Гани Султанов - Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote

Blogging– в этом блокноте и писалась книга, там же находят убежища черновики постов.

Health and Lifestyle— мои логи тренировок, списки пробежек и т. д.

Home projects– ключевые проекты, to-do лист.

Work projects– то, над чем надо сконцентрироваться на работе.

Когда я делаю обзор — а я делаю его (стараюсь), по крайней мере, раз в неделю — то переписываю некоторые пункты с моего Inbox’aв заметку ToDo List December, которая находится в блокноте Home Projects.

Я не создаю для каждого дела отдельную заметку. Просто у меня есть список — типичный шаблон, редактируемый в течение целой недели. В этот общий список я просто записываю все элементарные действия.

Мой To-Do лист обычно рассчитан на 2 недели. По их истечению незавершенные дела удаляются по причине неактуальности, либо переносятся в новый список.

ПРИМЕЧАНИЕ: я знаю, что нарушаю каноничное правило Дэвида Аллена о том, что проект — явление, где существует больше двух действий. Но существуют совершенно элементарные проекты, такие как «Поменять лампочку», который может состоять из следующих отдельных действий: «пойти в магазин», «купить лампочку», «вернуться домой», «вкрутить лампочку». Я не зацикливаюсь на этом, я просто пишу «поменять лампочку», а остальное, что нужно сделать, мне не надо помнить, ведь это и так очевидно.

Вот так выглядит мой to-do лист на неделю. Каждое название говорит само за себя.

People to meet and discuss– список людей, с которыми надо встретиться и что-то обсудить. Но обычно я сразу забиваю даты встреч в календарь телефона, сюда идут лишь такие события, время которых четко не определено.

Buy Things– список вещей, которые надо купить.

Arrange— организовать мероприятия, события, действия. Сюда попадает многое из категории алленовского Next Actions.

Think about— обдумать более детально дела и проекты, над которыми надо провести некоторое количество времени. Обычно требует мозгового штурма, исследования в интернете или более детального анализа для воплощения их в жизнь.

Read– список книг для чтения

Следующая кипа блокнотов называется Lists, то есть списки. В нем есть следующие блокноты: Achievements(Достижения), Finance(Финансы), Goals(Цели), Reading(Чтение), Someday soon(Может быть скоро).

Идею со списком достижения я позаимствовал из заметки Сергея Сухова о Life Management. Эта созданная заметка служит для меня мотивацией и стимулом для дальнейших действий и толчка вперёд.

Блокнот «Finance»посвящен всяческим личным расходам. Блокнот «Цели»содержит одну заметку с очень немногими целями на этот год.

Блокнот «Чтение»: в него я вношу впечатления от книг или скриншоты с лучшими цитатами.

Блокнот «Когда-нибудь скоро»: именно туда я складываю заметки о всех тех мечтах и безумствах, которые я хочу совершить. Почему отдельная заметка для каждой мечты? Чтобы описать впечатления для каждого сбывшегося пункта.

Блокнот «Reference»— вся справочная информация, которая не является поводом для действия и может быть применена когда угодно. Там хранятся интересные заметки об Evernote, рецепты, путеводители по городам, справочная информация, системы различных тренировок, интересные статьи из интернета, которые ждут своей очереди на прочтение. Словом, там может быть всё, что угодно.

И последняя пачка блокнотов, которая незамысловато называется «Мысли». Здесь находят место все мои душевные и интеллектуальные выплески. Дневниковые записи, просто мысли вслух, а также всё, что в будущем может послужить пищей для ума.

Моя система тэгов не такая разветвленная и гибкая. В конце книги вы увидите примеры того, как эффективно можно применять тэги в Ever- note для отличной системы GTD. Я же придерживаюсь принципа меньше да лучше, потому что мне так удобнее.

Я не делаю тэги по контексту и времени. Развитая система тэгов только для справочных материалов: рецепты, рабочая информация и т. д.

Я делаю отдельный тэг для какого-нибудь важного проекта, например, написание этой книги, для того, чтобы быстрее всё найти.

Я не исключаю экспериментирование с тэгами. Например, я позаимствовал идею с файлом напоминания (более подробно описано в главе «Примеры использования систем: Система блоггера Бобби Трэвиса»).

Этот файл напоминаний состоит из тэгов для года и субтэгов месяца.

Допустим, мне надо подумать о проекте очередного перевода книги или же о планировании отпуска, то я просто переношу эту заметку в тэг «2012» и в субтэг «Февраль». А когда делаю обзор своих проектов, то могу с легкостью заметить, что нужно запланировать на будущее, о чём нужно подумать в деталях, и попросту не пропустить какое-то важное событие.

1. ОБРАБОТКА

Примите решение, что находится в ваших «Входящих».

Сколько раз в день разгребать входящие? Творческим личностям лентяям, лучше как можно чаще или по настроению, а вот аккуратным людям — раз в день.

Первым делом определите, что перед вами:

• Если справочная информация — то ей дорога в папку “Справки”

• Если это действие или серьезный проект — то перенесите в соответствующий блокнот или дайте соответствующий тэг

Вы можете перетащить заметку хоть в десятки тэгов или блокнотов. Например, главы данной электронной книги были с тэгом “Projects — Blogging - My Ebook”.

Надо 21 декабря 2011 года встретить конец света? Отлично. Вбейте это знаменательное событие в календарь смартфона, Outlook или Google. Не усложняйте. А то есть мнение, что Evernote нужен календарь, но мне кажется, что это уже излишне. Календарей у вас полно: в ежедневнике и в цифровом виде.

Самое главное – вовремя обрабатывать входящие за один раз.

Старайтесь не убивать время на то, чтобы всячески полировать свою систему, вместо этого просто делайте свои дела!

2. ВЫПОЛНЕНИЕ

>Не надо много играться со своей системой. Если дела не выполняются, но всё у вас разложено по полочкам, то какой от этого толк? Люди вершили великие дела и до появления компьютеров, так что особо не парьтесь: просто делайте дело. И ничего не усложняйте. Если вы задумались, какой тэг присвоить или куда поставить эту заметку, то вы заблудились. Поэтому тэги надо планировать заранее, как только вы забьете входящий блокнот Evernote сырой информацией