Владимир Пташинский - Эффективное делопроизводство

Кроме уже упомянутых программ, в некоторые поставки Microsoft Office 2007 и, конечно, в корпоративный пакет входят новые версии известных программ Project и Publisher, ранее не входивших в состав пакета Office. Это программы, соответственно, для создания и управления бизнес-проектами и для верстки, то есть профессиональной подготовки к печати в типографии многостраничных или крупноформатных документов.

Разработчик убежден, что новый релиз пакета Office соответствует новым требованиям к офисной работе. Предполагается, что обновленный Office предлагает не просто прикладные программы, а новые офисные технологии, которые могут решить следующие задачи:

•повышение индивидуальной производительности труда и персонального влияния на результаты работы предприятия;

•упрощение совместной работы вне зависимости от времени и места нахождения работников;

•наведение порядка в текущей работе и управлении корпоративным (совместным) запасом данных;

•углубление и оптимизация процесса анализа дел в организации.

Индивидуальная производительность и влияние повышаются благодаря возможностям удобной организации рабочего пространства и технологиям быстрого создания профессиональных документов. Эффективность работы связана с новым интерфейсом программ. Профессиональный вид документов достигается применением готовых графических элементов, которые несравнимо проще использовать. Кроме того, предлагается функция инспектора документов, которая дает возможность удалить из него нежелательные комментарии, индивидуальные сведения и скрытый текст. Организации рабочего времени способствует возможность определения приоритетов заданий, то есть электронного органайзера, который представляет встречи, задания под контролем и сообщения электронной почты. Большое значение имеет также функция мгновенного поиска. С ее помощью по ключевым словам можно быстро найти не только текстовые, но и графические документы.

Повышение индивидуальной производительности – это не главное. В новом Microsoft Office сделан акцент на командной работе, которая должна не суммировать, а умножать общий результат. Для этого используются все новые технологии коммуникации и создания совместного рабочего пространства. При организации совещаний и презентаций каждый участник получает доступ к базе знаний обо всех участниках, включая должности и контактные данные. В совместных проектах стало проще вести сетевой график работ и учет рабочего времени, контролировать исполнение и оценивать эффект. Все это предполагает определенную технологическую культуру офисной работы: для появления сетевого графика недостаточно наличия программы Project, нужно разработать в ней этот график и следить за ним. В то же время немало сделано для упрощения таких рутинных операций. Например, система Office SharePoint Server 2007 включает внешние шаблоны, по которым легко понять, к какому содержимому относится тот или иной документ. Там же хранится полная история прохождения документов – это вообще бесценная информация, особенно в кризисных ситуациях.

Чтобы работники группы не тратили время на сбор и первичный анализ одних и тех же сведений, применен инструмент шаблонов серверных форм. Сведения вносятся в многофункциональные формы, откуда их легко импортировать в другие документы. Для создания форм используется уже упоминавшийся сервис InfoPath Forms. Вопросы секретности также не обошли вниманием: разграничение прав доступа к различным документам теперь выполняется не администратором, а любым сотрудником, который назначен руководителем проекта. Принципиально, что один и тот же документ могут одновременно редактировать несколько сотрудников, причем как подключенные к общей информационной среде, так и работающие автономно: синхронизация исправлений происходит при подключении к сети, по дате. Правда, пока не ясно, как это будет работать на практике. Возможно, не всегда безупречно, так как не исключено, что автономно работающий сотрудник внесет те же изменения, которые другой сотрудник внесет в документ, хранящийся на сервере. Это нестрашно, но один из работников потеряет время и силы впустую.

Способ взаимодействия программы и пользователя, то есть интерфейс, также важен и определяет возможности быстрой и удобной, а значит, и эффективной работы. В новой версии Microsoft Office существенно изменился интерфейс всех основных программ. В целом упрощен их вид и реализованы новые офисные технологии. В Microsoft Office 2007 входят следующие приложения: Word 2007, Excel 2007, Access 2007 и PowerPoint 2007. Новый интерфейс используется также в некоторых функциях приложения Outlook 2007: при составлении электронных сообщений, создании заданий или контактов, а также при назначении встреч.

Новый интерфейс приятно удивляет большей рабочей площадью. Нет большого количества вроде бы нужных значков, которые загромождают рабочее поле. Достигнуто это было следующим образом. Значки только отражали команды многочисленных меню. Разработчики пришли к выводу, что система меню достигла предела. При таком большом количестве команд, которое сейчас реализовано в офисных программах, в меню пользователь не всегда может найти нужную команду, особенно если пользуется ей нечасто.

Традиционные меню и панели инструментов заменены лентой. Это новаторский инструмент, в котором команды организованы в виде вкладок. Причем вкладки отображают команды, наиболее релевантные (то есть подходящие к случаю) для каждой из задач в Office Word 2007, Office PowerPoint 2007, Office Excel 2007 или Office Access 2007. Например, Office Word 2007 содержит вкладки записи, вставки, компоновки страницы, работы со ссылками, создания сообщений электронной почты и рецензирования документов. Office Excel 2007 содержит набор вкладок для работы с электронными таблицами: создания электронных таблиц, вставки объектов типа диаграмм и графиков, работы с формулами, управления данными и т. д. Вкладки – наглядный инструмент, поэтому с их помощью проще выполнить необходимую обработку документа. Вкладки привязаны к контексту документа. Например, пока не появилась диаграмма, не будет вкладки для ее редактирования. Далее в главе, посвященной программе Word, вы ознакомитесь с организацией нового интерфейса подробнее.

Не нужно пугаться заявлений о принципиальном обновлении интерфейса. Разработчики сами заинтересованы в плавной миграции пользователей от программ ранних версий к новым – от интерфейса с меню к новому ленточному. По результатам тестирования разработчик утверждает, что пользователь привыкает к новому интерфейсу в течение одного сеанса работы.

Корпоративный пакет Microsoft Office просто поражает воображение. Коммуникаторы, записные книжки, проект-мейкеры – это, несомненно, полезные и нужные программы, как и, например, система для управления базами данных Access или HTML-редактор для создания интернет-страниц FrontPage.