Вернер Тики Кюстенмахер - Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

Недостаточная самоорганизация, отвлекающий момент в виде разговоров с коллегами или плохая дисциплина — существует немало факторов, препятствующих нормальному течению рабочего процесса. Только эффективный самоменеджмент и хорошая организация труда помогут избежать хаоса, и самое лучшее — это то, что им можно научиться. В данной главе мы расскажем вам, как руководить собой.

У вас чересчур большие нагрузки? Вас постоянно дергают? Слишком много дел? Тем более важно научиться делать все разумно! Вы тоже можете стать специалистом по упорядочиванию и контролю работы. Замечательный метод предлагает Дэвид Аллен, разделивший управление рабочим процессом на 5 этапов. Неудовлетворенность наступает, когда на одном из этих этапов мы совершаем типичные ошибки. Вы можете выявить собственные слабые места, прочитав программу «5 этапов», и с помощью наших советов избавиться от них.

Представьте себе: все, что вы должны сделать, находится в большой корзине. Если эта корзина опустеет, значит, вы все уладили. Чтобы не забыть что-нибудь важное, вы должны собрать все дела на 100%, не оставив лежать вне корзины ни одно дело. В действительности, вы часто имеете больше, чем одну «входящую» корзину: заказы приходят по электронной почте, чьи-то устные распоряжения вы записываете на листок, а отдельные дела вы наверняка пытаетесь удержать в памяти.

Наиболее распространенная ошибка. Многие пробуют с ходу рассортировать все требующие исполнения дела. Они сразу же стремятся отделить важное от неважного и создают много «входящих» корзин; в частности, открывают ящик стола, в котором исчезает все «не очень важное» (как правило, навсегда).

Как исправить ошибку. Принятие решения должно быть вашим вторым шагом. Пусть количество «корзин» будет ограниченным: сначала большая «входящая» корзина, затем другие: стена, на которой вы прикрепите все заказы; ящик, где будут лежать все нуждающиеся в ремонте предметы; папка в вашей почтовой программе, куда вы поместите все требующие ответа электронные сообщения. При этом важную роль играет девиз: «Ни один заказ без письменного учета!»

«Могу ли я что-то здесь предпринять?» — вот вопрос, который вы задаете себе по поводу каждого неулаженного дела в вашей «входящей» корзине. Если ответ — «нет», вы можете смело о нем забыть. Если же ответ — «да», то решайте, сделаете ли вы это сами или передадите другим. Если вы решили уладить дело сами, то опять же надо решить: сейчас или позднее. Коронное правило: если какое-то дело должно быть выполнено в ближайшие 5 минут, это означает, что вы должны сделать его немедленно.

Наиболее распространенная ошибка. Вы теряетесь перед огромным объемом задач. На первый взгляд вам кажется, что дел, которые надо уладить за пять минут, хватит на целый рабочий день.

Как исправить ошибку. Расставьте приоритеты по-новому — не в том смысле, чтобы перетасовать неважные дела, а в том, чтобы выдвинуть на первый план действительно важные. Займитесь каким-нибудь делом, отнимающим много времени (лучше всего, неприятным для вас, давно отодвигаемым вами на задний план). Это поможет вам избавиться от чувства, что вы целый день возитесь с пустяками.

Для того чтобы уладить дела, требуется меньше сил, чем думает большинство людей. Но огромная энергия затрачивается на то, чтобы решить, с чего начать. Поэтому вопрос организации труда («за что взяться?») перед началом самого процесса оказывается таким важным и таким трудноразрешимым.

Наиболее распространенная ошибка. Многие помещают дела, которые частично улажены, снова во «входящую» корзину, чтобы не забыть о них. Из-за этого корзина «распухает».

Как исправить ошибку. Создайте отдельные проекты на основе дел, требующих поэтапного подхода. Отдайте каждому вашему проекту специальный «проектный лист» или включите его в какую-нибудь другую систему, например, разместите его в нескольких корзинах.

Теперь вы поделили ваши задачи на такие мелкие этапы, что можете выполнить каждый из них за вполне обозримый отрезок времени (скажем, до или после обеда).

Наиболее распространенная ошибка. Вы рады, что так прекрасно все организовали — и начисто забываете о главной задаче.

Как исправить ошибку. Держите ваши проектные листы или корзины постоянно на виду. Возьмите себе при этом за правило раз в неделю просматривать их. Если это войдет в привычку, вы станете гораздо свободнее внутренне, поскольку избавитесь от глупой мысли, что должны держать все в голове.

Наконец-то вы приступаете к работе!

Наиболее распространенная ошибка. В вашем ежедневнике накапливаются пункты, которые вы все дольше и дольше откладываете.

Как исправить ошибку. Назначьте для задач, которые рискуют быть отложенными, более сжатые сроки. Не записывайте в своем ежедневнике «Позвонить доктору Злову» — вы охотно перенесете это мероприятие, тем более, если оно вам неприятно, на более поздний срок. Запишите лучше: «9.30 утра: позвонить доктору Злову». Наметьте и для отдельных этапов вашего крупного проекта четкие сроки, когда существует опасность затянуть их выполнение. Например: «8.00 — 10.00 утра: написать 150 строк большого романа». Не улыбайтесь — даже великие писатели работали так, и, как известно, небезуспешно!

Это было и остается Законом «как проще» — по меньшей мере, теоретически. На практике всегда что-то мешает его выполнению, ведь чем неприятнее задание, которое надо выполнить, тем легче вы отвлекаетесь. Здесь вам поможет Программа «как проще» — кстати, она также пригодится и ученикам, увиливающим от выполнения домашних заданий.

Если вам предстоит заняться необходимой, но тягостной для вас деятельностью, вы непременно убедите себя в том, что у вас есть другие, более важные и неотложные дела — и перейдете к ним. Для того чтобы этого избежать, вы должны понять, что «другие важные дела» — это простая отговорка. Назовите эти отвлекающие моменты своими именами и подстегните себя фразой вроде: «Я не позволю себе отвлечься». Другим людям, отрывающим вас от дела, вы тоже должны сказать: «Пожалуйста, не отвлекайте меня, я сейчас занят очень важным делом. Позднее я буду в вашем распоряжении».

Другие отвлекающие импульсы исходят не извне, а от вас самих: вам не терпится приготовить себе чашечку кофе, кому-нибудь позвонить, сыграть в компьютерную «стрелялку» или «залезть» в Интернет. В этом случае тоже помогает трюк с именами: дайте отвлекающим вас предметам какие-нибудь веселые названия и представьте их в виде забавных гномиков. Вы научитесь с юмором относиться к собственным слабостям: например, посмеетесь над Трясущимся Кофеманом-Помойное зерно, над Вздормелющей Телефонщицей фрау Горячая Трубка или над Нервно-кликающей Онлайн-собачкой Интер-Принтер. Вообразите себе такой символ и «победите» его с помощью какого-нибудь остроумного приема — заприте в ящик стола, опрокиньте, прицепите к монитору и тому подобное.