Михаил Елашкин - SAP Business One. Строим эффективный бизнес

• После того как SAP Business One установлен (а это технически не очень сложно), приходит время обучить персонал работе с ним.

Внедрение SAP Business One в Giftec проходило в несколько этапов. На первом этапе были проведены семинары с тремя основными группами пользователей, определенными консультантами и руководством компании.

• Финансовый отдел — движение денег как внутри компании, так и по партнерам — поставщики заказчики, движение денег по этим категориям.

• Отдел логистики — размещение заказов у поставщиков, отслеживание перемещения товаров, обработка заказов, приход товаров на склад с добавлением всех накладных расходов связанных с доставкой. Это позволяет правильно рассчитать себестоимость товара.

• Коммерческий отдел — ведение базы клиентов, заказов, отгрузок.

Кроме обучения персонала в Giftec был еще выделен специальный администратор, который отвечает за работоспособность программы и обеспечивает выполнение запросов пользователей. Его обучение заняло неделю. Технические вопросы включали базовые операции по настройке системы, установку, обновление при выходе новых версий. Большая часть технического обслуживания относится к обслуживанию СУБД Microsoft SQL Server’а, и опытный администратор знает это и без специальных тренингов по приложению.

В целом технические вопросы в этом тренинге занимают не самое большое место. Гораздо больше времени было уделено вопросам бизнеса, бизнес-логики и бизнес-процессов, тому, как устроены документы, как их настраивать, как устроены отчеты и прочей подобной информации.

«Мы купили SAP Business One не для того, чтобы стать богаче, а для того, чтобы не стать беднее или не вылететь из бизнеса».

Сегодня три менеджера Giftec обрабатывают более 200 документов на отгрузку в месяц, не считая поиска клиентов и проведения сделок. Это достаточно высокая нагрузка, но по утверждению представителей компании SAP Business One существенно облегчил эту часть работы с документами. Это происходит потому, что, когда создан один документ — коммерческое подтвержденное предложение, — все остальные документы легко получаются из него, включая документы строгой отчетности: счет, счет-фактура, товарно-транспортная накладная. Раньше менеджеры выписывали документы и передавали их бухгалтерии, которая заново набивала в программе 1С эти же данные. Три менеджера грузили одного сотрудника бухгалтерии этой ненужной работой, хотя у него были и свои задачи. Теперь эти документы могут быть экспортированы непосредственно из SAP Business One в 1С:Бухгалтерию. Теперь в функции сотрудника бухгалтерии входит не перенос данных с бумажных носителей, а «прием» документов и контроль их. Это происходит с помощью небольшого дополнения, написанного программистом и обеспечивающего передачу данных из таблиц Microsoft SQL Server из приложения SAP Business One в приложение 1С. Это как раз пример того, как изменились возможности программного обеспечения после перехода Giftec c DOS-системы в современную архитектуру. Естественно, что раньше это было просто невозможно.

«Современная архитектура SAP Business One позволяет интегрировать эту систему со множеством других приложений. Раньше у нас был специальный сотрудник, который набивал составленные менеджерами документы в 1С. Сейчас это выполняется автоматически».

Как признает администратор Giftec, первые недели эксплуатации были самыми сложными. Объем усвоенной на тренингах информации был очень большой, и применить его на практике было не всегда легко. Были некоторые проблемы с терминологией и переводом документации, решенные достаточно оперативно.

Для многих компаний важно чтобы система управленческого учета могла свободно оперировать с понятием домашней валюты. Это чисто российское требование. Во всех странах мира домашняя валюта — это валюта той страны, где работает компания И даже если происходит закупка товаров в другой стране, то это рассматривается как операция конвертации, а домашняя валюта остается неизменной.

В России домашней валютой в большинстве случаев является доллар, несмотря на то, что по законодательству расчеты ведутся только в рублях. Это пошло еще с тех времен, когда курс рубля по отношению к доллару постоянно менялся и в счетах писали «действителен в течение трех дней» или «при изменении курса ЦБ более чем на 5% компания оставляет за собой право выставить дополнительный счет» и так далее.

Требование эффективной домашней валюты в системе является исключительно важным для использования управленческого контроля. Если курс рубля изменился на 15% за год, то рубли марта не равны рублям августа, и сложно оценивать и сравнивать между собой операции. Удобством SAP Business One является то, что там можно ввести два типа валюты национальная, которую Giftec определила в рублях, и системная, в качестве которой был выбран доллар. В результате каждая операция, в какой бы валюте она не проходила (рубли, евро, доллары), вызывает к жизни два числа — в рублях и в долларах. Поэтому всегда можно получить отчетность в обеих валютах.

«Основная задержка во внедрении была именно в понимании и настройке этой системы. Для разработчиков SAP это „перевернутая бухгалтерия“ была не очень близка и пришлось разбираться нам вместе с Softline, — говорит Константин Гвильдис. — Представительство SAP нам очень помогало. Не только в этой работе, но и, скажем, в миграции данных в основном справочной информации из старой системы в новую. Это очень важно сделать быстро, так, чтобы переход был как можно быстрее, чтобы не потерять время».

Своей задачей Giftec видит развитие дистрибьюторского бизнеса: привлечение на рынок интересных новых продуктов и обеспечение качественной логистики. В компании отлажена система работы, и фактически они могут привезти и растаможить любой товар, есть возможность доставить его до потребителя, есть финансовая часть, которая обеспечивает эту деятельность, есть коммерческий отдел, который обеспечивает продажи. Основная задача — построить экономически выгодную модель, так чтобы она была рентабельна для компании. И здесь управленческий учет — это требование номер один, а его автоматизация — просто необходимость. Конечно, некоторые вещи ясны и понятны без компьютеризации — если продавать товар запредельно дорого, то его просто не купят, — но управление и анализ необходимы. SAP Business One позволяет компании разделить товары по направлениям, проектам, продуктовым линейкам, и за счет дифференциации, которая может быть любой нужной глубины, можно оценить прибыль по каждому направлению, оборачиваемость средств и другие параметры, критически важные для дистрибьюторского бизнеса.