Светлана Тодошева - Теория менеджмента

Под термином «Организация» также понимается процесс по выполнению набора определенных функций: например, планирования, мотивации и контроля, необходимых для того, чтобы сформулировать и достичь определенных целей.

Планирование предполагает постановку целей организации и определение набора действий персонала, необходимые для достижения данных целей. С помощью планирования организации пытаются частично преодолеть неопределенность окружающей среды. Планирование должно осуществляться непрерывно с постоянной корректировкой целей на основе достигнутых промежуточных результатов.

В каждой организации существует иерархия целей. На самом верху находится миссия организации – глобальная цель, для которой она и была создана. Остальные цели вырабатываются исходя из миссии и для ее реализации. Следующими по важности являются ценности и цели, обусловленные необходимостью разделить по масштабу на цели общие для всей организации и цели, отдельных подразделений. К целям предъявляется ряд требований:

конкретность – позволяет четко поставить задачи сотрудникам и повысить их удовлетворенность работой;

измеримость – п озволяет оценить результаты работы, при необходимости внести корректировку (т. е. осуществить функцию контроля);

конкретный горизонт планирования – необходим для более адекватной оценки результатов работы. Цели для осуществления функции планирования могут быть долгосрочными (около пяти лет); среднесрочными (от года до пяти лет); краткосрочными (в пределах года). Горизонт планирования определяет и степень конкретности цели: чем он короче, тем конкретнее должна быть цель;

достижимость – необходима для повышения эффективности деятельности организации. При отсутствии данной характеристики мотивация работников, как правило, ослабевает;

взаимно поддерживающие цели – цели, например различных подразделений, не должны конфликтовать, чтобы не возникало соперничества из-за ресурсов. Кроме того, они должны поддерживать общую цель всей организации.

Организация как одна из функций управления предполагает создание некоторой структуры. Для достижения поставленных целей необходимо структурировать работу множества элементов и в первую очередь определить, кто какие задания будет выполнять.

Мотивация предполагает использование внешних факторов (стимулов) таким образом, чтобы работники стремились (у них были мотивы, т. е. внутренние желания) выполнить порученные им задания наилучшим образом. Функция мотивации целиком и полностью лежит на руководителях. Очевидно, что успешно мотивировать можно только после выявления потребностей, что подчеркивают многочисленные теории мотивации.

Контроль позволяет обеспечить достижение организацией поставленных целей. Отметим следующие необходимые элементы (стадии) контроля:

• установление стандартов;

• измерение достигнутого и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

• корректировка серьезных отклонений от плана. Возможен пересмотр целей исходя из ситуации.

Разграничение теории организаций и науки об управлении – вопрос неоднозначный. В работах ряда авторов теория организаций рассматривается как составная часть науки об управлении, поэтому управление – как целенаправленная деятельность по переводу объекта в желаемое состояние – не может рассматриваться в отрыве от природы и свойств управляемого объекта. В работах по теории управления авторы, формулируя основные категории, закономерности, принципы и типологию организационных систем, не различают, к какому ответвлению общей теории – к организации или к управлению – относится тот или иной постулат.

В широком смысле термин «организация» означает установленный определенный порядок, а повышение степени организованности – упорядочение. Организация как системапредставляет собой взаиморасположение и взаимосвязь элементов некоторого комплекса (предметную и структурную части организации), их действие и взаимодействие (функциональную часть), обусловленные единством целей или выполняемых ими функции и определенными обстоятельствами места и времени. Структура обеспечивает определенный порядок и взаимодействие элементов для осуществления их функций. Но все основные аспекты строения и деятельности организации определяет цель, как главный системообразующий фактор, и ее подцели.

Таким образом, каждый элемент имеет свою задачу, обладает ресурсом для ее достижения и выполняет свою строго определенную управленческую функцию.

Имеется большое количество работ, выделяющих проблемы организации в относительно самостоятельную область знаний и целиком им посвященных. Исходная позиция авторов здесь состоит в том, что «организация» отвечает на вопрос, чем управлять, а «управление» – зачем и как воздействовать на объект. Понимание сущности организации создает основу для изучения управления. Такая позиция позволяет, на наш взгляд, глубже и всестороннее исследовать закономерности и принципы построения организаций разных типов, условия и пути обеспечения действенности отдельных элементов, их взаимосвязей и взаимозависимостей, учесть особенности каждой стадии жизненного цикла субъектов хозяйствования. Разумеется, и при таком подходе сохраняется объективно существующая связь и неизменное взаимовлияние организации и управления в рамках единого процесса целенаправленной деятельности.

В интересах комплексного решения проблем организаций требуется неизменно учитывать, что в состав их элементов входят объекты двоякой природы. С одной стороны, это факторы, определяющие социально-экономическую структуру организации (индивидуумы с их способностями, интересами и подготовленностью, социальные совокупности, подразделения, распределение полномочий и ответственности, неформальные отношения, потоки информации). С другой, – элементы, определяющие производственно-техническую структуру организации (орудия труда, материальные ресурсы, технологические правила).

Особое значение в связи с этим приобретает роль современных информационных систем, связывающих воедино все процессы функционирования организаций и собственно управленческой деятельности. Организации должны быть структурированы так, чтобы максимизировать способности системы управления справиться с необходимой информацией, добиться требуемой скорости и реактивности при принятии, реализации и контроле управленческих решений. Организации должны обеспечить получение требуемой информации в определенной форме и в нужное время теми, кому она необходима. Изменения в этой области происходят в настоящее время быстрее, чем когда-либо ранее, за счет расширения масштабов и повышения роли информационных технологий, компьютерных сетей и телекоммуникаций. В перспективе значение этого фактора будет нарастать.