Александр Минаев - СуперКлуб: pre-party

1. Подписанный договор о сотрудничестве со спонсорами (если они есть).

2. Подтверждающие факторы договоренности о размещении рекламной информации в СМИ (нет смысла подписывать договор о размещении рекламы, пока нет договоренности с клубом, в котором будет проходить рекламируемое мероприятие).

3. Список предварительного распространения полиграфической продукции.

При наличии хотя бы одного из вышеуказанных пунктов вы имеете шанс провести удачные переговоры и добиться положительных результатов.

Если организацию мероприятия планируется поделить между вами и клубом, то условия необходимо оговаривать, исходя из возможностей клуба (это облегчит работу и вам, и клубу). Например, если у клуба существует свой постоянный канал производства полиграфии или размещения информации в каком-то издании клубного профиля, то вы можете спокойно оговорить эти условия, дабы не тратить силы на то, что в работе клуба по собственному промоушну уже составляет налаженную систему, занявшись объемом работы с вашей стороны. При положительных результатах проведения переговоров с клубом, дабы избежать невыполнения каких-либо условий с его стороны (к сожалению, на сегодняшний день — это не редкость), подпишите договор» Об оказании услуг шоу — программ» между вами с точным перечнем всех условий, подписав его у директора клуба (не арт — менеджера!) и поставив печать заведения. При несоблюдении гарантий одной из сторон, другая может действовать по условиям, которые будут указаны в этом договоре.

Источник: http://www. dj. ru/party_manual/9619. phtml

А теперь…

Вам — слово!

Ваш комментарий, предложение, история!

Наиболее сложный и ответственный период организации мероприятия. Лучше, если этот процесс вы начнете за месяц до установленной даты, дабы не суетиться и второпях ничего не упустить. Лучше, когда обязанности распределены между несколькими людьми, каждый из которых занимается отдельно взятой работой — от этого повысится и производительность, и скорость подготовки.

Распишите для себя поэтапно все действия, которые вам необходимо сделать, просчитайте сроки выполнения каждого необходимого пункта и начинайте работу с наиболее длительных по времени (например, производство и размещение рекламных роликов на радио и телевидении) и поджимающих сроки (например, размещение анонсов в ближайших номерах изданий) действий. О дате оповестите всех участников мероприятия заранее, дабы избежать ситуаций невозможности их выступлений по каким-либо причинам в этот день. Если складывается ситуация, что в оговоренную дату кто-либо из участников не может принять участие по каким-то причинам (например, заранее запланированные гастроли на эту дату), можно либо пересмотреть дату с клубом, если этот участник стратегически важен для вашего мероприятия, либо найти ему замену. Но лучше заранее, договариваясь о согласии принять участие на вечеринке, уточняйте занятые даты у участников. Имейте ввиду, что в силу разного отношения к своей работе и черт характеров некоторые диск — жокеи, музыканты и танцоры нуждаются в постоянном напоминании об участии на мероприятии в такой-то день, поэтому не ленитесь, и раз в недельку позванивайте под видом поддержки в курсе процесса подготовки к мероприятию и напоминайте. Если на вас лежит производство дизайна, печать и распространение полиграфии мероприятия, проследите на наличием всех необходимых логотипов, правильности написания всех названий, и только после этого отдавайте макет в производство.

Распространение полиграфии должно начаться за 2 недели до мероприятия, а ролики на радио и телевидении минимум за 1 неделю, в зависимости от объема. Проконтролируйте, в каких костюмах будут работать танцоры, если они готовят специальные номера на вашу вечеринку, попросите их продемонстрировать вам на репетиции. Также контролируйте процесс подготовки показа коллекции модельера, каких-то запланированных шоу. Уточните у музыкантов, какие технические требования у них для выступления и согласуйте этот вопрос с клубом. При декорировании помещения клуба проследите, чтобы декорации были изготовлены в срок и установлены безопасно, если они имеют громоздкие размеры. Возложите на кого-то из организовывающих с вами людей обязанность проконтролировать количество роликов на радио и телевидении, наличие информации во всех изданиях, анонсов в Интернете и т. д. (лучше, если этим будет заниматься человек, организовывающий размещение рекламного объема в СМИ).

Проследите, чтобы распространение полиграфии было в заранее решенных местах (лучше, если после отправки флаерщиков на места и получения от них информации о распространении, вы проедетесь по этим местам и проверите — делать это необходимо по горячим следам). Не стесняйтесь контролировать работу людей, на которых вы возлагаете обязанности — вы платите им за это деньги, поэтому они должны чувствовать свою ответственность. Если же вы работаете в гордом одиночестве, старайтесь максимально последовательно распределить свое время на проделывание всей необходимой работы, чтобы не было аврала, упущений каких-то моментов и все успеть в срок. Также постоянно будьте на связи с человеком, ответственным за выполнение обязательств клуба, интересуйтесь, как продвигается работа, которую клуб взял на себя и держите в курсе того, как идет подготовка с вашей стороны, чтобы в последний момент не выяснилось, что за время подготовки у кого-то остались нерешенные вопросы. Заранее подготовьте список приглашенных гостей на ваше мероприятие, предварительно оповестив их.

День мероприятия — последнее напряжение. В этот день вам необходимо собрать у себя итоги всей проделанной работы по организации, а именно: количество прозвучавших роликов на радио и телевидении, количество анонсов, напечатанных в изданиях, количество информации, размещенной в Интернете, количество и места распространенной полиграфии и т. д., и сверить это все с планом мероприятия — результаты должны быть идентичными. Если это так — то вы хорошо постарались на рекламу и промоушн своего мероприятия! Днем посетите клуб и узнайте, как идут подготовительные работы на танцполе и других помещениях, если они есть (например, ресторан или chill — out), в каком состоянии техническая база и все ли необходимое, что было заявлено для выступлений, в наличии.

Созвонитесь со всеми участниками и уточните время их прибытия в клуб, а также, если вы ставите своего человека, отвечающего за face control на входе, он должен быть в клубе минимум за полчаса до начала мероприятия. Саунд — чек должен пройти в спокойной обстановке, дабы все необходимое оборудование было налажено качественно и не случилось никаких технических сбоев во время мероприятия, поэтому это лучше начать делать за несколько часов перед началом. Проследите, чтобы гримерная комната для участников была в надлежащем состоянии и в ней было все необходимое, гардероб функционировал и был кассовый аппарат.