Валентина Быкова - Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.

1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.

2. Перейти на вкладку команд Режим таблицы.

3. Выделить столбец Добавить поле(он всегда самый правый). В группе Поля и столбцыщелкнуть команду Переименовать. Курсор переместится в заголовок столбца, куда необходимо ввести имя поля.

4. В группе команд Форматирование и тип данныхуказать основные свойства поля: Тип данных, Формат, Обязательное, Уникальное( Индексированное поле).

Если используется база данных, состоящая из нескольких таблиц, можно поле добавить из другой таблицы. Для этого на шаге 3 следует в группе Поля и столбцыщелкнуть команду Добавить поля. Справа откроется область Список полей, в которой можно выбрать нужное поле и перетащить в таблицу. В этом случае свойства добавленного поля уже определены и их не рекомендуется изменять.

Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.

1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.

2. Перейти на вкладку Конструктор.

3. Заполнить строку бланка конструктора.

4. Заполнить область Свойства поля. Если поле ключевое, то этот факт следует учесть в свойствах поля.

Напомним, что каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы.

Столбец подстановок – это поле, значения которого выбираются из списка. Этот список может быть формирован вручную, взят из другой таблицы или запроса. Столбец подстановок можно создать различными способами. Наиболее простой из них – с помощью Мастера подстановок.

В Режиме таблицывызвать Мастер подстановокможно следующим образом.

1. Открыть таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок. Перейти на вкладку Режим таблицы.

2. В таблице выделить поле, которое будет столбцом подстановок.

3. В группе Поля и столбцыщелкнуть команду Столбец подстановок. Запуститься Мастер подстановоки откроется диалоговое окно Создание подстановки.

Вызвать Мастер подстановокможно также в Конструкторе таблиц. Для этого достаточно проделать следующие шаги.

1. Открыть таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок

2. В бланке Конструктора таблицперейти на строку, соответствующую полю, которое должно стать столбцом подстановок.

3. В столбце Тип данныхв раскрывающемся списке выбрать Мастер подстановок. Запуститься Мастер подстановоки откроется окно Создание подстановки.

Чтобы организовать фиксированный список значений, следует выполнить действия.

1. В окне Создание подстановкивыбрать Будет введен фиксированный набор значений. Щелкнуть кнопку Далее.

2. Указать число столбцов списка. Ввести значения в ячейки списка. Щелкнуть кнопку Далее.

3. Задать подпись, которую должен иметь столбец подстановок.

4. Снять флажок в свойстве Разрешить несколько значений. Щелкнуть кнопку Готово.

Для создания столбца подстановок в виде списка значений из таблицы или запроса нужно осуществить надлежащие шаги.

1. В окне Создание подстановкивыбрать Объект «столбец постановки» будет использовать значения из таблицы или запроса. Щелкнуть кнопку Далее.

2. Указать таблицу или запрос со значениями, необходимыми для подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.

3. Отобрать поля для подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.

4. Определить порядок сортировки значений в подстановке. Щелкнуть кнопку Далее.

5. Если на шаге 3 было выбрано несколько полей, то снять флажок Скрыть ключевой столбец. В этом случае будут отображаться все столбцы подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.

6. Если на шаге 3 было выбрано несколько полей, то требуется указать поле, значение которого будет записываться в таблицу, в которой формируется подстановка. Щелкнуть кнопку Далее.

7. Задать подпись, которую должен иметь столбец подстановок.

8. Снять флажок в свойстве Разрешить несколько значений. Щелкнуть кнопку Готово.

Столбец подстановок будет создан. Свойства подстановки можно просмотреть и изменить в бланке конструктора, открыв вкладку Подстановкав области Свойства поля. Здесь целесообразно свойство Разрешить изменение списка значенийустановить в состояние Да. Это позволит добавлять в список новые значения. Можно разрешить в поле вводить значения, которых нет в списке, не изменяя при этом сам список. Для цели свойству Ограничиться спискомнадо присвоить значение Нет.

☞ Примечание. В Access допускается формирование столбца подстановок, разрешающего выбор из списка сразу несколько значений. Достаточно при создании столбца подстановок при помощи мастера установить флажок в свойстве Разрешить несколько значений.

Первичный ключ таблицы – это одно или несколько полей, значения которых уникальные для каждой записи таблицы. Другими словами, первичный ключ однозначно определяет каждую запись таблицы. Значения ключа, если и меняются, то крайне редко (лучше всего – никогда). Если первичный ключ состоит из одного поля, то его называют простым , если из несколько полей, то – составным ключом . Поля, входящие в первичный ключ, именуют ключевыми полями . Для любой базовой таблицы требуется определить первичный ключ. Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов к базе данных. В Access постоянно проверяется уникальность значений ключа. Первичные ключи таблиц обязательны при формировании схемы данных.

Желательно в качестве ключевых полей брать поля, отражающие свойства объектов предметной области. Если таких полей нет (или их слишком много), то в роли простого ключа может выступать поле типа Счетчик.

Для простого ключа должны быть установлены свойства: Обязательное поле( Да), Индексированное поле( Да). Если ключ составной, то все ключевые поля должны иметь свойство Обязательное поле( Да). Между тем, свойство Индексированное полеследует установить в состояние Нет, т.к. отдельное ключевое поле может иметь повторяющиеся значения.