Сергей Уваров - 500 лучших программ для Windows

Многим наверняка знакома ситуация, когда на отправленное письмо от почтового сервера приходит ответ о невозможности отправки сообщения в связи с отсутствием адреса получателя. Используя плагин Contacts Verifier, можно отслеживать актуальность почтовых адресов в папке КонтактыMicrosoft Outlook. Программа позволит оперативно проверить все контакты адресной книги, указав уже не существующие электронные адреса.

Суть проверки — в имитации отправки письма на проверяемый адрес. Получая от сервера, на котором зарегистрирована почта, подтверждение или опровержение об отсутствии ящика, плагин прекращает работу с этим контактом и корректно завершает сессию. Таким образом постепенно проверяется вся адресная книга, причем происходит это абсолютно незаметно для владельца проверяемого ящика.

После завершения проверки прямо в окне программы можно удалить несуществующие адреса и внести дополнительные изменения в список существующих контактов. Работа плагина возможна при прямом подключении к Сети или через прокси-сервер. Испытательный срок полноценной работы плагина — 15 дней.

Нередко в организациях, имеющих различные адреса электронной почты для каждого отдела или структуры, корреспонденция приходит на основной адрес. Принимающий почту сотрудник перенаправляет сообщения нужному адресату (чаще всего путем пересылки письма). Однако, во-первых, таким образом увеличивается объем трафика, а во-вторых, получатель не сразу увидит реального отправителя сообщения.

Плагин Redirect for Outlook предназначен для пересылки сообщений одному либо нескольким получателям, причем именно пересылки, а не повторной отправки письма. Сотрудник отдела получит послание в его оригинальном виде, в которой оно изначально попало в корпоративный ящик. При необходимости частого перенаправления писем на один и тот же адрес его можно указать в настройках плагина, после чего он будет подставляться автоматически. Возможно также восстановление писем после пересылки и помещение оригиналов в папку Удаленные.

Незарегистрированная версия функциональна 30 дней.

Пользователь, работающий с электронной почтой, со временем сталкивается с проблемой появления дубликатов писем. Причинами могут быть подписка на одинаковые рассылки на разные почтовые ящики в различное время, копирование наиболее важных посланий, сбой при получении сообщений, вследствие чего одни и те же письма закачиваются дважды.

С помощью плагина Duplicate Email Remover можно легко найти, обработать и удалить дублирующиеся сообщения. Работает плагин в двух режимах: поиск дубликатов в одной указанной папке и поиск дубликатов, которые могут находиться в любых папках. Второй вариант предоставляет более широкие возможности поиска.

Весь процесс основан на работе мастера, в окне которого пользователю необходимо изначально указать режим поиска, после чего выбрать папки для сканирования и указать их приоритет при обработке. Это необходимо, чтобы при дальнейшем поиске плагин смог сопоставить, например, найденные дубликаты в папке Отправленныеи Черновикии выбрать первую, имеющую больший приоритет для поиска, явно указывающий на наличие оригинала именно в этой папке.

Демонстрационная версия плагина работоспособна 30 дней.

С ростом популярности почтовых рассылок появилась такая их разновидность, как почтовые конференции по обсуждению каких-либо тем. Пользователи получали огромное количество полезной информации, однако были вынуждены выискивать в письмах строчки с новыми заметками из-за специфики самих писем, в большинстве своем содержащих массовые цитирования.

В таких почтовых клиентах, как The Bat! и Thunderbird, строки с цитируемым содержанием выделяются цветом. Microsoft Outlook изначально не содержит такой функции, однако сможет выполнять эту операцию после установки плагина Outlook Advanced Quoting Add-In.

Плагин позволяет максимально эффективно упрощать чтение подобных писем. Настройки плагина доступны на вкладке Advanced Quoting(рис. 6.11), открывающейся командой Сервис►Параметры.

Рис. 6.11.Настройки программы Outlook Advanced Quoting Add-In

Общие настройки включают в себя изменение символов цитирования, установку формата заголовков, размер префикса цитирования. Используя кнопку Шаблоны, можно автоматизировать вставку стандартных фраз при написании и отправке сообщений.

Результаты использования плагина ощущаются после отправки первого же письма и получения ответа. Цветовая разбивка позволяет лучше воспринимать текст, соответственно тратится меньше времени на поиск новых данных.

В незарегистрированной версии в сообщения пользователя добавляется текстовый блок с предложением покупки программы.

Время от времени Microsoft Outlook предлагает провести архивацию папок для уменьшения размера PST-файла. Благодаря использованию HTML Email Archiver — многофункциональной утилиты для архивации папок Microsoft Outlook в формат HTML и CHM — можно проводить архивацию с возможностью работы с папками и содержащимися в них письмами вне своего компьютера.

После установки программы на панели инструментов Microsoft Outlook появляется новая кнопка HTML Email Archiver, при щелчке на которой запускается мастер (интерфейс утилиты). В незарегистрированной версии программы имеется ограничение на количество архивируемых файлов (не более 100). Выбрав тип архива, нужно перейти в окно, где представлена вся структура папок Microsoft Outlook и где необходимо установить флажки для папок, информация из которых будет проанализирована и добавлена в архив.