Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник

Когда цель (подцели, задачи) известна, необходимо выразить, если это возможно, желаемый (уяснить запланированный) результат в измеряемых величинах (количественных, качественных, дискретных, непрерывных и т. д.). Его определение предполагает выбор исходных показателей, а также требуемого уровня их достижения, возможных отклонений. Кроме того, для контроля достижения поставленной цели (подцели, задачи) и степени выполнения поставленной задачи необходимо определить критерии контроля, объем предстоящих контрольных мероприятий и необходимых затрат, а также требуемые ресурсы и их размер.

В процессе выполнения технологических функций контроля контролирующие субъекты руководствуются соответствующими принципами, основными из которых являются:

• личное участие должностных лиц – руководителей в осуществлении контроля (проверок);

• концентрация контроля на объектах и предметах, определяющих достижение целей;

• комплексность осуществления контроля, обеспечивающая выявление причинно-следственных связей;

• упреждающий характер контролирующей деятельности по отношению к возможному отклонению в действиях подчиненных.

Кроме того, руководящими документами, регламентирующими контролирующую деятельность (проведение проверок), предусмотрена необходимость сочетания контроля с оказанием помощи в устранении выявленных недостатков.

Технологические функции контроля, выполняемые с использованием указанных соответствующих принципов контроля, осуществляются различными методами. Независимо от контролирующего субъекта и вида контроля методы контроля можно классифицировать исходя из сущности выполнения технологических функций контроля, последовательности выполнения этапов процесса контроля и др.

В зависимости от сущности выполнения технологических функций контроля выделяют машинные (автоматизированные и неавтоматизированные) и немашинные (аналитические и ситуационно-логические) методы.

• В последнее время широко используются автоматизированные системы контроля, на основе которых строятся методы внутреннего административного контроля. Они представляют собой человеко-машинные системы на основе использования современных средств вычислительной техники и связи, обеспечивают отслеживание хода и результатов выполнения поставленных задач и, при необходимости, корректирующее воздействие на управляемый объект. Подчиненные звенья регулярно и оперативно представляют в эту систему соответствующую информацию о ходе выполнения решений (поставленных задач), их завершении или продлении сроков, а также данные об исполнительской дисциплине.

• Неавтоматизированные методы контроля предусматривают использование соответствующих средств (локальные сети и управленческие табло, графические приборы и т. п.) и находят достаточно широкое применение при выполнении тех или иных функций контролирующей деятельности.

• Среди аналитических методов контроля наиболее широкое применение получили методы проверки, наблюдения и самоконтроля. Метод проверки используется как при внутреннем, так и при внешнем контроле во всех его видах и формах; при этом решаются как общие, так и частные задачи контроля.

Наблюдение – достаточно эффективный, широко применяемый аналитический метод контроля. Оно осуществляется постоянно или в течение времени, необходимого для достижения целей контроля. Наибольшее распространение этот метод получил при контроле выполнения в организации принятых руководством решений; применение метода наблюдения не исключается в сочетании с другими методами контроля. Различают сплошное, выборочное, частное наблюдение, а также наблюдение по ключевым параметрам.

С точки зрения повышения эффективности процесса управления большое значение для выполнения принятых решений играет метод самоконтроля. Его основой является все то же сопоставление действительного (фактического) положения дел с принятыми (запланированными) нормами, установленными требованиями. Однако оценка реальности производится самим должностным лицом-исполнителем, что является достаточно веской предпосылкой для субъективизма. Вместе с тем без объективного анализа фактов и на их основе соответствующих обобщений результатов своих действий не может быть не только действенного самоконтроля, но и контроля как такового вообще.

Рис 2.6. Общий технологический порядок контролирующей деятельности

• Ситуационно-логические методы контроля занимают особое место в системе контролирующей деятельности. Во-первых, они применяются в основном непосредственно должностными лицами-руководителями, во-вторых, являются, с одной стороны, средством анализа складывающейся реальной ситуации, а с другой – результатом интуиции. Ситуационно-логические методы в большей мере применяются должностным лицом-руководителем для контроля выполнения собственных тактических решений. Из этого следует, что основой возможности использования этих методов могут служить личный опыт, особенности характера, способности общения и, главное, предвидения должностного лица-руководителя.

Методы, применяемые в технологиях контролирующей деятельности, предполагают использование соответствующих технических средств, к которым можно отнести различного рода индикаторы, управленческие табло, графические приборы, соответствующую ЭВТ, локальные сети, линии связи, программное обеспечение, современные универсальные системы контроля исполнения и др.

Действенным техническим средством, применяемым в контролирующей деятельности органов управления, являются современные универсальные системы контроля исполнения. Они могут выполнять следующие функции: запоминать решения; доводить их до исполнителей с указанием сроков выполнения; фиксировать контрольные сроки выполнения; выдавать напоминание о контрольных сроках; вести учет выполнения решений, поставленных задач и др.

Общий технологический порядок контролирующей деятельности представлен на рис. 2.6. Выполнение (реализация на практике) составляющих общей технологии контроля в определенной последовательности, взаимосвязи и взаимозависимости позволяет правильно организовать контроль.

Эффективность контролирующей деятельности значительно повышается при условии четкой, установленной соответствующими руководящими документами налаженности анализа и оценки результатов контроля, их учета и использования, которая определяется технологической последовательностью их осуществления на основе соответствующих методов и средств (рис. 2.7).