Александр Днепров - Microsoft Access 2007

• вначале создать в конструкторе поля таблицы и указать их свойства, как это описано в разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора», а затем ввести информацию (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы»);

• при необходимости чередовать работу в режиме таблицы и в режиме конструктора. Например, создать часть полей в конструкторе, ввести некоторые данные и снова вернуться в режим конструктора и т. д.

Непосредственный ввод данных с автоматическим определением типов данных обычно используется для простых таблиц, не требующих или почти не требующих специальных манипуляций со свойствами полей. Работа в конструкторе предоставляет возможность более тонкой настройки, но и требует б о льших затрат времени.

Преимуществом создания полей в конструкторе является возможность задать свойства полей, ускоряющие ввод данных (например, список значений поля, значение по умолчанию) и уменьшающие количество случайных ошибок ввода (маска ввода, условия на значение и др.).

Итак, вы открыли или создали базу данных (как это сделать, описано в разд. «Приступим к работе» в предыдущей главе). Теперь программа Access готова к работе с таблицами. Если вы создали пустую базу данных, программа автоматически создала и открыла новую пустую таблицу и вы можете начать заполнять эту таблицу (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы» и разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора»). Если вы создали базу данных на основе шаблона или работаете с существующей базой, вы можете создать новую таблицу или открыть ранее созданную.

Создание таблицы

Создать новую таблицу можно одним из следующих способов.

• Если вы желаете создать пустую таблицу, откройте на ленте вкладку Созданиеи нажмите кнопку Таблицаили Конструктор таблиц. Программа Access создаст новую пустую таблицу и откроет ее, соответственно, в режиме таблицы или в режиме конструктора. Однако вы можете в любой момент переключиться на другой режим (см. разд. «Порядок работы с таблицами»).

• Если вы желаете создать типовую таблицу с помощью встроенного шаблона, откройте на ленте вкладку Созданиеи нажмите кнопку Шаблоны таблиц. В появившемся меню выберите подходящий шаблон таблицы. Программа Access создаст новую таблицу с заданными в шаблоне полями и откроет ее в режиме таблицы. Таблицу, созданную по шаблону, вы можете редактировать так же, как и обычную таблицу: добавлять и удалять столбцы, создавать новые записи и т. п.

Чтобы сохранить созданную таблицу, нажмите сочетание клавиш Ctrl+ S. При первом сохранении таблицы программа предложит ввести ее название.

Открытие таблицы

Чтобы вносить изменения в ранее созданную таблицу, ее нужно сначала открыть. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши на ее названии в области переходов. Таблица будет открыта в режиме таблицы.

Переименование таблицы

Если вы хотите изменить название таблицы, сначала закройте ее, если она открыта. Для этого нажмите кнопку

в правом верхнем углу вкладки или окна, где таблица открыта.

В области переходов щелкните правой кнопкой мыши на названии таблицы и в появившемся контекстном меню выберите пункт Переименовать. Введите новое название таблицы и нажмите клавишу Enter. Новое название будет автоматически сохранено, и ссылки на переименованную таблицу будут обновлены.

Если таблица была переименована ошибочно, сразу же после переименования нажмите сочетание клавиш Ctrl+Zдля возврата прежнего названия.

Удаление таблицы

Перед удалением, как и перед переименованием, таблица должна быть закрыта. Чтобы закрыть таблицу, нажмите кнопку

в правом верхнем углу вкладки (или окна), в которой открыта таблица.

Если вы хотите удалить ошибочно созданную или ставшую ненужной таблицу, щелкните правой кнопкой мыши на ее названии в области переходов, а затем в появившемся контекстном меню выберите пункт Удалить.На экране появится панель, в которой нужно подтвердить удаление таблицы, нажав кнопку Да.

Если таблица была удалена ошибочно, сразу же после удаления нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z.

Теперь, когда были рассмотрены операции, выполняемые с таблицей в целом, перейдем к работе с отдельными записями и полями таблицы.

Итак, вы открыли или создали таблицу в режиме таблицы. Теперь вы можете редактировать данные: добавлять и удалять записи и поля, изменять названия и значения полей.

Для начала будет рассказано, как быстро ввести данные в пустую таблицу с автоматическим созданием полей. Далее будут описаны действия с отдельными записями и полями. Эти операции можно выполнять по мере необходимости на любом этапе работы с таблицей.

Заполнение пустой таблицы

Сразу же после создания пустой таблицы (с помощью кнопки Таблицана вкладке Создание) в ней уже существует поле Кодс типом данных Счетчик. Это первичный ключ, и в нем будет указан уникальный идентификатор записи. Это поле будет заполняться программой. Удалить ключевое поле можно только в режиме конструктора.

Чтобы заполнить таблицу, выполните следующие действия.

1. Курсор уже находится в первой ячейке таблицы под надписью Добавить поле(если нет – щелкните кнопкой мыши в этой ячейке). Введите значение соответствующего поля первой записи таблицы.

Например, вы собираетесь создать таблицу Товарыс полями Код, Наименование, Описаниеи Цена. Поскольку поле Кодзаполняется автоматически, введите наименование первого товара.

2. После ввода значения нажмите клавишу Enter. Access автоматически выполнит ряд действий (рис. 2.3):

1) создаст поле, в которое введено значение, и присвоит этому полю название по умолчанию Поле1;

2) автоматически выберет тип данных поля (если введены буквы – это будет тип Текстовый, если цифры – тип Числовой, если число, месяц и год – тип Дата/время);

3) переместит курсор в следующее поле записи.

Рис. 2.3.Автоматическое создание поля в режиме таблицы