую книжку с отметками о сдаче санитарного минимума и прохождения в установленный срок медицинского осмотра.

В русском языке используется много терминов, внешне весьма сходных, имеющих отношение к структурам, через которые организация осуществляет сбыт товарной продукции. Стоит, тем не менее, различать некоторые из этих терминов, чтобы избежать словесной путаницы. Условимся называть в дальнейшем отделом маркетинга ту обширную структуру, которая проводит маркетинговые исследования, планирует развитие продукта, создает вектор для раскрутки бизнеса и управляет процессом сбыта. В рамках отдела маркетинга функционирует в качестве подчиненного подразделения служба сбыта, которая непосредственно обрабатывает планы по реализации товаров и осуществляет их в соответствии с коммерческой (маркетинговой) политикой предприятия. В состав службы сбыта входит стол заказов, через который формируются и документируются итоги конкретной сделки, имеющие непосредственное отношение к работе складского хозяйства.

Склад как структурное подразделение предприятия самостоятелен, то есть автономен от отдела маркетинга и, если быть предельно корректным, находится в большей зависимости от отдела снабжения (службы закупок) и/или от производственных подразделений (цехов). Тем не менее на практике приходится наблюдать, что склад занимает подчиненное положение по отношению к службе сбыта. Это объясняется доминированием целей маркетинговой политики над прочими производственными целями и задачами. Фактически склад получает указания от данной службы и впоследствии отчитывается перед ней за проделанную работу.