Антон Шадура - Мобильная электронная подпись

Автор-составитель Антон Анатольевич Шадура

ISBN 978-5-0056-3744-4

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Какие возможности открывает технология мобильной электронной подписи, и как ее можно внедрить в компании?

Современные сотрудники проводят в офисах все меньше времени, переходя на гибридные или полностью удаленные форматы работы. При этом рабочее место легко «взять с собой», ведь для выполнения большинства задач достаточно одного смартфона.

С помощью телефона или планшета можно сделать почти все – даже подписать документы. Мобильная электронная подпись значительно ускоряет бизнес-процессы: больше не нужно ждать, пока топ-менеджер освободится и сможет приехать в офис; теперь он решает вопрос в любом месте и любое время.

Разбираем термин

Технология мобильной электронной подписи позволяет подписывать документы, используя любое мобильное устройство – телефон или планшет. Документы, подписанные со смартфона, являются юридически значимыми и приравниваются к традиционным бумажным документам с подписью, проставленной от руки. При этом подпись может быть любой: простой, неквалифицированной или квалифицированной.

Сегодня мобильная электронная подпись становится все более доступной: подобные решения разрабатывают как крупнейшие мобильные операторы. При этом она не требует установки сложного программного обеспечения или дополнительного оборудования, а саму подпись можно поставить с любого смартфона или планшета на iOS и Android. Для этого нужно просто зайти в мобильное приложение, открыть нужный документ и нажать кнопку.

В некоторых случаях подписать документ со смартфона можно даже при отсутствии интернета: подпись будет отправлена, как только появится сеть.

Новые возможности

МЭП используется для удалённого подписания и/или согласования любых электронных документов, а также для авторизации в информационных системах и идентификации граждан для получения цифровых услуг (авторизация по сертификату). МЭП можно применять, например, для авторизации в учётную запись сотрудника для начала работы на компьютере. Или для входа в корпоративные информационные системы, требующие двухфакторной авторизации.

Мобильная Электронная Подпись ничем не отличается от классического понимания ЭП. Она квалифицированная, то есть является аналогом собственноручной подписи. Применение МЭП регулируется Федеральным законом №63-Ф3 «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. и требованиями органов безопасности РФ.

С мобильных устройств можно подписывать абсолютно любые документы: требующие как простой, так и усиленной подписи; внешние или внутрикорпоративные. При этом в случае простой подписи пользователю даже не понадобится токен.

Во внутреннем документообороте мобильная электронная подпись может стать оптимальным решением для крупных предприятий. Представим ситуацию: работнику производства нужно подписать документ – приказ на командировку или авансовый отчет. На его рабочем месте вообще нет компьютера, поэтому для подписания бумаг ему нужно идти в офис. Это отвлекает от работы и сотрудника, и его коллег из офиса. И если таких работников на производстве много, ситуация может постоянно повторяться, снова и снова замедляя работу компании.

Однако в последнее время мобильная подпись все чаще используется и во внешнем документообороте. Документы, которыми компания обменивается с контрагентами, как правило, подписывают ее ключевые лица – генеральный директор, его заместитель или другие топ-менеджеры. Такие сотрудники часто находятся в разъездах и командировках, не имея доступа к своему компьютеру в офисе. К тому же, работу сильно изменила пандемия, сместив акцент на ее дистанционные или комбинированные форматы. И сегодня в принципе не всегда удается застать сотрудников на их офисном рабочем месте.

В результате возможность подписать документ со смартфона заметно ускоряет этот процесс – время сделки становится короче, оплата со стороны контрагентов проводится оперативнее. А это значит, и бизнес в целом быстрее получает деньги.

Как подключиться?

Для действия мобильной электронной подписи пользователю сначала нужно установить мобильное приложение. В этом мобильном приложении и будет работать пользователь, получая задания и подписывая документы. Мобильное приложение служит для аутентификации пользователя и для генерации и хранения ключей подписи и сертификата.

Сначала необходимо сформулировать задачи, стоящие перед бизнесом – и только потом определяться с конкретным вариантом. Иногда уже готовые решения, представленные на рынке, не «закрывают» потребности бизнеса. В таком случае компания может обратиться к заказной разработке.

Преимущества

Использование мобильной подписи имеет ряд преимуществ:

– возможность установки МЭП на разные мобильные устройства;

– удаленная работа при необходимости, в т.ч. в международном роуминге;

– простота и удобство интерфейса;

– возможность установки различных сервисов и дополнительных электронных услуг.

При создании МЭП используются российские стандарты шифрования данных, что позволяет установить личность автора документа и подтвердить производимые операции (онлайн-банкинг, покупки, денежные переводы и и т.д).

Оформляют мобильную подпись не только физические лица, но и индивидуальные предприниматели, и владельцы малого и среднего бизнеса, а также городские и муниципальные учреждения. Применять МЭП можно для подписания внутренней и внешней документации, налоговых деклараций, отчетности, транспортных накладных, торговых документов и т. п.

Использование мобильной электронной подписи имеет ряд преимуществ: она не требует использования носителя, что снижает риски кражи или поломки, не требует привязки к определенному рабочему месту и позволяет подписывать документы в режиме онлайн из любой точки мира.

В социальной сети интернет ВКонтакте был проведен опрос на тему использования мобильной электронной подписи.