Павел Дубнов - Access 2002: Самоучитель

Описанная в предыдущем разделе таблица создавалась, можно сказать, стихийно. Теперь мы будем придерживаться строгой последовательности действий, заблаговременно обосновывая все дальнейшие операции, задавая необходимые данные и их форматы.

Окно конструктора таблиц

Войти в этот режим можно двумя способами. Первый: выберите пункт Конструкторв окне Новая таблица– рис. 3.2, затем щелкните по кнопке ОК.Другой вариант: выберите пункт Создание таблицы в режиме конструкторав окне базы данных (см. рис. 3.1). На экране появится окно конструктора таблиц (см. рис. 3.7), содержащее три раздела:

Рис. 3.7

• Имя поля;

• Тип данных– обязательный раздел;

• Описание– необязательный раздел.

В разделе Имя поляследует указать имена полей – те самые, которые в предыдущем разделе вводились в заголовки столбцов таблицы. Ситуация с первичным кодом совершенно аналогична.

Чтобы начать работу с разделом Тип данных,надо щелкнуть мышью в его пределах. Как только это произойдет, в его правой части появится стрелка прокрутки. Щелкните по ней – увидите список типов данных, которые поддерживаются в Access 2002 (см. рис. 3.8). Характеристика типов данных приводится в следующем разделе этой главы.

Сведения о типах данных, полей и их свойствах являются в Access 2002 базовыми и используются при создании таблицы в режиме конструктора.

Типы данных и их свойства

Типы данных, поддерживаемые системой Access 2002 (см. рис. 3.8), приводятся вместе с основными характеристиками:

• Текстовый– символьные данные или сочетание символьных и цифровых данных. К этому типу относятся также цифровые данные, которые не требуют вычислений над ними (например, номер телефона). Длина поля по умолчанию составляет 255 символов, но можно задать меньший размер. Место для невведенных данных в пределах объявленного размера не резервируется;

• Мемо-поля– текстовые данные либо сочетание текстовых и цифровых данных, имеющих большой объем (например, примечания или описания). Длина поля – до 65 536 символов;

• Числовой– числовые данные, используемые в математических операциях (за исключением финансовых расчетов, для которых следует использовать тип данных Денежный).Длина поля может составлять 1, 2, 4 бита, 8 и даже 16 байт (в последнем случае в свойстве Размер полянужно выбрать опцию Репликация[3] );

• Дата/Время– формат данных о дате и времени для периода с 100 до 9999 года. Длина поля – 8 байт. Access 2002 отличается некоторой спецификой в части обозначения дат. Интерпретируя номера годов, заданные двумя цифрами, программа использует параметры, вводимые в окне Язык и стандартыпанели управления Microsoft Windows. В этом диалоговом окне год задается двумя цифрами и может отображаться в виде диапазона, равного 100. По умолчанию он охватывает годы с 1930 по 2029. Программа, использующая этот период для интерпретации номеров годов, заданных двумя цифрами, будет считать, что годам с 30 по 99 должно предшествовать число 19, а годам с 00 по 29 – число 20. Например, 99 будет интерпретировано как 1999, а 01 – как 2001. Этот параметр не влияет на номера годов, заданные четырьмя цифрами.

При работе с датами, относящимися к 2000 году и последующим годам, в силу сложности правил интерпретации их следует указывать более подробно. Это обеспечит правильность обработки дат в Access 2002.

При интерпретации неоднозначных дат Access делает некоторые допущения. Например, если введена дата, содержащая только месяц и еще одну или две цифры, Access исходит из того, что значение от 1 до 31 представляет число этого месяца, а дата относится к текущему году. Например, Access рассматривает 01 декабря как 1 декабря текущего года, а не как декабрь 2001 года. 32 декабря Access рассматривает как 1 декабря 1932 года.

Даты в объектах в режиме таблицы, введенные с указанием года в сокращенном формате, Microsoft Access интерпретирует как даты XXI столетия следующим образом:

Для обеспечения интерпретации значений года в Microsoft Access нужным образом следует указывать значения года четырьмя цифрами (например, 2001, а не 01). В Access 2002 имеется возможность при вводе полей дат и элементов управления, в которых года обозначаются четырьмя цифрами, проверять правильность столетия, для которого записывается конкретная дата. С этой целью на вкладке Общиедиалогового окна Параметры(меню Сервис)в группе Формат года из четырех цифрмогут выполняться следующие операции:

• установите флажок Текущая база данных,чтобы включить отображение годов четырьмя цифрами на уровне базы данных (в текущей базе данных или в текущем проекте Access);

• установите флажок Все базы данных,чтобы включить отображение годов четырьмя цифрами на уровне приложения (во всех базах данных и проектах Access).

При установке одного из этих флажков меняется только формат отображения дат, сами же даты не изменяются. Значения данных параметров определяют значения свойства Форматдля отдельных полей и элементов управления.

Системные администраторы могут изменять правила, используемые Microsoft Office при интерпретации дат. Например, в качестве первого двузначного формата года, относящегося к XX столетию, можно задать не 30, а меньшее число (см. выше). Кроме того, можно изменить используемый по умолчанию формат дат, чтобы отображать значения года четырьмя цифрами, а не двумя;

• Денежный– значения денежных единиц и числовые данные, используемые в математических операциях. Эти данные должны иметь фиксированное число знаков до и после запятой. Используется также для предотвращения округления в ходе вычислений. Длина поля – 8 байт;

• Счeтчик– уникальная последовательность чисел, начинающаяся с единицы, или случайная последовательность, которую создает Access 2002 при добавлении новой записи в таблицу. Для уникальной последовательности чисел при добавлении новой записи последнее число увеличивается на 1. Эта последовательность представляет собой первичный код, который очень важен в Access 2002, он не может корректироваться пользователем и доступен только системе. Если вы удалите какую-либо запись, то будет удалено и соответствующее значение первичного кода. Длина поля для данных этого типа составляет 4 бита (или 16 байт, если в свойстве Размер поляустановлен режим Репликация);

• Да/Нет– логический тип данных. Поле может принимать лишь одно из двух значений: Даили Нет, Истинаили Ложь.Нулевое значение не допускается. Длина поля – 1 бит;

• Поле объекта OLE– обменный тип данных для хранения таких объектов, как таблицы Microsoft Excel, документы Microsoft Word, графические и звуковые файлы, другие двоичные данные, включенные в таблицы Access 2002 или связанные с ними. Данное поле сохраняет объем до 1 Гбайта и ограничивается объемом диска;